A DEFIS é uma das principais obrigações das empresas do Simples Nacional com a Receita Federal.

Por meio dessa declaração, você deverá informar os dados econômicos e fiscais do ano anterior em detalhes, para fins de comprovação tributária.  

Desde 2018, é obrigatório enviar o documento até o dia 31 de março, em um processo 100% online. 

Neste artigo, você vai entender para que serve a DEFIS e como deve ser feito o preenchimento da declaração.

Continue lendo e resolva mais essa obrigação da sua empresa

O que é DEFIS?

A DEFIS (Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais) é uma obrigação acessória que deve ser entregue anualmente pelas empresas optantes pelo Simples Nacional.

A declaração é um dos módulos do PGDAS-D (Programa Gerador do Documento de Arrecadação do Simples Nacional — Declaratório), um aplicativo disponível no Portal do Simples Nacional.

Sua função é comunicar os dados econômicos e fiscais de empresas enquadradas no regime tributário simplificado à Receita Federal, tendo como base o ano fiscal anterior.

Dessa forma, o órgão fiscal pode comprovar a regularidade da arrecadação tributária das empresas optantes pelo Simples. 

Atualmente, o módulo permite o envio de quatro tipos de DEFIS:

  • Declaração Original: é a primeira declaração apresentada pela pessoa jurídica relativamente a um determinado ano-calendário
  • Declaração Retificadora: é a declaração apresentada que visa retificar informações constantes de declaração original ou retificadora anteriormente apresentada
  • Declaração de Situação Normal: é a declaração, original ou retificadora, que não é de situação especial
  • Declaração de Situação Especial: é a declaração apresentada pela pessoa jurídica extinta (extinção voluntária ou por decretação de falência), cindida parcialmente, cindida totalmente, fusionada ou incorporada.

Qual o prazo para entrega do DEFIS?

A DEFIS deve ser entregue até às 23h59 (horário de Brasília-DF) do dia 31 de março do ano-calendário subsequente ao da ocorrência dos fatos geradores dos tributos previstos no Simples Nacional.

Esse prazo foi instituído em 2018 pela Resolução CGSN nº 140/2018, art. 72 e serve para todas as empresas optantes pelo Simples, exceto no caso de situação especial.

Nesse caso, a ME ou a EPP que tenha sido incorporada, cindida, total ou parcialmente, extinta ou fundida, deverá entregar sua DEFIS relativa à situação especial até: 

  • O último dia do mês de junho, quando o evento ocorrer no primeiro quadrimestre do ano-calendário
  • O último dia do mês subsequente ao do evento, nos demais casos.

Não há multa pela entrega da DEFIS em atraso, mas é importante lembrar que as apurações dos períodos a partir de março de cada ano no PGDAS-D ficam condicionadas à entrega da DEFIS relativa ao ano anterior.

Por exemplo, para realizar a apuração de 2019, a ME/EPP deverá, primeiramente, transmitir a DEFIS de 2018 (caso a empresa tenha sido optante pelo Simples Nacional em algum período de 2018).

Como a DEFIS deve ser entregue e preenchida?

A DEFIS deve ser preenchida e transmitida pela internet, por meio da aplicação disponível no Portal do Simples Nacional.

Basta acessar o site e navegar até o menu Simples — Serviços > Cálculo e Declaração para utilizar a ferramenta.

O preenchimento deverá ser feito conforme o manual do PGDAS-D, contemplando as Informações econômicas e fiscais nas opções “De toda a ME/EPP” e “Por estabelecimento”. 

No caso, os contribuintes não optantes pelo Simples Nacional pode declarar caso tenham formalizado processo administrativo em uma unidade da Administração Tributária que possa resultar em inclusão no Simples Nacional no período abrangido pela declaração.

Se faltar alguma apuração, a empresa poderá enviar uma DEFIS retificadora, que terá a mesma natureza da declaração apresentada originalmente. 

Também é possível retificar Situação Especial para Situação Normal, caso a declaração tenha sido enviada de forma indevida. 

Passo a passo para preencher a DEFIS geral

Agora que você entendeu o que é a DEFIS e como deve ser transmitida, é só preencher sua declaração com as informações solicitadas.

Vamos começar pela opção “De toda a ME EPP”, que reúne as informações econômicas e fiscais gerais da empresa. 

Acompanhe o passo a passo para não errar nenhum campo.

1. Ganhos de capital (R$)

Nesse campo, basta informar o valor correspondente ao ganho de capital da sua empresa. 

Lembrando que estamos falando dos ganhos de toda a ME/EPP.

