Adesão ao Simples Nacional: quando e como fazer?

A adesão ao Simples Nacional é concedida a toda empresa que se enquadre nos pré-requisitos necessários para optar por esse regime tributário, que costuma ser escolhido por pequenos negócios.

Também é uma exigência para Microempreendedores Individuais (MEIs) que tenham ultrapassado o limite de R$ 81 mil anuais de receitas brutas e, por isso, precisem migrar para microempresa.

Vamos ver, neste texto, como fazer para aderir ao Simples Nacional, quem pode ser optante pelo regime tributário e as vantagens disso.

O que é a adesão ao Simples Nacional?

O Simples Nacional é o mais recente regime tributário brasileiro, criado e regulamentado pela Lei Complementar n° 123/2006.

Ele foi proposto para oferecer uma alternativa às micro e pequenas empresas brasileiras que, até então, podiam ser tributadas apenas pelo Lucro Real ou Lucro Presumido.

Acontece que essas duas opções não foram idealizadas para quem tem um negócio local ou de pequeno porte. 

Basicamente, são regimes burocráticos e com alíquotas pesadas, por vezes deixando a sensação que se paga mais impostos que o necessário.

É por isso que, desde sua implementação, a adesão ao Simples Nacional vem sendo cada vez mais buscada.

Antes de explicar como ela funciona, cabe destacar que, ao optar pelo Simples, estamos tratando, na verdade, de aderir a esse regime.

Contudo, você pode encontrar muitos conteúdos nos quais a “adesão” dá lugar à “opção” pelo Simples Nacional – fique tranquilo, pois se trata do mesmo procedimento que vamos ensinar ao longo deste texto.

Quem pode aderir ao Simples Nacional?

Para aderir ao Simples Nacional, é preciso atender a alguns critérios, que passam pelo porte da empresa e pelo seu faturamento anual.

Também é necessário que a atividade exercida pelo negócio não esteja listada entre aquelas que não podem optar pelo Simples.

Vamos trazer mais detalhes sobre isso agora.

Ser ME ou EPP

A primeira exigência a ser cumprida para aderir ao Simples Nacional é que o negócio seja do tipo Micro Empresa (ME) ou Empresa de Pequeno Porte (EPP).

No caso, ME se caracteriza como uma empresa de pequena estrutura, na qual o limite para a receita bruta não pode ultrapassar R$ 360 mil ao ano.

Por sua vez, as Empresas de Pequeno Porte (EPPs), constituem-se em negócios com receita bruta anual na faixa localizada entre R$ 360 mil e até R$ 4,8 milhões. 

É possível iniciar ou migrar para uma ME ou EPP com uma empresa formalizada individualmente ou em sociedade.

Alguns tipos jurídicos são:

• Individuais: Empresário Individual (EI), Empresa Individual de Responsabilidade Limitada (Eireli), Sociedade Limitada Unipessoal
• Sociedade: Limitada, Anônima, Simples, em Nome Coletivo, em Comandita Simples, em Comandita por Ações, de Propósito Específico.

Todos esses formatos de empresa podem aderir ao Simples, desde que se enquadrem nas regras de faturamento e não desempenhem atividade vedada pela lei, como veremos na sequência.

A exceção são as cooperativas, a não ser quando relacionada ao consumo.

Não se enquadrar nas vedações

Como já destacado, outro critério fundamental para poder aderir ao regime é não exercer atividade vedada conforme a Seção II da Lei nº123: “Das Vedações ao Ingresso no Simples Nacional”.

Algumas empresas que constam nesse rol de proibições são:

• Geradoras, transmissoras, distribuidoras ou comercializadoras de energia elétrica
• De importação ou fabricação de automóveis e motocicletas e de combustíveis
• De produção ou venda no atacado de cigarros, cigarrilhas, charutos, filtros para cigarros, armas de fogo, munições e pólvoras, explosivos e detonantes
• Do setor financeiro, como instituições comerciais, de investimentos e de desenvolvimento, além de sociedades de crédito, corretoras e seguradoras.

Ou seja, ainda que você tenha um pequeno negócio, formalizado como ME ou EPP, não poderá aderir ao Simples se ele exercer uma dessas atividades, seja ela principal ou secundária.

Cabe esclarecer, ainda, que há outros critérios impeditivos ao Simples Nacional. Para conhecer todos eles, recomendamos que leia a seção Quem não pode optar pelo Simples em nosso artigo específico sobre o tema.

Vantagens da adesão ao Simples

Você conhece as principais vantagens da adesão ao Simples Nacional?

Acompanhe quais são e entenda:

Carga tributária pode diminuir

O sistema de cálculo por alíquotas que variam conforme a faixa de faturamento beneficia os pequenos negócios.

