Empresas que sabem como emitir nota fiscal de serviços eletrônica não só se mantêm dentro da lei, como ganham agilidade nesse processo fundamental.
E para que o contribuinte não venha a ser flagrado em situação irregular em relação às suas notas, é preciso garantir a correção na hora de emiti-las.
Isso vale não só para empresas optantes de regimes tributários como Lucro Real, Lucro Presumido ou Simples Nacional, como também para os Microempreendedores Individuais (MEIs), dependendo do caso.
Afinal, não é porque se trata de uma modalidade de empresa composta por no máximo um dono e um funcionário que não há obrigação de emitir notas conforme a lei.
Então, você está convidado para saber mais sobre esse procedimento indispensável para a correta gestão financeira e contábil.
Vamos em frente!
Como emitir nota fiscal de serviços eletrônica: passo a passo
Basicamente, a emissão de nota fiscal de serviços eletrônica (NFS-e) consiste em preencher três grandes campos de informação:
- Dados do prestador do serviço – sua empresa
- Dados do tomador do serviço – no caso, o seu cliente
- Serviço prestado – o que inclui o seu valor.
Para isso, você precisará de um computador com conexão à internet e um software ou sistema habilitado a emitir o documento.
Um ponto a ser destacado é que o preenchimento da maioria dos campos é obrigatório, portanto, dados errados ou inconsistentes podem levar a nota a ser recusada.
Por fim, para evitar qualquer confusão, também vale ressaltar que, hoje, existem quatro modalidades de nota eletrônica:
- NF-e: o modelo “genérico” e utilizado nas operações de compra e venda de produtos
- NFC-e: a nota fiscal para o consumidor, emitida no varejo
- CT-e: Conhecimento de Transporte Eletrônico, voltado ao setor de transporte
- NFS-e: documento fiscal que comprova o recolhimento de impostos na prestação de serviços.
Enquanto prestador de serviços, é com a NFS-e que você deve se preocupar. Então, os passos a seguir consideram esse tipo de documento fiscal.
É importante destacar que os campos previstos e a sua ordem de preenchimento podem mudar entre um sistema e outro.
Ainda assim, as etapas a seguir contemplam, de forma genérica, tudo o que você precisa para a emissão.
Vale dizer, também, que alguns sistemas podem exigir que o prestador tenha um certificado digital para a operação. O município de São Paulo é um exemplo disso. Porém, empresas optantes pelo Simples Nacional estão dispensadas dessa exigência.
Acompanhe o passo a passo!
Passo 1: Dados do prestador do serviço
Neste campo, devem ser inseridos seu número de CNPJ, endereço, razão social e o número de Inscrição Municipal (obtido no momento de registro junto à prefeitura da sua cidade), entre outros dados da sua empresa.
Na maioria dos casos, o preenchimento dessas informações é feito uma única vez, no momento do cadastro na plataforma.
Dessa forma, na hora de emissão das notas, o sistema deve preencher automaticamente os dados do prestador.
Passo 2: Dados do tomador do serviço
O mesmo vale para o cliente para o qual o serviço é prestado. Ou seja, seu tomador.
Assim, os dados informados são os mesmos, incluindo CNPJ, endereço, razão social.
Lembrando que, dependendo da natureza do cliente, novos dados podem ser necessários. É o caso de pessoa jurídica contribuinte do ICMS, que possui número de Inscrição Estadual.
Por outro lado, se o cliente for pessoa física, nome, CPF e endereço são informações suficientes.
Passo 3: Serviços prestados
Agora, é a vez de descrever os serviços que foram prestados e que fazem jus à nota fiscal e sua posterior cobrança.
A descrição deve ser detalhada, incluindo dados de interesse do Fisco.
Eles incluem o tipo de serviço, o período de prestação, as condições acertadas e o valor.
Veja um exemplo de descrição utilizada:
“Prestação de serviços de marketing digital, com elaboração de oito peças publicitárias no tamanho de 800 x 600px, relativas ao mês de janeiro de 2020, conforme contrato de prestação de serviços firmado sob o número 00316.”
Por que emitir a NFS-e?
Além da obrigatoriedade, você sai ganhando ao aprender como emitir nota fiscal de serviços.
Veja algumas vantagens para a sua empresa:
- Como a nota é eletrônica, você acaba com a necessidade de guardar documentos em papel
- O formato eletrônico ainda reduz os riscos de perda ou danos à nota fiscal
- Também evita erros em cálculos e no preenchimento de informações, que pode se dar de forma automática
- Com tudo certo na nota, sua empresa afasta o risco de pagar menos impostos do que deve (e ser multada por isso) ou mais do que precisaria
- Em algumas cidades, há benefícios em forma de prêmios e créditos fiscais ao emissor.
