Por dentro de uma empresa de contabilidade online: principais serviços e vantagens

A empresa de contabilidade online vem dominando o mercado contábil com suas soluções ágeis e custo-benefício superior. 

Os serviços continuam os mesmos, desde a escrituração até a geração de relatórios, mas a rapidez, praticidade e qualidade da informação são incomparáveis.

Por isso, cada vez mais empresas abandonam a burocracia dos escritórios físicos para aproveitar as vantagens da contabilidade online, que acompanha as tendências globais e o avanço da tecnologia. 

Se você ainda tem dúvida sobre a empresa de contabilidade online, vamos mostrar como funciona, quais são os serviços oferecidos e os benefícios para empresários — especialmente os pequenos.

Leia até o fim e entenda por que o futuro da contabilidade é digital

Qual o papel da empresa de contabilidade online?

A empresa de contabilidade online resolve todas as questões fiscais, contábeis, financeiras e trabalhistas de seus clientes pela internet, trazendo o escritório para a era dos serviços digitais

Na prática, as soluções são as mesmas de uma empresa contábil tradicional, mas com a vantagem da execução ágil, redução de custos e maior praticidade para o empresário. 

Como todos os negócios que migram para o digital, a contabilidade online consegue simplificar processos e atender as organizações remotamente, sem a necessidade de reuniões presenciais ou leva e traz de papéis. 

Além disso, a empresa de contabilidade online torna os serviços mais acessíveis para micro e pequenas empresas, permitindo que qualquer negócio tenha assessoria contábil profissional sem comprometer seu orçamento com honorários altos.

Logo, seu papel é democratizar, simplificar e adequar os serviços contábeis à era digital, seguindo a tendência do mercado global e acompanhando a evolução da tecnologia. 

Como funciona a empresa de contabilidade online?

A empresa de contabilidade online presta todos os serviços de um escritório físico, substituindo a papelada pelos documentos digitais e as planilhas por softwares na nuvem. 

No caso, os sistemas baseados em nuvem são aqueles que não precisam ser instalados e funcionam 100% online, a partir de servidores externos. 

Dessa forma, escritório e cliente não precisam se preocupar em instalar programas ou manter uma infraestrutura de TI: basta acessar a plataforma de contabilidade online de qualquer computador ou dispositivo móvel conectado à internet, utilizando apenas o navegador. 

Esses sistemas online também facilitam a integração de dados contábeis e financeiros, pois todas as informações são compartilhadas e armazenadas na mesma base — que fica disponível 24 horas, 7 dias por semana. 

Dessa forma, serviços básicos como emissão de guias de impostos, escrituração e geração de relatórios contábeis são realizados em um único sistema que concentra todos os dados, documentos e tarefas. 

Além da parte tecnológica, a empresa de contabilidade online também oferece atendimento e consultoria com contadores experientes, com o diferencial do contato online por e-mail e chat. 

Assim, é possível combinar o atendimento personalizado com as últimas soluções tecnológicas para oferecer serviços contábeis de alta performance.

Mercado de contabilidade online

As empresas de contabilidade online têm se multiplicado nos últimos anos, graças ao avanço da transformação digital e tendência à desburocratização de processos.

Cada vez mais, os escritórios estão enxergando as vantagens e oportunidades de digitalizar seus serviços e alcançar um público mais amplo, além de aumentar sua capacidade de atendimento com o apoio da tecnologia. 

De acordo com uma pesquisa da plataforma Xero, realizada em 2018, os escritórios que adotam a contabilidade online têm 5 vezes mais clientes do que as empresas contábeis tradicionais.

Além disso, 67% dos contadores preferem as soluções em nuvem para gerenciar os negócios de seus clientes, segundo o relatório Practice of Now 2018 da Sage.

A explicação é simples: a contabilidade online agiliza o trabalho dos contadores, melhora a qualidade dos serviços e permite que as empresas ofereçam mais por menos — ou seja, todos saem ganhando.

No Brasil, o governo tem acompanhado esse movimento e digitalizado seus processos por meio de soluções como o Sped (Sistema público de escrituração digital) e o eSocial (Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas).

