Quer saber como emitir nota fiscal eletrônica passo a passo e agilizar essa tarefa no seu negócio?
O processo leva poucos minutos e é fundamental para manter sua empresa regular e seus impostos em dia.
Afinal, todo negócio deve emitir notas fiscais para registrar as vendas de produtos e serviços — do contrário, pode ser acusado de sonegação fiscal.
A seguir, você vai entender como emitir nota fiscal eletrônica passo a passo sem dificuldades e com o apoio da tecnologia.
Continue lendo e domine mais essa função na sua empresa.
Como emitir nota fiscal eletrônica passo a passo: você precisa saber
Aprender como emitir nota fiscal eletrônica passo a passo é indispensável para qualquer empreendedor.
Afinal, essa é uma das atividades essenciais na rotina de um negócio, que costuma ser realizada pelo próprio dono quando se trata de micro e pequenas empresas.
Basicamente, a nota fiscal é um documento que registra oficialmente uma venda de produto ou prestação de serviços.
É a partir dela que o governo fiscaliza as atividades comerciais das organizações e recolhe os impostos devidos como ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços) e ISS (Imposto Sobre Serviços).
Logo, toda empresa é obrigada a emiti-la em cada transação (com exceção do MEI, quando não vende para pessoa jurídica) — do contrário, a ausência do documento pode incorrer em sonegação fiscal.
Felizmente, esse processo ficou ainda mais simples com a criação da nota fiscal eletrônica, que vem substituindo os antigos talões e facilitando a vida do empreendedor.
Importância de emitir nota fiscal eletrônica
Saber como emitir nota fiscal eletrônica é um prerrequisito para vender qualquer produto ou serviço no Brasil.
Para a empresa, a emissão é obrigatória para regularizar as atividades perante a lei e ficar em dia com os impostos, além de servir como um instrumento de controle de vendas.
Ao consultar as notas fiscais emitidas, você sabe exatamente quanto faturou e quanto pagou de tributos, por exemplo.
Além disso, toda empresa precisa guardar esses documentos para comprovar sua regularidade em caso de solicitações ou auditorias da Receita Federal.
Já para o cliente, a nota fiscal serve como um comprovante da compra, que pode ser útil para solicitar uma troca, devolver o produto ou acionar a garantia, por exemplo.
Com a versão eletrônica, o governo também consegue fiscalizar o mercado com mais eficiência e promover mudanças para melhorar o ambiente de negócios.
Principais tipos de nota fiscal eletrônica
Antes de aprender como emitir nota fiscal eletrônica passo a passo, é importante conhecer os diferentes tipos de documentos existentes.
Confira os principais:
Nota fiscal eletrônica (NF-e)
A nota fiscal eletrônica (NF-e) é emitida por empresas do comércio para registrar a venda de produtos.
Ela garante o recolhimento do ICMS, que é o principal imposto cobrado pelo estados brasileiros.
Nota fiscal de serviços eletrônica (NFS-e)
A nota fiscal de serviços eletrônica (NFS-e) é emitida a cada prestação de serviços realizada pela empresa.
Nesse caso, o imposto recolhido é o ISS, que é de competência municipal.
Nota fiscal do consumidor eletrônica (NFC-e)
A nota fiscal do consumidor eletrônica (NFC-e) é utilizada para registrar a venda direta de produtos e serviços ao consumidor.
Por isso, é mais utilizada no varejo, e tem a função de substituir o cupom fiscal como comprovante de venda.
Como emitir nota fiscal eletrônica passo a passo
É simples entender como emitir nota fiscal eletrônica passo a passo, pois são poucas etapas e tudo pode ser feito online.
Siga os passos abaixo e emita as suas facilmente.
1. Verifique qual nota você deve emitir
O primeiro passo para emitir nota fiscal eletrônica é descobrir qual tipo de nota se encaixa nas atividades da sua empresa.
Como vimos, a NF-e é para produtos, a NFS-e para serviços e a NFC-e para vendas diretas ao consumidor no varejo.
Dependendo das suas atividades, você pode ter que emitir um ou mais tipos e seguir processos diferentes.