Tire suas dúvidas sobre a nota fiscal eletrônica de serviços
Aprender como fazer a emissão de nota fiscal de serviços eletrônica não depende apenas do conhecimento sobre os seus passos, que acabamos de apresentar.
Afinal, sua empresa é obrigada a emitir a NFS-e? E o formato XML, significa o quê?
Essas e outras questões serão respondidas agora para eliminar todas as suas dúvidas.
Confira!
Como emitir nota fiscal de serviços eletrônica pelo site da prefeitura?
Como já destacado ao longo deste artigo, no site da prefeitura, a nota emitida é a NFS-e, que se destina ao recolhimento do ISS (Imposto Sobre Serviços).
Trata-se de um processo obrigatório para prestadores de serviços e que depende de cadastro no órgão municipal.
Ao regularizar seu empreendimento (em caso de abertura de empresa) ou já com negócio constituído, a recomendação é que procure a prefeitura local, faça seu cadastro para emissão da NFS-e e receba login e senha de acesso.
Esses dados serão utilizados depois para efetivar a operação a cada nota, seja ela emitida pelo site do órgão, por um software ou empresa contábil parceira.
Como faço para emitir nota fiscal eletrônica MEI?
Se você é Microempreendedor Individual, este é um ponto importante e que exige a sua atenção.
De acordo com o Portal do Empreendedor, “o MEI não tem a obrigação de emitir a Nota Fiscal Eletrônica – NF-e, mesmo se realizar vendas interestaduais, exceto se desejar e por opção. (§ 1º do artigo 106, da Resolução CGSN nº 140, de 2018)”.
Ou seja, estabelecimentos industriais e comerciais registrados como MEI não precisam, mas podem emitir a nota fiscal eletrônica para a venda de produtos (NF-e).
Porém, no caso do MEI prestador de serviços, a nota não é facultativa, mas uma obrigação do empreendedor sempre que o cliente for outra pessoa jurídica.
Ou seja, siga a orientação do tópico anterior e procure a prefeitura de seu município para se cadastrar e garantir a emissão da NFS-e e o recolhimento do ISS devido.
Como emitir nota fiscal eletrônica em formato XML?
Ainda que o sistema gere um documento em PDF para envio ao cliente ou impressão, notas fiscais eletrônicas são armazenadas em formato XML.
Isso obedece à formatação imposta pelo padrão nacional de escrituração fiscal.
Esse é o arquivo para registro e posterior leitura das informações da nota fiscal.
O XML também pode ser obtido na pasta correspondente do seu sistema gerador de NFS-e.
Por que ter um contador para fazer a emissão de nota fiscal de serviços eletrônica?
Embora pareça trabalhoso, o processo de emissão de notas fiscais de serviços eletrônicas é simplificado quando se usa um software ou sistema online.
Ou seja, a princípio, nenhum empreendedor precisaria de ajuda externa para emitir o documento.
Mas não se engane.
Quando não conta com o suporte da contabilidade online, o gestor se vê mais “amarrado”.
Afinal, aumenta a responsabilidade de garantir o preenchimento correto ou ao treinar e supervisionar as pessoas responsáveis pela sua emissão.
Isso sem falar que notas fiscais são documentos contábeis importantes, que ajudam no fechamento do caixa, na projeção financeira e no cumprimento de obrigações acessórias – etapas essas que dependem de um contador.
Sendo assim, quanto mais apoio você tiver nessa etapa indispensável, mais livre estará para se concentrar no que de fato interessa.
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Emita notas fiscais sem burocracia
Este artigo ensinou como emitir nota fiscal de serviços eletrônica e tirou as principais dúvidas a respeito dela.
Como vimos, o documento é composto por campos de preenchimento obrigatório e, por essa razão, um simples erro pode levar suas notas à rejeição.
Notas rejeitadas, por sua vez, significam retrabalho, perda de tempo e todo um esforço extra sem qualquer tipo de retorno.
Ao ter o apoio da contabilidade online, você emite suas notas de forma fácil, segura e sem burocracia.
E ainda pode contar com o suporte de especialistas para usar esses documentos em favor da gestão financeira, fiscal e tributária da empresa.Conheça a Contabilix e conte conosco para ajudar o seu negócio a prosperar.
