Automação em pequenas empresas: automatize a contabilidade em 4 passos

Automação em pequenas empresas: automatize a contabilidade em 4 passos

A automação em pequenas empresas é a prova de que não é preciso ser grande para investir em tecnologia. 

Cada vez mais, os pequenos empreendedores adotam soluções para automatizar tarefas, otimizar processos e melhorar sua performance.

Nesse cenário, a contabilidade é uma das áreas com maior potencial para a aplicação dessas tecnologias — e que mais tem a ganhar com as rotinas automáticas. 

Se você quer entender melhor a automação em pequenas empresas, vamos mostrar as vantagens do conceito e suas aplicações na gestão contábil.

Continue lendo e descubra como agilizar sua contabilidade. 

O que significa automação em pequenas empresas?

Aplicar a automação em pequenas empresas significa otimizar processos e automatizar tarefas para reduzir a interferência humana nas atividades do negócio.

Em outras palavras: é uma forma de tornar os processos automáticos por meio de mecanismos e sistemas digitais que controlam e regulam a si mesmos. 

A própria palavra “automação” vem do grego autómatos, que significa “aquilo que se move sozinho”. 

Logo, uma pequena empresa pode se beneficiar da automação para tornar seus processos mais rápidos e eficientes, deixando as tarefas mais repetitivas e que exigem mais precisão para as máquinas.

A ideia clássica de automação remete ao cenário industrial, no qual máquinas cada vez mais complexas e inteligentes vêm substituindo a mão de obra humana para agilizar a produção em larga escala. 

Mas o conceito avançou muito além das fábricas e chegou às pequenas empresas, ajudando a acelerar as rotinas das áreas de produção, vendas, RH, financeiro, logística, marketing, etc.

Sua aplicação abrange desde a identificação de produtos com código de barras até a automatização de campanhas de marketing digital. 

Para qualquer tarefa e processo, existe um software capaz de fazer o trabalho com muito mais rapidez e de forma automática, bastando alguns cliques para resolver o problema.

Com isso, os profissionais se livram das tarefas manuais e ganham tempo para pensar em questões mais importantes e que realmente dependem das competências humanas, como estratégias de negócio. 

3 vantagens da automação em pequenas empresas

A automação em pequenas empresas pode mudar a realidade do negócio e ampliar suas oportunidades no mercado. 

Confira algumas vantagens desses sistemas.

1. Aumento da produtividade

A principal vantagem da automação em pequenas empresas é o aumento da produtividade

A relação é óbvia: ao tornar os processos automáticos, você gera mais resultados em menos tempo e com os mesmos recursos. 

Por exemplo, uma simples ferramenta pode automatizar a emissão de documentos como nota fiscal e boletos a cada venda, permitindo que a empresa feche mais negócios em menos tempo.

2. Integração entre áreas

Quando a automação em pequenas empresas é aplicada por meio de um software de gestão, todas as informações do negócio são centralizadas em um único sistema.

Assim, fica fácil compartilhar dados entre o financeiro, vendas e marketing, por exemplo, automatizando o envio de documentos, preenchimento de formulários e disparo de notificações.

Como resultado, as áreas ficam totalmente integradas e os processos fluem com mais eficiência. 

3. Padronização de processos

A automação também permite que a pequena empresa padronize processos, tarefas e produtos/serviços.

Esse passo é importantíssimo para garantir um controle de qualidade rigoroso e melhorar a experiência do consumidor, eliminando os erros humanos e inconsistências das atividades da organização. 

Como a automação em pequenas empresas chega à contabilidade?

A automação em pequenas empresas tem impacto decisivo na área de finanças e contabilidade, nas quais estão concentrados alguns dos processos mais repetitivos do negócio.

Com os softwares de gestão, é possível automatizar tarefas como cálculos, preenchimento de formulário, importação de planilhas, emissão e envio de documentos, geração de relatórios, entre outras. 

Na contabilidade, particularmente, a automação é valiosa porque conecta os dados da empresa ao escritório contábil.

Com essa integração, os contadores têm as informações dos clientes sempre à mão e conseguem agilizar todas as rotinas e obrigações da empresa sem lidar com papelada ou perder tempo com troca de e-mails, por exemplo. 

Além disso, fica muito mais fácil calcular impostos, emitir notas fiscais, entregar obrigações acessórias, controlar o fluxo de caixa, fazer a conciliação bancária, gerar relatórios contábeis, entre outras funções. 

Assim, os profissionais da contabilidade gastam menos tempo com tarefas que podem ser executadas por máquinas e se dedicam ao que realmente importa: apoiar a gestão do cliente e fornecer informações estratégicas para o crescimento do negócio.

Panorama da automação em pequenas empresas

A automação em pequenas empresas brasileiras vem crescendo no ritmo dos investimentos em tecnologia.

Em 2018, o nível de automatização de processos cresceu 8%, segundo o relatório Índice de Automação do Mercado brasileiro, realizado pela Associação Brasileira de Automação-GS1 e divulgado em 2019 na ProXXIma.