Ainda que todos sejam participantes do Simples Nacional, quem tem receitas menores paga menos impostos, já que eles são calculados sobre o faturamento.

Você pode visitar nosso artigo com as tabelas e anexos do Simples para entender melhor onde seu projeto empreendedor se enquadra.

Menos burocracia

Empresas optantes pelo Simples Nacional não estão dispensadas de todas as obrigações fiscais, é verdade.

Mas elas são bem menos numerosas do que em outros regimes tributários.

A dispensa da apresentação de algumas declarações é um ponto que agrada aos empresários, que podem se cercar de um bom contador e direcionar sua atenção à gestão do negócio.

Outro ponto que o torna menos burocrático é a declaração de impostos, tributos e encargos por guia única.

No DAS (Documento de Arrecadação de Impostos), sempre no dia 20, o empresário que adere ao Simples paga todos os seus impostos de uma só vez.

Tanto o cálculo quanto o recolhimento são simplificados, portanto.

Por isso, essa costuma ser a melhor escolha para empresas que estejam buscando reduzir os trâmites burocráticos em suas rotinas fiscais e tributárias.

Possibilidade de redução dos encargos da folha de pagamento

No Simples Nacional, os encargos trabalhistas e sociais calculados sobre o salário dos funcionários são os seguintes:

• Férias: 11,11%
• 13º salário: 8,33%
• FGTS: 8%
• FGTS/Provisão de multa para rescisão: 4%
• Previdenciário sobre 13º/Férias/DSR: 7,93%.

Nos regimes tributários Lucro Presumido e Lucro Real incidem, além destas alíquotas mencionadas, os seguintes encargos:

• INSS: 20%
• Seguro acidente de trabalho (SAT): 3%
• Salário educação: 2,5%
• Incra/SENAI/SESI/SEBRAE: 3,3%.

Dessa forma, os optantes do Simples Nacional são desobrigados a esses encargos sobre o salários.

Então, empresas que aderiram ao Simples podem ter menores gastos com a folha de pagamento.

Menos obrigações trabalhistas

De acordo com a Lei Complementar nº 123, de 2006, as microempresas e as empresas de pequeno porte são dispensadas de algumas tarefas trabalhistas.

Dentre elas, estão o emprego e a matrícula de seus aprendizes nos cursos dos Serviços Nacionais de Aprendizagem; a posse do livro intitulado “Inspeção do Trabalho”; e a comunicação ao Ministério do Trabalho e Emprego a concessão de férias coletivas.

Assim, as empresas do Simples Nacional têm menos burocracia trabalhista ao optar pelo regime tributário.

Privilégios em licitações

Uma outra vantagem que deve ser considerada ao fazer essa adesão é que ser optante do Simples é critério de desempate em licitações. 

Ou seja, se a sua empresa apresentar uma proposta igual ou superior em até 10% à da concorrência ou igual ou superior em até 5% em um pregão, será considerada vencedora apenas por ter aderido a esse regime.

Há desvantagens em aderir ao Simples?

Apesar de apresentar diversos benefícios aos optantes, o Simples Nacional pode não ser tão vantajoso para algumas organizações.

Em condições específicas de faturamento, por exemplo, certas empresas listadas no Anexo V podem pagar menos impostos ao optar pelo Lucro Presumido em vez do regime simplificado.

Por isso, é importante verificar com o contador se o Simples Nacional é a melhor alternativa tributária para seu negócio.

Quando fazer a adesão ao Simples?

Se a sua empresa está habilitada para ser optante do regime tributário simplificado, existem dois momentos em que ela pode aderir a ele: na abertura ou anualmente, depois da constituição do CNPJ.

Veja detalhes: 

Ao abrir empresa

Ainda na formalização do negócio, é possível optar pelo Simples Nacional. 

Se a empresa estiver em conformidade com as regras para a adesão ao regime, basta que o seu representante legal informe ao contador o desejo pela opção ao Simples.

Então, o profissional de contabilidade deve solicitar o enquadramento ainda durante a abertura da empresa.

O prazo para o requerimento é de 30 dias contados a partir do último deferimento de inscrição municipal ou estadual – quando exigidas.

Esse período vale apenas se a data de abertura do CNPJ não tiver ultrapassado 60 dias, ok?

Se o pedido não for aceito ou se ele passar do prazo, a empresa só poderá solicitar a adesão no próximo mês de janeiro.

Ao mudar o regime tributário

Negócios que já estão em operação e que querem mudar para o regime simplificado precisam fazer a solicitação até o último dia útil de janeiro.

Durante esse período, a empresa deve acessar o site do Simples Nacional e fazer o requerimento da alteração, informando os dados solicitados pela Receita Federal.

