Trocar de contador: como fazer e quando tomar essa decisão

Como trocar de contador e ter certeza de que o novo serviço é mais vantajoso para a sua empresa?

Essas são as dúvidas centrais que vamos responder neste post, para ajudar você a escolher a solução contábil ideal e melhorar os resultados do seu negócio. 

Afinal, não é fácil avaliar a qualidade desses serviços, em meio a tantos termos difíceis, números e relatórios.

Por isso, reunimos neste guia completo os principais sinais de que está na hora de trocar de contador para facilitar sua decisão.

Continue lendo e descubra como evoluir sua contabilidade.

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Posso trocar de contador?

Sim, a empresa pode trocar de contador sempre que entender que o serviço atual não atende mais às suas necessidades.

Para isso, o primeiro cuidado é verificar o contrato de prestação de serviços contábeis, especialmente pontos como prazo de aviso prévio, condições de encerramento, eventual multa rescisória e responsabilidades pendentes.

Depois, a rescisão deve ser formalizada por escrito, com definição da data de encerramento dos serviços e organização da entrega de documentos, acessos e informações ao novo contador.

Esse cuidado evita falhas na transição e reduz o risco de atrasos em obrigações fiscais, contábeis e trabalhistas.

Vantagens de trocar de contador

Já pensou em como a troca de contador pode impactar positivamente o seu negócio?

Se você enxerga o contador apenas como um responsável pela burocracia fiscal, é sinal de que não está aproveitando todo o potencial desse serviço.

O contador ideal deve ser um parceiro estratégico, orientando o crescimento do negócio. Se isso não acontece, talvez seja o momento de buscar um novo profissional.

Segundo uma pesquisa do Sebrae, 69% dos empresários nunca trocaram de contador, embora 97% utilizem apenas serviços básicos, como envio de obrigações fiscais e folha de pagamento.

No entanto, há uma ampla gama de serviços que podem ser explorados, como:

• Planejamento tributário
• Solução de dívidas
• Análises financeiras
• Apoio à gestão e ao crescimento do negócio.

Apesar de pouco utilizados, esses serviços podem trazer ótimos resultados para os empresários, melhorando as margens de lucro ou a competitividade do negócio.

O que é necessário para mudar de contador?

Antes de qualquer ação, é importante conferir o contrato de prestação dos serviços contábeis.

Nele, é preciso observar se existe alguma cláusula de multa por rescisão contratual antes do prazo estipulado.

Se houver essa determinação, verifique o período para o cancelamento e se a sua empresa pode ser multada pelo fim do contrato antes da data prevista.

A rescisão com o profissional que atualmente presta serviços é um dos principais fatores que devem ser observados para a troca do contador, já que pode gerar custos.

Se não houver multa, basta prosseguir com a nova contratação.

Como trocar de contador? Passo a passo

Pensando em mudar de contador?

Veja, abaixo, quais são os procedimentos para a transferência de contabilidade:

1. Verificação do contrato com o atual contador

Como vimos, essa fase é fundamental para a mudança, então, confira os prazos estabelecidos e possíveis multas de encerramento contratual.

2. Comunicação da rescisão do contrato

Em seguida, formalize a sua decisão pelo fim da prestação de serviços, comunicando o escritório atual.

É recomendado que seja enviado um comunicado por e-mail ou carta registrada. 

No informe, é importante que constem os dados da empresa, do contrato e data do fim da contratação.

3. Levantamento da situação da empresa e possíveis pendências

Agora, o contador e sua equipe já estão cientes sobre o encerramento dos serviços. 

Então, solicite todas as documentações e informações necessárias sobre o status da empresa.

A documentação cadastral, contábil, fiscal, trabalhista e societária da empresa deve ser devolvida ao empresário ou ao representante legal indicado por ele.

Essa entrega deve ser organizada no distrato ou na comunicação formal de encerramento, com definição dos documentos devolvidos, acessos transferidos e eventuais pendências identificadas.