Já em 2019, a nova edição do relatório, publicada em dezembro na Exame, mostra um crescimento de 4% — um pouco mais tímido, mas suficiente para manter os avanços.

Na visão do presidente da Associação Brasileira de Automação-GS1, João Carlos de Oliveira, os resultados provam que o conceito de automação está bem difundido entre as empresas e diretamente ligado à produtividade e inovação

Ele destaca que as novas tecnologias estão agilizando a produção e logística no setor industrial, enquanto tornam os processos mais eficientes no comércio e serviços (principalmente na gestão de vendas, finanças e estoque).

Em um índice de 0 a 1, a automação nas empresas brasileiras alcançou a média de 0,222 no comércio e serviços, 0,371 no e-commerce e 0,298 na indústria — ou seja, mesmo com a evolução, há um longo caminho de transformação digital pela frente.

Automação da contabilidade nas pequenas empresas

Em relação à automação da contabilidade, os números também revelam um estágio mais básico. 

De acordo com uma pesquisa feita pela empresa de software Capterra, publicada em 2019 na Pequenas Empresas Grandes Negócios (PEGN), seis em cada dez (61%) PMEs do país utilizam programas de planilhas como o Microsoft Excel para fazer sua gestão contábil.

Surpreendentemente, 15% ainda utilizam papel e caneta para registrar e controlar as contas da empresa.

Enquanto isso, 25% das micro, pequenas e médias empresas utilizam algum software para administrar a contabilidade — no Reino Unido e Holanda, por exemplo, essa porcentagem é de 60% a 40% das PMEs.

Dessas, 55% valorizam softwares com acesso remoto e 14% querem versões para dispositivos móveis. 

Esses números mostram que a digitalização da contabilidade ainda caminha a passos lentos no país, em comparação com a realidade global.

No entanto, as expectativas são boas: 73% das empresas pesquisadas afirmam que pretendem investir em uma nova solução contábil em breve. 

Logo, a tendência é que a automação nas pequenas empresas e na contabilidade avance mais rapidamente nos próximos anos. 

4 passos para automatizar a contabilidade na sua empresa

Se você ficou interessado na automação para pequenas empresas e quer agilizar sua contabilidade, a boa notícia é que o mercado já oferece soluções completas.

A seguir, confira alguns passos para automatizar sua gestão contábil.

1. Faça um diagnóstico da sua gestão

Quanto tempo você perde com registros e cálculos de contabilidade? Quantas vezes teve que parar o que estava fazendo para enviar documentos ao contador? Quantas multas e juros já pagou por atrasos em pagamentos de impostos e obrigações?

Essas e outras questões precisam ser respondidas para obter um diagnóstico da sua gestão contábil atual, principais problemas e possíveis soluções. 

Basicamente, você precisa saber quanto tempo está gastando com as rotinas contábeis e o quanto está aproveitando as informações da contabilidade — e buscar formas de otimizar essa relação.

2. Digitalize seus dados

O próximo passo é eliminar a papelada e digitalizar os dados da sua empresa para viabilizar a automação da contabilidade.

Uma solução interessante é armazenar seus documentos digitais na nuvem, contando com a segurança e estabilidade dos servidores externos em vez de investir em uma infraestrutura de TI própria.

3. Escolha um software 

O software de gestão contábil será sua central de automação da contabilidade, responsável por reunir, organizar e processar todos os dados da empresa.

Existem diversas ferramentas voltadas a pequenas empresas, que facilitam a conexão com os contadores e automatizam as tarefas essenciais do negócio.

Na hora de escolher, é importante optar por uma empresa que ofereça segurança, proteção de dados e apoio ao processo de migração. 

4. Contrate um contador online

Para que a automação da contabilidade em pequenas empresas funcione, é fundamental contar com os serviços de um contador online — o melhor profissional para lidar com as rotinas digitais.

Para unir um sistema eficiente a profissionais competentes, você pode optar por um escritório contábil virtual como a Contabilix, que possui sua própria plataforma de contabilidade online

No caso, você terá acesso à área de cliente em um sistema 100% online, gerenciado por contadores experientes que cuidam de todas as obrigações da sua empresa, por exemplo: 

  • Importação de notas fiscais
  • Cálculo e emissão de guias de impostos (com notificações e lembretes de pagamento)
  • Elaboração da folha de pagamento
  • Escrituração dos livros contábeis
  • Entrega das obrigações principais e acessórias ao governo
  • Envio de relatórios contábeis como DRE e balanço patrimonial. 

Assim, você não perde tempo com burocracia e acessa seus dados a qualquer hora e lugar, com total transparência e agilidade.

Para completar, a competência humana estará sempre à disposição em serviços extras como consultoria tributária e assessoria personalizada para a gestão da empresa.

Viu como é vantajoso investir na automação em pequenas empresas, especialmente na contabilidade?Então aproveite a oportunidade para trocar de contador e manter sua empresa sempre em dia pela internet.

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