2. Quantidade de empregados no início do período

O campo “quantidade de empregados no início do período abrangido pela declaração” é autoexplicativo. 

Basta informar quantos colaboradores você tinha no início do ano fiscal. 

3. Quantidade de empregados no final do período 

Já o campo “quantidade de empregados no final do período abrangido pela declaração” será preenchido com o número de colaboradores no final do ano.

Assim, a Receita tem uma visão do seu quadro de funcionários e movimentação durante o ano fiscal. 

4. Lucro contábil superior ao limite

Esse campo é destinado à ME/EPP que mantém escrituração contábil e registrou lucro superior ao limite de que trata o § 1º do art. 131 da Resolução CGSN nº 94, de 29/11/2011, no período abrangido pela declaração.

Nesse caso, você deverá informar o valor do lucro contábil apurado acima do limite. 

5. Receita proveniente de exportação direta 

Nesse campo, você deve incluir qualquer receita proveniente de exportação direta.

Isso vale para os casos em que a pessoa jurídica tenha informado os ganhos no PGDAS-D. 

6. Receita proveniente de exportação por meio de comercial exportadora 

Aqui, você deve informar os CNPJs das empresas comerciais exportadoras.

Também é obrigatório informar os valores correspondentes às operações, caso se encaixe. 

7. Identificação e rendimentos dos sócios

Nessa parte, você deverá informar o nome, CPF e rendimentos dos sócios da empresa, preenchendo as seguintes informações em cada ocorrência:

  • Rendimentos isentos pagos ao sócio pela empresa (R$)
  • Rendimentos tributáveis pagos ao sócio pela empresa (R$)
  • Percentual de participação do sócio no capital social da empresa no último dia do período abrangido pela declaração (%)
  • Imposto de renda retido na fonte sobre os rendimentos pagos aos sócio pela ME/EPP (R$).

8. Total de ganhos líquidos auferidos em operações de renda variável

Esse campo é destinado aos rendimentos e ganhos líquidos auferidos em aplicações financeiras.

Apesar da nomenclatura, você deverá informar os rendimentos dos investimentos em renda fixa e variável

9. Doações à Campanha eleitoral

Aqui, basta informar quais foram os beneficiários, valores e formas de doação a campanhas eleitorais, preenchendo os seguintes dados em cada ocorrência:

  • CNPJ do beneficiário
  • Tipo de beneficiário (candidato a cargo político eletivo, comitê financeiro ou partido político)
  • Forma de doação (cheque, transferência eletrônica, depósito em espécie, dinheiro, bens, serviços e outros títulos de crédito)
  • Valor (R$).

E a DEFIS por estabelecimento?

Se você possui mais de um estabelecimento na PJ declarante, deverá informar os dados econômicos e sociais específicos de cada um deles na opção “Por estabelecimento”.

Estas são as informações solicitadas na declaração: 

  • Estoque inicial do período abrangido pela declaração (mercadorias e produtos do Livro de Registro de Inventário)
  • Estoque final do período abrangido pela declaração 
  • Saldo em caixa/banco no início do período 
  • Saldo em caixa/banco no final do período 
  • Total de aquisições de mercadorias para comercialização ou industrialização no período 
  • Total de entradas de mercadorias por transferência para comercialização ou industrialização no período 
  • Total de saídas de mercadorias por transferência para comercialização ou industrialização no período
  • Total de devoluções de vendas de mercadorias para comercialização ou industrialização no período
  • Total de entradas (incluídos os ítens 5, 6 e 8) no período 
  • Total de devoluções de compras de mercadorias para comercialização ou industrialização no período abrangido pela declaração
  • Total de despesas no período abrangido pela declaração
  • Total de entradas interestaduais por UF (produtos para comercialização e industrialização, aquisição de materiais de uso ou consumo, remessas para conserto, etc.)
  • Total de saídas interestaduais por UF (produtos para comercialização e industrialização, aquisição de materiais de uso ou consumo, remessas para conserto, etc.)
  • Valor do ISS retido na fonte no ano-calendário, por Município
  • Prestação de serviços de comunicação (inserir ocorrências por município).

Depois, você também deverá informar se houve mudança de endereço no estabelecimento e responder um questionário específico para cada município.  

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Ficou claro o que é a DEFIS e como fazer a declaração?

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Jean Bitar

Jean Bitar é fundador e CEO da Contabilix, empresário no mercado de Tecnologia desde muito cedo, formado em Ciência da Computação e Ciências Contábeis, com MBA em Auditoria e Perícia Contábil.

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