Esse cuidado evita perda de informações importantes e reduz o risco de falhas no cumprimento das obrigações fiscais, contábeis e trabalhistas durante a transição.

4. Contratação do novo contador

Enquanto isso, o empresário deve formalizar a contratação do novo escritório contábil.

Nessa etapa, é necessário assinar um novo contrato de prestação de serviços contábeis, documento que define os serviços contratados, os honorários, as responsabilidades das partes e o início da responsabilidade técnica do novo contador.

Esse cuidado é importante porque a Resolução CFC nº 1.590/2020 estabelece a necessidade da formalização por escrito do contrato de prestação de serviços contábeis e do respectivo distrato quando a relação com o cliente é encerrada.

5. Transferência de informações entre contadores

Já com os documentos atualizados e o contrato assinado, informe todos os dados da empresa ao novo escritório.

É recomendado, além disso, o preenchimento de um termo de transferência de responsabilidade técnica.

Geralmente, são os próprios profissionais que trocam este documento entre si, sem que o contratante participe do processo. 

De qualquer forma, é importante acompanhar a etapa.

Por fim, verifique se todas as informações necessárias também foram transferidas entre os escritórios: logins e senhas de acesso a sistemas e serviços contábeis.

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Quanto custa para trocar de contador?

O processo de troca de contador em si dificilmente acarretará custos para o empreendedor, a menos que a rescisão do contrato tenha alguma cláusula que resulte em multa. 

Em casos menos comuns, pode haver cobranças também de honorários de transição e eventuais custos para regularização de pendências fiscais.

Mas, no geral, o custo envolvido é basicamente o dos honorários contábeis recorrentes a serem pagos ao novo contador. 

Contudo, para evitar surpresas, é essencial analisar previamente as condições contratuais vigentes e negociar possíveis valores de rescisão.

Outra dica é comparar as propostas de diferentes escritórios contábeis para garantir que o novo serviço ofereça o melhor custo-benefício.

8 sinais de que é hora de trocar de contador

Se você está em dúvida sobre como trocar de contador ou não sabe se é a hora certa, reunimos alguns critérios para ajudar na sua decisão.

Veja se você reconhece algum(ns) desses sinais na sua empresa.

1. Você está pagando muito e recebendo pouco

Se os seus custos com a contabilidade só aumentam e você não percebe novos benefícios nessa relação, talvez esteja na hora de mudar. 

Muitas vezes, você nem sabe direito o que está pagando ou sequer compreende os serviços que fazem parte do seu pacote.

Se o seu contador só está mantendo as obrigações da empresa em dia, saiba que isso não demanda tanto tempo e não justifica valores altos todo mês.

2. Você é cobrado toda vez que pede orientação

Se o contador ou empresa contábil está cobrando um valor extra por cada consulta mínima que você realiza, é provável que o serviço não valha a pena.

Nesse caso, você deve verificar quais são os serviços inclusos e como funcionam as contratações de consultoria à parte, lembrando que é fundamental ter o apoio do profissional contábil para orientar sua gestão. 

Se a função consultiva não é oferecida pela empresa ou profissional, é melhor trocar para um concorrente que dê mais atenção para o seu negócio.

3. Você não entende o que seu contador fala

Esse é um dos sinais clássicos de um serviço contábil mal-estruturado: você simplesmente não entende o que seu contador diz e as informações que ele apresenta.

Geralmente, esses profissionais só enviam relatórios e demonstrativos sem qualquer instrução para compreender os dados, ou se limitam a usar os jargões da profissão para conversar com o cliente.

Se isso estiver acontecendo, não pense duas vezes para trocar de profissional, pois o contador precisa falar sua língua para ser útil ao negócio.

4. Você ainda perde tempo com burocracia

Outro sinal de que o serviço contábil está ultrapassado é a necessidade de preencher formulários, enviar documentos físicos ou perder tempo com papelada em plena era digital.