Caso a solicitação seja aceita, o regime tributário passará a valer a partir do primeiro dia útil do ano em que foi requerido.

Adesão ao Simples Nacional: passo a passo

Para aderir ao Simples Nacional, o primeiro passo é saber se a sua empresa está em condições de fazer a solicitação. 

O procedimento, na verdade, é obrigatório. Ou seja, ao pedir enquadramento no regime, é indispensável verificar as pendências do negócio.

Veja como fazer isso em um rápido passo a passo.

1. Acesse o site do Simples Nacional

Tudo começa pelo portal da Receita, onde deve digitar seu CNPJ, CPF e código de acesso.

Ainda não tem?

Então, selecione a opção “Caso você não tenha Código de Acesso ou precise alterá-lo, clique aqui”, localizado na parte de baixo do quadro.

Para os próximos passos, vamos considerar que este é o seu primeiro acesso.

Importante: Também é possível realizar a adesão com o e-CNPJ da empresa, ao invés do código de acesso, caso tenha esse certificado digital.

2. Insira os dados

Na tela seguinte, informe o CNPJ da empresa junto com o CPF da pessoa que responde por ela junto à Receita Federal.

Depois, insira o número do recibo da última declaração do Imposto de Renda para Pessoa Física (IRPF). 

Caso seja isento do IRPF, preencha com a data de nascimento e o título de eleitor.

3. Vá em “Simples / Serviços”

Agora, na parte de cima da tela, à esquerda, passe o cursor do mouse no botão “Simples / Serviços” e, quando abrir o menu suspenso, clique em “Opção”.

Uma vez aberta a nova seção, selecione a chave em “Agendamento da Opção pelo Simples Nacional”.

4. Insira novamente os dados

Vai abrir, mais uma vez, uma tela para inserção dos seus dados. 

Digite o CNPJ, o CPF, o código de acesso e os caracteres especiais para verificação.

Em seguida, clique em “Aceito” e “Iniciar verificação”. 

Vai aparecer o resultado da consulta e, se tudo estiver ok, a sua empresa estará enquadrada no Simples já a partir do próximo mês.

5. Consulte sempre seu contador

Para lidar com esse ou qualquer outro regime tributário de forma mais estratégica e com melhores resultados, tenha sempre ao seu lado o apoio de um contador. 

Agendamento de adesão ao Simples Nacional

O agendamento é um serviço disponibilizado pelo Portal do Simples Nacional para facilitar o processo para adesão ao Simples Nacional, onde o contribuinte poderá manifestar seu interesse de opção para o ano subsequente.

O objetivo desse serviço é antecipar a verificação de pendências que possam impedir o acesso ao regime, com isso, o contribuinte terá mais tempo para regularizá-las, caso sejam identificadas.

Este serviço estará disponível nos meses de novembro e dezembro no Portal do Simples Nacional > Simples – Serviços > Opção > “Agendamento da Solicitação de Opção pelo Simples Nacional” (Resolução CGSN n° 140/2018, artigo 7°, inciso I).

Não havendo pendências, a solicitação de opção para o Simples já estará confirmada. No dia 01/01 do ano seguinte, será gerado o registro da opção pelo Simples Nacional, automaticamente.

Caso sejam identificadas pendências, o agendamento não será diferido. 

O contribuinte poderá regularizar essas pendências e proceder um novo agendamento até último dia útil de dezembro. 

Após este prazo, a empresa ainda poderá solicitar a opção pelo Simples Nacional até o último dia útil do mês de janeiro.

Se houver arrependimento na solicitação antecipada, é possível o cancelamento do agendamento da opção por meio de aplicativo disponibilizado no Portal do Simples Nacional.

O agendamento não será aceito nos seguintes casos:

• Opção pelo SIMEI
• Empresas em início de atividade.

Faça a sua adesão com apoio da contabilidade online

Por falar em contador, em empresas optantes pelo Simples Nacional, ele continua sendo uma figura extremamente importante para lidar com a apuração e o pagamento de impostos.

A razão para tal é que esse regime tem uma peculiaridade: ele tributa as organizações conforme o seu faturamento.

Isso é feito mediante a aplicação de uma série de cálculos, como o fator R, usado para saber a alíquota que vai incidir.

Para fazer a adesão sem sustos, o mais recomendado é ter a orientação de um contador ou, melhor ainda, de uma empresa parceira de contabilidade online.

Dessa forma, a sua empresa garante a adesão ao Simples Nacional com mais segurança, ao mesmo tempo em que se coloca em condições de aproveitar as diversas vantagens desse regime.

E se você está buscando abrir a sua empresa, veja como fazer isso totalmente grátis e sem burocracia.

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