Como fazer contabilidade online e dar adeus à burocracia na sua empresa

Como fazer contabilidade online e dar adeus à burocracia na sua empresa

Como fazer contabilidade online e resolver todas as obrigações da empresa pela internet?

Essa é a questão que todo empreendedor quer solucionar para se livrar da burocracia e agilizar as rotinas contábeis, fiscais e trabalhistas.

Felizmente, já é possível evoluir da contabilidade tradicional para a digital de forma rápida e prática, com a certeza de ter um serviço completo e apoio profissional a qualquer hora e lugar.

Para saber como fazer contabilidade online e revolucionar sua relação com os contadores, é só conferir nosso guia completo sobre o assunto.

Leia até o fim e saiba como migrar suas contas para a era digital. 

Como fazer contabilidade online se tornou possível

Se você já se perguntou como fazer contabilidade online, é porque imaginou como seria mais fácil resolver todos aqueles trâmites da sua empresa pela internet.

De fato, os empresários têm uma imagem muito burocrática dos escritórios de contabilidade tradicional, e costumam pensar nesse serviço somente como uma obrigação. 

E não à toa, pois o vai e vêm de documentos, os relatórios confusos e os impostos que ninguém entende nunca empolgaram os gestores — pelo contrário, sempre foram vistos como um obstáculo a superar no empreendedorismo.

Mas, desde o surgimento da contabilidade digital, essa área ganhou um novo papel nas empresas e vem tendo seu valor reconhecido.

Afinal, a função da contabilidade é fornecer informações estratégicas e ajudar o empreendedor a tomar decisões melhores — e não apenas manter as obrigações em dia.

Com a transformação digital,  escritórios passaram a oferecer seus serviços em sistemas 100% online, facilitando a vida do empresário e mostrando que a contabilidade pode ser simples, útil e inteligente. 

Hoje, você não precisa mais ir até um escritório de contabilidade ou lidar com papelada para pagar seus impostos, gerenciar a folha de pagamento, conferir o extrato bancário, entregar obrigações ao governo, acessar relatórios, entre outras tarefas contábeis. 

Tudo isso pode ser feito pela internet, a qualquer hora e lugar, graças à evolução da contabilidade online. 

Panorama da contabilidade online no Brasil e no mundo

Todo empreendedor quer saber como fazer contabilidade online, e essa tendência global chegou com força ao Brasil. 

Segundo o relatório The Practice of Now 2019, publicado pela Sage, 90% dos contadores do mundo todo concordam que há uma revolução digital em curso que está mudando a forma de fazer contabilidade. 

Eles também afirmam que os meios tradicionais dos escritórios contábeis não são mais suficientes para manter a competitividade no mercado e atender às novas exigências das empresas.

Ao mesmo tempo, 56% dizem que a tecnologia aumentou sua produtividade, enquanto 58% das empresas contábeis afirmam ter investido em soluções digitais para manter sua base de clientes. 

Além disso, no relatório anterior, 67% dos contadores já haviam confirmado que preferem os serviços de contabilidade na nuvem — dados contábeis 100% online, armazenados em servidores externos e acessíveis a qualquer hora e lugar. 

Essas mudanças são claras no mercado global e revelam uma nova era da contabilidade: muito mais conectada, ágil e flexível, como demandam as novas dinâmicas das empresas. 

No Brasil, os avanços são um pouco mais modestos, embora o caminho seja o mesmo. 

De acordo com uma pesquisa realizada pela empresa de software Capterra em parceria com a consultoria Gartner, publicada na Revista PEGN em 2019, seis em cada dez PMEs brasileiras ainda usam o Microsoft Excel e outros programas de planilhas para fazer sua gestão contábil.

Surpreendentemente, 15% afirmaram que ainda utilizam papel e caneta para manter as contas em dia.

Enquanto isso, 25% dessas PMEs já adotaram um software ou solução online para a contabilidade.

Para efeitos de comparação, entre 60% e 40% das pequenas empresas já digitalizaram a gestão contábil em países como Holanda e Reino Unido.

Apesar do aparente atraso no Brasil, a pesquisa também traz boas notícias: nove em cada dez entrevistados que ainda usam planilhas e papel pretendem investir em uma solução digital nos próximos seis a doze meses. 