4 motivos para contratar uma empresa de contabilidade online

Contratar uma empresa de contabilidade online pode ser muito vantajoso, especialmente para os pequenos negócios.

Confira alguns motivos para adotar esse serviço.

1. Os serviços são mais ágeis

Uma das principais razões para contratar uma empresa de contabilidade online é poder contar com serviços mais ágeis, sem a burocracia típica dos escritórios tradicionais.

Em poucos cliques, é possível resolver a maioria das tarefas contábeis e garantir o envio da obrigações fiscais da empresa, além de acessar relatórios diretamente no sistema e acompanhar as informações do negócio em tempo real.

Assim, o empresário ou gestor não perde tempo com consultas por telefone, preenchimento de papéis, envio de documentos e outras funções que os serviços digitais eliminam da rotina empresarial. 

2. É mais acessível

Além de mais rápidos, os serviços da empresa de contabilidade online também são mais acessíveis, graças à redução de custos proporcionada pela tecnologia.

Com a automação e padronização de processos, os escritórios conseguem reduzir as tarefas manuais e atender mais clientes ao mesmo tempo, mantendo um bom nível de qualidade.

O resultado é um custo bastante inferior aos honorários dos escritórios tradicionais, principalmente para os serviços mais básicos. 

Além disso, o formato SaaS (Software como Serviço) dos sistemas de contabilidade online permite que as empresas paguem uma mensalidade fixa pelos serviços, com livre acesso às funções da plataforma.  

3. As informações ficam sempre disponíveis

A contabilidade online também garante que as informações da empresa fiquem acessíveis online 24/7, podendo ser consultadas a qualquer hora e lugar. 

Antes, o gestor tinha que contatar o escritório para ter informações importantes ou verificar cópias de relatórios — um processo mais demorado e burocrático.

Com os sistemas de contabilidade online, o empresário tem muito mais controle sobre os dados do seu negócio e pode verificar os relatórios e demonstrativos, guias de impostos e demais documentos em poucos cliques. 

Além disso, as plataformas em nuvem são mais estáveis e os sistemas muito fáceis de usar, permitindo que qualquer colaborador com autorização de acesso consulte as informações.

4. É mais seguro

Para os empresários que ficam preocupados com a proteção e confidencialidade de seus dados, a empresa de contabilidade online garante cuidado redobrado e as melhores políticas e tecnologias de segurança da informação.

Em tempos de vazamentos de dados e ciberataques, é fundamental que o sistema utilizado tenha recursos de criptografia e controle de acesso.

Lembrando que a nuvem é o lugar mais seguro para armazenar os dados da empresa, pois não há risco de danos a equipamentos, roubo ou qualquer incidente que leve à perda das informações estratégicas do negócio.

7 serviços essenciais da empresa de contabilidade online

Antes de contratar uma empresa de contabilidade online, é importante conhecer os serviços oferecidos e entender sua importância.

Veja quais são os principais.

1. Cálculo e emissão de guias de impostos

Uma das funções mais importantes da empresa de contabilidade online é calcular e emitir as guias de impostos mensalmente. 

Para isso, o escritório solicita as notas fiscais emitidas pela empresa — ou simplesmente consulta as NFs no sistema, quando são emitidas pela própria plataforma — e verifica o valor dos tributos de acordo com o regime tributário escolhido.

Essa é uma tarefa importantíssima, considerando que as empresas no Brasil pagam mais de 10 impostos diferentes, incluindo IRPJ, CSLL, PIS/Cofins, ICMS, ISS, IPI, etc. — lembrando que o Simples Nacional unifica esses tributos em uma única guia. 

Ao contar com uma empresa de contabilidade online confiável, a organização recebe as guias de pagamento dos impostos com antecedência e fica sempre em dia com suas obrigações fiscais, evitando multas e encargos. 

2. Entrega de obrigações acessórias

Enquanto as obrigações principais são os próprios impostos pagos pela empresa, as obrigações acessórias são declarações mensais, trimestrais e anuais que devem ser enviadas ao governo, de acordo com o regime tributário.