Hoje, boa parte das tarefas da contabilidade já são automatizadas e você pode trocar a maioria das informações e documentos online, sem a necessidade de atendimento presencial ou leva e traz de papéis.

5. Você precisa marcar hora para ser atendido no escritório

Se qualquer dúvida ou questão de contabilidade exige uma visita com hora marcada no escritório, é sinal de que o contador não está acompanhando a evolução da área.

Afinal, os contadores modernos já usam e-mail, chat e WhatsApp, ou, no mínimo, tiram suas dúvidas por telefone quando necessário.

Então, se é tão difícil conversar com o seu contador, é melhor trocar para um serviço que esteja disponível sempre que você precisar. 

6. Seu contador mal conhece seu negócio

Como vimos acima, o contador tem um papel essencial como aliado da sua empresa, e deve conhecê-la tão bem quanto você — ou melhor do que você. 

Se a empresa ou profissional atual mal conhecem seu negócio, ou nunca sugeriram qualquer melhoria, não vale a pena continuar a parceria.

Afinal, você pode procurar um atendimento que dê conta da sua contabilidade e ainda sirva para melhorar seu negócio.

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7. Frequência de erros em obrigações fiscais e contábeis

Se a sua empresa tem enfrentado problemas frequentes com atrasos em declarações fiscais, cálculos incorretos de impostos ou erros em relatórios contábeis, talvez seja o momento de trocar de contador.

A recorrência desses problemas pode resultar em multas, juros e até mesmo complicações com órgãos fiscais.

Um contador eficiente deve garantir que todas as obrigações estejam em conformidade com as normas legais, evitando riscos desnecessários para o seu negócio.

Ao trocar de contador, portanto, busque um profissional que ofereça um serviço de qualidade e uma comunicação transparente sobre prazos e exigências.

8. Falta de proatividade na identificação de oportunidades fiscais

A contabilidade vai além do cumprimento das obrigações fiscais: deve atuar de forma estratégica, buscando oportunidades para reduzir custos e melhorar a saúde financeira da sua empresa.

Se o seu contador não sugere alternativas para otimizar a tributação, acessar benefícios fiscais ou melhorar a gestão financeira, pode ser um indício de que você precisa buscar um serviço mais proativo.

Ao trocar de contador, prefira escritórios que ofereçam soluções personalizadas, com foco na elaboração de um planejamento tributário eficiente e alinhado às necessidades do seu negócio.

Mais dicas para escolher um bom escritório ao trocar de contador

Escolher um novo contador requer atenção a alguns critérios fundamentais para garantir que a sua empresa esteja em boas mãos.

Antes de tomar a decisão, avalie os seguintes pontos:

• Experiência e especialização: dê preferência a escritórios com experiência no seu segmento de mercado e que conheçam as particularidades do seu nicho
• Reputação no mercado: pesquise opiniões de outros clientes e verifique a reputação do contador em sites especializados e redes sociais
• Transparência nos serviços: certifique-se de que todos os serviços oferecidos estão detalhados em contrato, evitando custos ocultos
• Tecnologia e inovação: um bom contador deve utilizar ferramentas modernas de gestão contábil para facilitar o acompanhamento das suas finanças em tempo real
• Disponibilidade de atendimento: priorize escritórios que oferecem canais de comunicação ágeis e eficazes, como chat online e atendimento via WhatsApp.

Seguindo essas dicas, você terá mais segurança para trocar de contador e encontrar um parceiro contábil mais alinhado a suas necessidades empresariais.

Qual é o melhor momento para trocar de contador?

O melhor momento para trocar de contador costuma ser logo após o fechamento de uma competência mensal, quando impostos, folha de pagamento, notas fiscais e obrigações acessórias daquele período já foram apurados ou encaminhados.