Ou seja: a tecnologia demorou para chegar à área de contabilidade das empresas brasileiras, mas é um destino inevitável

Como fazer contabilidade online é vantajoso: 8 provas

Depois de entender como fazer contabilidade online, você terá inúmeras vantagens em relação aos serviços tradicionais. 

Veja algumas provas de que vale a pena migrar para o digital.

1. Acesso 24/7 aos dados financeiros e contábeis

A contabilidade online, ao contrário do escritório tradicional, disponibiliza os dados contábeis e financeiros da sua empresa em um sistema que funciona 24 horas por dia, 7 dias por semana. 

Dessa forma, você não precisa mais solicitar documentos ou ligar para o contador toda vez que precisa acessar uma informação — basta usar seu computador, tablet ou celular para consultar o sistema a qualquer hora e lugar.

Para a empresa, isso significa ter mais independência e autonomia para acessar seus dados e entender melhor sua situação. 

2. Gestão de documentos 100% digital

Acabar com a papelada é o primeiro passo da transformação digital em qualquer área — e não é diferente com a contabilidade.

Ao fazer sua contabilidade online, você terá todos os documentos importantes da empresa no formato digital, tais como guias de impostos, contrato social e contracheques. 

Os arquivos ficarão armazenados em diretórios seguros na nuvem, podendo ser visualizados, compartilhados e baixados a qualquer momento. 

Dessa forma, você não precisa mais ocupar espaço com arquivos de documentos físicos e tem muito mais controle e agilidade na gestão. 

3. Agilidade na tomada de decisão

Se uma das principais funções da contabilidade é fornecer informações para embasar sua tomada de decisão, nada melhor do que ter acesso permanente a esses dados.

Com a contabilidade online, você pode consultar imediatamente as informações necessárias para tomar decisões sobre o negócio, agilizando sua gestão e impulsionando o crescimento da empresa.

Por exemplo, basta acessar seus relatórios contábeis e financeiros para decidir sobre um possível investimento ou necessidade de crédito. 

4. Controle financeiro facilitado

A contabilidade online também oferece ferramentas úteis para o controle financeiro da sua empresa.

Você pode, por exemplo, acompanhar seu fluxo de caixa, fazer a conciliação bancária (conferir o extrato bancário com os registros do caixa) e analisar o desempenho financeiro de acordo com o histórico do negócio. 

5. Praticidade no pagamento de impostos

Uma das principais preocupações da contabilidade é manter a empresa em dia com os impostos

No serviço online, é muito mais fácil fazer os cálculos, emitir as guias e pagar os mais diversos tributos.

Isso porque muitos sistemas já contam com ferramentas para o cálculo automatizado dos impostos, e ainda enviam lembretes para que você nunca atrase um pagamento. 

6. Segurança e proteção dos dados

Ao pensar em como fazer contabilidade online, muitos empreendedores se preocupam com a segurança de seus dados em um sistema de terceiros. 

A boa notícia é que os escritórios contábeis digitais contam com sistemas seguros e criptografados, utilizando as tecnologias mais avançadas para proteger informações confidenciais. 

Além disso, seus dados estão muito mais seguros em um servidor externo confiável do que no próprio servidor da empresa, onde podem ocorrer incidentes como perda de dados, vazamentos e acesso não autorizado. 

7. Custo-benefício superior

Graças à tecnologia e à automação de tarefas, os escritórios de contabilidade online  conseguem oferecer um custo-benefício muito mais atrativo em seus serviços.

Em vários casos, você paga apenas uma mensalidade para ter acesso a um pacote completo de contabilidade, com todas as soluções necessárias e apoio de contadores. 

No fim das contas, sai muito mais barato ter um serviço online do que pagar os honorários do contador tradicional. 

8. Suporte online de contadores

Outra dúvida sobre como fazer contabilidade online é o receio de precisar da ajuda de um contador e não ter para quem recorrer. 

Felizmente, os escritórios contábeis online são formados por equipes de contadores experientes e oferecem suporte online por diversos canais, como chat, e-mail e telefone.

Ou seja: você sempre poderá contar com o apoio e consultoria de profissionais qualificados, mesmo a distância. 

