Como escolher um contador online para deixar sua empresa sempre em dia e longe de dores de cabeça?
Essa é a dúvida de muitos empreendedores, e não à toa, pois a contabilidade é uma das bases do negócio.
Muito além de um serviço obrigatório e burocrático, a gestão contábil, fiscal e trabalhista pode direcionar o crescimento do negócio e apoiar o empresário nas decisões mais críticas.
Por isso, você precisa saber como escolher contador para ter um parceiro à altura e receber todo o apoio necessário.
Siga a leitura e aprenda quais são os critérios essenciais.
Como escolher um contador online para a sua empresa
Saber como escolher contador é um passo importante para ter sucesso no empreendedorismo.
Se você acha que a contabilidade é essencial para manter a empresa em dia com suas obrigações legais, está correto, mas a área vai muito além disso.
Mais do que regularizar o negócio e cuidar dos relatórios, balanços e impostos, o contador é um parceiro estratégico importante nos negócios.
Sua função é fornecer informações valiosas sobre a empresa para apoiar a tomada de decisão e orientar a gestão do empresário, como um especialista em saúde dos negócios com um olhar apurado para as finanças.
A prestação de contas aos órgãos do governo faz parte do serviço, mas o mais importante é ter o valor agregado da consultoria e contar com a expertise do profissional.
Logo, você deve sentir confiança para consultar seu contador sobre a situação financeira e patrimonial da empresa, além de ter acesso aos documentos e participar ativamente dos processos legais, fiscais e tributários.
Portanto, escolher o parceiro ideal não é uma tarefa tão simples, já que requer uma avaliação mais aprofundada do perfil do profissional e serviços oferecidos.
Como escolher perfil do contador
Antes de entender como escolher contador para a sua organização, é importante estar por dentro das mudanças nessa profissão.
Se você ainda vê a contabilidade como uma função estritamente burocrática, focada principalmente nas obrigações fiscais, saiba que esse cenário ficou no passado.
Hoje, o contador assumiu o papel de consultor e deixou as tarefas repetitivas para os computadores, graças à tecnologia que permite automatizar rotinas.
Logo, sobra mais tempo para focar no que realmente interessa: a parte estratégica dos negócios.
Em vez de conferir saldos, calcular impostos e emitir documentos, os contadores estão mais preocupados em apoiar a gestão do empreendedor e fornecer insights para a tomada de decisão com base em dados financeiros.
Então, eles estão muito mais proativos e envolvidos com o seu negócio, e também ajudam você a compreender os custos, tributos, taxas e movimentações da sua empresa.
De acordo com o relatório The Practice of Now 2019, publicado pela Sage (multinacional de softwares financeiros), 90% dos contadores ao redor do mundo concordam que a área está passando por uma revolução cultural.
Entre os principais fatores que impulsionam esse processo estão a evolução das demandas do mercado, avanço da tecnologia e mudanças na legislação.
Hoje, os contadores que querem acompanhar o ritmo do mercado precisam ter habilidades como:
- Domínio da tecnologia para lidar com a digitalização dos serviços públicos e contabilidade online (sistemas em nuvem, ferramentas de comunicação, softwares com inteligência artificial, etc.)
- Facilidade de comunicação para lidar com clientes cada vez mais exigentes
- Competências consultivas e conhecimento em gestão de negócios para orientar clientes
- Experiência em segmentos específicos para atender nichos de mercado
- Atualização contínua para acompanhar as tendências da economia e mudanças nas leis.