Logo, cabe à empresa de contabilidade online providenciar essas informações e enviar pelos sistemas online dentro dos prazos especificados no calendário fiscal de cada ano.

Para empresas do Simples Nacional, por exemplo, é preciso entregar o DEFIS (Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais), que compila informações como identificação dos sócios, valores de pró-labore e quantidade de funcionários, e o RAIS (Relação Anual de Informações Sociais), que contém as movimentações da folha de pagamento.

3. Emissão de notas fiscais eletrônicas

A empresa de contabilidade online também pode oferecer um emissor próprio de notas fiscais eletrônicas para facilitar o dia a dia dos clientes.

Para emitir uma NF, o empreendedor só precisa preencher informações básicas como destinatário, valor, serviço prestado ou produto vendido. 

Esses documentos fiscais serão utilizados para calcular os impostos da empresa e armazenados online para futuras consultas. 

4. Declaração do Imposto de Renda da empresa

Outra função da empresa de contabilidade online é enviar o Imposto de Renda Pessoa Jurídica (IRPJ) do cliente dentro do prazo estabelecido.

No caso, existem diferentes regras e alíquotas para empresas enquadradas no Simples Nacional, Lucro Real ou Lucro Presumido. 

No Simples, o IRPJ já está incluído no DAS (Documento Único de Arrecadação) que simplifica e une a maioria dos impostos devidos em uma única guia.

5. Escrituração digital

A escrituração das movimentações financeiras e patrimoniais é outra responsabilidade da empresa contábil online. 

Hoje, graças ao Sped, a escrituração pode ser realizada online, com o envio da seguinte documentação:

  • Livro diário: livro que registra todas as movimentações de valores da empresa
  • Livro razão: livro para controle do saldo de contas registradas no diário, dados em aberto ou contas a pagar ou receber pendentes
  • Livro caixa: livro utilizado para controle do fluxo de caixa, com todas as entradas e saídas em ordem cronológica.

Além disso, podem ser entregues livros complementares como o de inventário, registro de duplicata e entrada/saída de mercadorias, por exemplo.

6. Cálculo da folha de pagamento

O cálculo da folha de pagamento é uma das tarefas mais complexas para as empresas, que é totalmente assumida pela empresa de contabilidade digital.

O empresário ou responsável só precisa enviar as informações dos funcionários pela plataforma online (controle de ponto, horas extras, férias, licenças, etc.) e aguardar a geração dos recibos e guias para recolhimento dos impostos.

Assim, fica fácil manter a regularidade da área trabalhista e evitar problemas com os colaboradores.

7. Geração de relatórios contábeis

Uma das funções mais estratégicas da empresa de contabilidade digital é a geração de relatórios e demonstrativos contábeis. 

Esses documentos contêm informações valiosas para orientar a tomada de decisão dos gestores e permitem analisar a saúde financeira da empresa e sua situação patrimonial, além de servirem como base para projeções.

Com base no extrato bancário da sua empresa, o contador online elabora e apresenta os seguintes relatórios:

  • DRE (Demonstrativo do Resultado do Exercício): demonstrativo que resume as movimentações da empresa e revela se o resultado foi lucro ou prejuízo
  • Balanço patrimonial: relatório que detalha os bens, direitos e obrigações que constituem o patrimônio da empresa
  • Balancete: demonstração que reúne todas as contas e saldos da empresa com base no livro razão.

Assim, você terá acesso rápido e garantido aos dados estratégicos que são essenciais para o crescimento do negócio, apresentados de forma organizada e simples de entender. 

Contabilix: sua empresa de contabilidade online oficial

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Além dos serviços acima, prestados por meio de uma plataforma rápida e intuitiva, você também pode contar com soluções extras de consultoria, alteração contratual, certidões negativas e muito mais.

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Entendeu por que a empresa de contabilidade online é a solução definitiva para o seu negócio?

Então, seja-bem vindo à nova era da contabilidade e aproveite seus benefícios.

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