Como fazer contabilidade online em 5 rotinas 

Se você quer saber como fazer contabilidade online na prática, precisa conhecer algumas funcionalidades das plataformas.

Veja quais serão suas rotinas no dia a dia da empresa.

1. Emitir notas fiscais

Uma das funções mais básicas da contabilidade online é a emissão de notas fiscais simplificada.

Em vez de utilizar emissores do governo ou terceirizados, você pode contar com uma ferramenta online na própria plataforma.

Para emitir os documentos eletrônicos, é só preencher as informações como destinatário, valor, produto ou serviço prestado e gerar na hora a nota fiscal

2. Pagar os impostos da empresa

Ao utilizar um sistema contábil online, você receberá suas guias para pagamentos de impostos prontas, calculadas a partir das suas notas fiscais do mês. 

Geralmente, essas guias são disponibilizadas com antecedência e você é informado por e-mail e notificações, para não correr o risco de perder o prazo.

Dessa forma, sua única tarefa será pagar os impostos como DAS, IRPJ, PIS, COFINS, CSLL e ISS sempre em dia. 

3. Gerenciar a folha de pagamento

As obrigações da folha de pagamento de funcionários e pró-labore também são solucionadas na contabilidade online.

Você só terá que enviar as informações mês a mês, tais como faltas, período de férias e horas extras. 

Assim, os contadores podem disponibilizar os recibos da folha e as guias para recolhimento dos impostos necessários. 

4. Gerar relatórios contábeis

Os relatórios contábeis são parte essencial da gestão de uma empresa, tais como livro diário, balancete, DRE (Demonstração do Resultado do Exercício), balanço patrimonial, entre outros. 

Ao conferir esses documentos, você tem uma visão ampla dos resultados financeiros e patrimoniais do seu negócio — daí a importância de consultar esses registros para manter a saúde financeira da empresa. 

Na contabilidade online, você só vai precisar importar o extrato bancário da conta da empresa uma vez ao mês para receber esses relatórios completos. 

Para quem ainda não tem conta jurídica, também é possível lançar manualmente os movimentos da empresa.

5. Entregar obrigações acessórias

Além de pagar seus impostos, você também precisa entregar as chamadas obrigações acessórias para ficar em dia com o governo.

Elas são chamadas de “acessórias” porque servem para confirmar o pagamento das obrigações principais, ou seja, têm função de apuração e fiscalização dos tributos.

As obrigações variam conforme o regime tributário da empresa (Simples Nacional, Lucro Real ou Lucro Presumido), e podem ser entregues de forma 100% digital pelos sistemas online. 

Alguns exemplos são a ECD (Escrituração Contábil Digital), DIRF (Declaração do Imposto sobre a Renda Retida na Fonte) e RAIS (Relação Anual de Informações Sociais). 

Contabilix: a melhor solução para fazer contabilidade online

Agora que você sabe como fazer contabilidade online, que tal trocar de contador e facilitar sua vida?

Com a Contabilix, você leva apenas 15 minutos por mês para resolver todas as questões contábeis, incluindo todas as vantagens e funcionalidades que você acabou de conhecer.

Para fazer sua migração, você só precisa informar seu CNPJ e autorizar o contato com seu contador atual — o resto fica por conta da nossa equipe.

Em até 48 horas, você se tornará cliente da Contabilix e poderá economizar com a contabilidade, agilizar suas rotinas e ter uma consultoria de excelência para o seu negócio. 

Com o nosso sistema, você receberá alertas pela plataforma e e-mails toda vez que suas guias e documentos estiverem disponíveis e terá total liberdade para acessar seus dados a qualquer hora e lugar, além de contar com o atendimento por telefone, chat e e-mail/ticket. 

E o melhor: você não paga nada para transferir sua empresa e ainda ganha um mês totalmente gratuito para testar a plataforma. 

Para saber se você pode migrar para a Contabilix, acesse nossa tabela de atividades atendidas e confira também as cidades em que atuamos.  

Viu como fazer contabilidade online é fácil e pode revolucionar seu negócio?Agora é com você: teste a plataforma e tenha uma relação mais moderna com sua empresa contábil.

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