Essa escolha facilita a definição de uma data de corte, que é o marco usado para separar o que ainda fica sob responsabilidade do contador antigo e o que passa a ser acompanhado pelo novo escritório.

A troca fica mais segura quando o empresário consegue responder a três perguntas antes da migração: quais obrigações já foram entregues, quais guias ainda precisam ser pagas e quais pendências continuam em aberto.

Quando existe urgência por falhas graves, falta de atendimento ou risco de multas, a empresa não precisa esperar o fim do ano ou do mês para trocar de contador.

Nesses casos, o ideal é iniciar a migração com um diagnóstico da situação fiscal, contábil e trabalhista da empresa, para que o novo escritório assuma o serviço com clareza sobre o histórico e as pendências existentes.

Como trocar de contador e adotar a contabilidade online

Se você se identificou com os sinais acima, mas ainda não sabe como trocar de contador, temos uma sugestão: adotar a contabilidade online.

Basicamente, é a contabilidade clássica, mas transportada para o meio digital, com a maior parte das tarefas automatizadas e acesso aos seus dados em tempo real.

Ou seja: um escritório virtual que se adapta ao seu tempo e às necessidades, com serviços sob medida para a sua empresa.

Ao utilizar esse serviço, você visualiza todas as questões contábeis do negócio em um painel online, onde também consegue gerar relatórios, baixar documentos, emitir guias de pagamento de impostos e muito mais. 

E claro: terá um contador sempre disponível para atendê-lo online e tirar qualquer dúvida.

Já vamos explicar melhor como você pode fazer essa transição da contabilidade offline para online.

Antes, vamos às vantagens da troca.

10 vantagens do modelo de contabilidade online para seu negócio

O modelo de contabilidade online traz pelo menos 10 grandes vantagens para as empresas:

1. Praticidade: para acompanhar e compreender as atividades da empresa e seu cenário contábil em tempo real
2. Informações centralizadas: todos os dados e calendários em uma só plataforma
3. Otimização de tempo: na hora de buscar documentos e informações importantes
4. Fácil acesso: o acesso à plataforma, por ser online, pode ser feito através de qualquer dispositivo e a qualquer hora
5. Emissão facilitada de NF: as emissões de notas fiscais eletrônicas costumam ser feitas através da mesma plataforma, o que facilita no dia a dia
6. Agilidade: consequentemente, com as emissões de NF-e facilitadas, a agilidade é notada em todos os pagamentos e faturamentos
7. Automatização: que facilita na organização dos dados e permite que os profissionais possam focar na parte mais estratégica
8. Consultoria tributária: suporte não só na parte contábil, mas também na abertura de empresa e nas questões relacionadas às responsabilidades e aos enquadramentos tributários
9. Atendimento eficiente: mesmo sendo online, até mesmo por isso, a conversa flui mais rapidamente através de um chat, e-mail ou contato telefônico
10. Decisões mais assertivas: com os dados completos à disposição, as análises e tomadas de decisões se tornam muito mais precisas.

Como trocar de contador com a Contabilix

É fácil entender como trocar de contador com o sistema da Contabilix: uma plataforma de contabilidade online focada na redução de custos da sua empresa.

Com essa solução, você pode economizar até 80% dos custos com a contabilidade e ganhar muito mais praticidade, rapidez e eficiência na prestação de serviços. 

Veja quais serviços estão inclusos na mensalidade:

• Todas as obrigações legais com a Receita Federal, Estado e Prefeitura
• Cálculo e emissão das guias de impostos
• Entrega das obrigações anuais aplicáveis à empresa (ECF ou DEFIS)
• Relatórios contábeis: DRE, balanço patrimonial, balancete, livro caixa, etc.
• Obrigações acessórias aplicáveis conforme o regime tributário e a atividade da empresa, como DCTFWeb, MIT, eSocial, EFD-Reinf e escriturações do SPED.
• Emissão de notas fiscais eletrônicas pela plataforma
• Atendimento dedicado via central de ajuda, chat e telefone
• Assessoria completa nas áreas: trabalhista, societária, contábil e fiscal.