Além disso, a pesquisa da Sage também aponta as características das novas relações entre contadores e empresas:
- Fluxo de dados automático: no lugar do preenchimento de dados manual, entram tecnologias que permitem o fluxo automático de informações entre empresas e contadores
- Relacionamento em tempo real: contadores e clientes passam a se comunicar em tempo real por meio de chamadas de vídeo, chat online e e-mail
- Alertas e notificações constantes: qualquer movimentação do cliente será notificada pelos sistemas e as datas importantes serão vinculadas a alertas, evitando atrasos em pagamentos, perda de prazos e pendências em geral
- Atuação preventiva: em vez de solucionar problemas de contabilidade, os profissionais farão análises preditivas e poderão prevenir os erros mais comuns
- Alto valor agregado: a contabilidade ganhará o status de alto valor agregado, como um serviço estratégico com grande retorno para os empresários.
Como escolher um contador em 8 critérios
Para entender como escolher contador, você precisa saber quais critérios priorizar na busca pela empresa ou profissional.
Veja os pontos mais importantes a considerar.
1. Certificação do profissional ou escritório
O primeiro critério a ser levado em conta na escolha de um contador ou escritório é a certificação.
Basicamente, o profissional ou empresa deve possuir uma certidão de regularidade (alvará de organização contábil) válida, emitida pelo Conselho Federal de Contabilidade (CFC).
Esse registro é fundamental para garantir a legalidade e qualidade técnica dos serviços prestados.
Atualmente, existem mais de 70 mil contadores registrados no CFC, entre empresas contábeis e profissionais autônomos.
2. Afinidade com a área de atuação
Outro fator importante na hora de escolher contador é verificar se o profissional ou empresa atende clientes do mesmo segmento e área de atuação.
Isso faz diferença na contabilidade por conta dos trâmites que variam conforme o porte da empresa, regime tributário, setor e segmento econômico, por exemplo.
Hoje, a maioria das empresas contábeis são especializadas em determinadas áreas e nichos de mercado, facilitando essa seleção na sua busca.
Por exemplo, existem contadores focados em pequenas empresas e optantes pelo Simples Nacional, outros que se especializam em prestadores de serviços, indústrias ou comércios.
Há ainda escritórios voltados a áreas específicas como negócios jurídicos, agências, profissionais liberais, empresas de tecnologia, etc.
Resumidamente, quanto mais afinidade o contador tiver com a sua empresa, melhor (e mais rápido) será o atendimento.
3. Pacote de serviços
O próximo passo de como escolher contador é avaliar os serviços oferecidos pela empresa ou profissional.
Geralmente, as empresas contábeis disponibilizam pacotes de serviços de acordo o tipo de empresa, regime tributário, número de sócios e funcionários, faturamento, entre outras condições.
Para você ter uma ideia, estes são os serviços mais básicos da contabilidade:
- Assessoria completa nas áreas fiscal, contábil, trabalhista e societária
- Desenvolvimento de relatórios contábeis como DRE, balanço patrimonial, balancetes, livro caixa, etc.
- Cumprimento das obrigações legais com a prefeitura, Estado e Receita Federal
- Cálculo e emissão de guias de impostos para pagamento
- Colaboração nas obrigações acessórias como DCTF e SPED
- Entrega anual da declaração do Imposto de Renda da Empresa (IRPJ)
- Fornecimento do emissor de notas fiscais eletrônicas.
Além desses pacotes padronizados, é importante ter a opção de contratar serviços avulsos, como alterações contratuais, certidões negativas, declarações especiais e consultoria.
Então, ao escolher seu contador, verifique se os serviços atendem plenamente às suas necessidades.
4. Segurança dos dados
A escolha de um contador para a empresa também deve levar em conta o quesito segurança, já que o prestador de serviços terá acesso a informações confidenciais e estratégicas do seu negócio.
No caso, a empresa contábil deve se preocupar com a segurança da informação e adotar as melhores práticas para proteção dos dados, incluindo tecnologias criptográficas e medidas de controle de acesso.
A solução mais segura atualmente é a contabilidade na nuvem, pois os dados são armazenados em servidores externos altamente confiáveis e podem ser acessados com login e senha a qualquer hora e lugar.
Nos escritórios tradicionais, seus dados ficam armazenados na própria infraestrutura da empresa, o que pode aumentar os riscos e vulnerabilidades.