Para completar, você ainda pode contratar serviços extras como consultoria personalizada para o seu negócio, alteração contratual, certidões negativas e muito mais.

E o melhor é que o processo de troca é muito simples, e pode ser feito em apenas três passos:

• Informe seu CNPJ para que o sistema confirme a compatibilidade da sua empresa com o serviço
• Autorize o contato com seu contador atual, para que nossos contadores solicitem as informações necessárias para a migração
• Fique tranquilo e deixe o resto com a gente, com direito a um mês grátis.

Viu como trocar de contador pode ser uma ótima oportunidade de evoluir?

Se tiver qualquer dúvida, lembre que estamos aqui para ajudar você e sua empresa.

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Dúvidas frequentes sobre trocar de contador

Confira as respostas para algumas das perguntas mais comuns sobre o processo de troca de escritório de contabilidade.

Posso trocar de contador no meio do mês?

Sim, a empresa consegue trocar de contador no meio do mês, desde que a data de encerramento do serviço anterior e o início da nova responsabilidade técnica sejam definidos com clareza. O cuidado principal é evitar que obrigações da mesma competência fiquem sem responsável ou sejam feitas em duplicidade.

Preciso avisar a Receita Federal ao trocar de contador?

Em geral, a empresa não precisa fazer uma comunicação simples à Receita Federal apenas porque trocou de contador. O que precisa ser ajustado são procurações eletrônicas, acessos ao e-CAC e autorizações concedidas ao escritório antigo, quando existirem.

O contador antigo pode cobrar multa pela rescisão?

A cobrança de multa depende do que foi previsto no contrato de prestação de serviços contábeis. Por isso, antes de encerrar a contratação, o empresário deve revisar cláusulas sobre prazo de permanência, aviso prévio, rescisão antecipada e honorários pendentes.

O contador antigo é obrigado a entregar os documentos da empresa?

Sim, os documentos da empresa devem ser devolvidos ao empresário ou ao novo responsável indicado por ele. A formalização dessa entrega deve constar no distrato ou no processo de transferência de responsabilidade técnica, conforme as regras aplicáveis à relação entre cliente e profissional contábil.

Posso trocar de contador mesmo com impostos em atraso?

Sim, a existência de impostos em atraso não impede a troca de contador. No entanto, esses débitos precisam ser mapeados antes ou durante a migração, para que o novo escritório saiba quais guias estão vencidas, quais parcelamentos existem e quais riscos fiscais exigem prioridade.

Quem responde por erros do contador antigo?

A responsabilidade depende do período em que o erro ocorreu, do contrato firmado, da documentação disponível e da conduta de cada parte. Por isso, a data de corte da troca é tão importante, pois ajuda a separar as obrigações assumidas pelo contador anterior daquelas que passam a ser acompanhadas pelo novo escritório.

Quanto tempo leva para trocar de contador?

O prazo varia conforme a organização dos documentos, a existência de pendências, o porte da empresa e o nível de cooperação do escritório anterior. Quando a empresa já tem contrato, acessos, declarações, guias e relatórios organizados, a transição tende a ser bem mais rápida.

Preciso trocar o certificado digital?

Nem sempre é necessário trocar o certificado digital, especialmente quando ele está em nome da empresa e sob controle do empresário. O que deve ser revisado é quem tem acesso ao certificado, às senhas, às procurações digitais, ao portal da prefeitura, à SEFAZ e aos sistemas de emissão de notas fiscais.

O novo contador corrige pendências antigas?

O novo contador consegue identificar e orientar a regularização de pendências antigas, mas esse trabalho nem sempre está incluído na mensalidade padrão. Antes da contratação, vale confirmar se o novo escritório fará um diagnóstico inicial, quais pendências serão corrigidas e se haverá cobrança específica por regularizações de períodos anteriores.