Basta pensar no prejuízo causado pela perda de qualquer informação financeira e contábil, ou mesmo vazamento e acesso não autorizado desses dados.
Para reforçar ainda mais a segurança nos escritórios contábeis, a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD) entra em vigor em agosto de 2020 e estabelece normas para garantir a privacidade dos dados de clientes.
Logo, a adequação à nova lei será mais um critério para considerar na avaliação do seu contador.
5. Respeito ao código de ética do contador
O código de ética do contador foi atualizado em junho de 2019 e é mais um requisito para avaliar em empresas da área.
Estas são as cláusulas mais importantes para guiar sua escolha:
- O contador deve recusar sua indicação em trabalho quando reconheça não se achar capacitado para a especialização requerida
- O contador não pode concorrer, no exercício da profissão, para a realização de ato contrário à legislação ou destinado a fraudá-la
- O contador está impedido de revelar negociação confidenciada pelo cliente ou empregador para acordo ou transação que, comprovadamente, tenha tido conhecimento
- O contador não deve exercer a profissão contábil com negligência, imperícia ou imprudência, tendo violado direitos ou causado prejuízos a outrem
- O contador deve estabelecer, por escrito, o valor dos serviços em suas propostas de prestação de serviços profissionais, considerando relevância, tempo e peculiaridade
- O contador deve observar o Código de Defesa do Consumidor, especialmente no que concerne à informação adequada e clara sobre os serviços a serem prestados e à Lei de Propriedade Industrial
- O contador não pode fazer afirmações desproporcionais sobre os serviços que oferece, sua capacitação ou sobre a experiência que possui, ou mesmo desenvolver ações comerciais que iludam a boa-fé de terceiros.
6. Disponibilidade de atendimento
Continuando a missão de como escolher contador, é essencial que você avalie a disponibilidade de atendimento da empresa ou profissional.
Afinal, um dos maiores problemas enfrentados pelos empresários é a dificuldade em ser atendido pelo contador, principalmente quando é preciso ir até o escritório.
Nesse caso, as empresas de contabilidade online se destacam, pois disponibilizam vários canais de comunicação com os clientes e prometem atendimento rápido pela internet.
Se possível, escolha uma empresa que atenda você por e-mail, chat e telefone, para garantir que qualquer problema seja resolvido rapidamente.
7. Custo-benefício dos serviços
Escolher seu contador pelo preço nem sempre é uma boa ideia, mas o custo-benefício deve ser uma prioridade.
Logo, você deve buscar uma empresa que cobre um valor justo para atender a todas as suas necessidades, considerando o orçamento da empresa.
Nesse quesito, a contabilidade online também é campeã, pois a redução de custos com infraestrutura e a eficiência da automação de processos permitem que os escritórios virtuais pratiquem preços muito mais atrativos.
Além disso, o contador online consegue oferecer serviços gratuitos nos momentos em que o empresário mais precisa, como na abertura da empresa e migração de MEI para ME, por exemplo.
8. Consultoria especializada
Como vimos, o papel do contador moderno vai muito além dos trâmites burocráticos e chega até a gestão do seu negócio.
Então, você precisa escolher uma empresa que ofereça serviços de consultoria e apoio ao seu negócio, para aproveitar ao máximo a expertise da contabilidade.
Você pode, por exemplo, solicitar uma consultoria tributária para economizar nos impostos, pedir ajuda para encontrar uma linha de crédito ou contar com o apoio do profissional para avaliar a situação econômica e financeira do seu negócio.
Acerte ao escolher um contador online
Depois de aprender como escolher um contador, ficou claro que os serviços online levam vantagem sobre os tradicionais, certo?
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Agora, se você quer trocar de contador para aproveitar essas vantagens, também é muito fácil: basta informar seu CNPJ e autorizar o contato com seu contador atual.
Entendeu como escolher contador sob medida para a sua empresa?
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