2. Faça seu cadastro no governo
Para emitir qualquer tipo de nota fiscal eletrônica, você precisa estar credenciado nos órgãos competentes da sua cidade ou estado, dependendo da sua atividade.
Se você precisa emitir a NF-e, deverá realizar o cadastro na Secretaria da Fazenda do Estado (SEFAZ).
Agora, se precisa emitir NFS-e, deverá fazer o cadastro na Prefeitura do seu município.
Geralmente, o cadastro pode ser feito online e são exigidos documentos como contrato social da empresa e CPF/RG do responsável.
Mas, como a legislação varia em cada cidade e estado, você deve consultar seu contador para saber quais são os procedimentos.
Ao final do processo, você receberá uma senha para acessar o sistema de geração de notas.
3. Adquira um certificado digital
Na maioria dos casos, é preciso utilizar um certificado digital para garantir a validade jurídica das notas fiscais eletrônicas.
Esse documento eletrônico funciona como uma assinatura digital, permitindo que você acesse os sistemas do governo e garanta a autenticidade das transações online.
Você pode adquirir seu certificado digital junto às Autoridades Certificadoras credenciadas pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), como a Caixa Econômica Federal, Serasa Experian, Receita Federal e SERPRO.
No mercado, você vai encontrar opções como e-CNPJ e NF-e (ambos servem para emitir notas fiscais eletrônicas).
Lembrando que empresas de serviço não são obrigadas a utilizar o certificado para emitir NFS-e (podem usar a Senha Web) — o uso é obrigatório para emissão de NF-e.
4. Adquira um software emissor
Para emitir nota fiscal eletrônica passo a passo, você vai precisar de um software emissor.
Ele pode ser gratuito, como a versão oferecida pela Sefaz, ou uma versão própria adquirida pela empresa.
A diferença é que os emissores oferecidos por empresas de contabilidade online e sistemas de gestão são mais completos e inteligentes, enquanto a versão gratuita é mais limitada.
Além disso, o emissor próprio tem a comodidade da integração com o sistema de gestão contábil do seu negócio, agilizando as rotinas e reduzindo o tempo gasto nas tarefas.
5. Emita suas notas fiscais
Com o acesso liberado ao sistema do governo e seu emissor, você já pode começar a emitir nota fiscal eletrônica imediatamente.
Para isso, basta usar o botão “Emitir NF-e/NFS-e” ou função semelhante no seu software e preencher as informações do cliente e da venda.
Geralmente, estes são os dados solicitados:
- Nome/Razão social, CPF/CNPJ, endereço, e-mail e telefone do comprador do produto ou tomador de serviços
- Data da emissão (competência)
- Natureza da operação (tributação no município ou fora, isenção, exigibilidade suspensa, etc.) e local da transação
- Código da atividade da empresa
- Valor da transação e de eventuais seguros, fretes, descontos e outras despesas
- Impostos como ICMS e ISS
- Dados do transportador, se houver
- Quantidade, preço e porcentagem de tributos dos produtos ou serviços
- Descrição detalhada dos produtos ou serviços.
O próprio software deverá fazer o cálculo do valor final da nota, que será emitida com uma chave de acesso e número único para consultas posteriores.
Emita nota fiscal eletrônica passo a passo na plataforma da Contabilix
Agora que você sabe como emitir nota fiscal eletrônica passo a passo, já pode aproveitar todas as facilidades de um emissor próprio.
Na plataforma de contabilidade online da Contabilix, você conta com um emissor de nota fiscal exclusivo dentro da área de cliente.
A função é muito simples de usar: basta preencher as informações do documento e clicar em “Emitir Nota”.
A vantagem é que suas notas fiscais já ficam armazenadas no sistema e servem como base para o cálculo mensal dos seus impostos.
Depois, você consegue imprimir suas guias de impostos no mesmo sistema, e ainda pode fechar sua folha de pagamento, enviar as obrigações ao governo e ter acesso aos relatórios gerenciais do seu negócio.
Tudo isso com a praticidade de um sistema 100% online, pensado para facilitar o dia a dia do empreendedor.
Viu como emitir nota fiscal eletrônica passo a passo é simples?Se você quer otimizar ao máximo essa função, experimente trocar de contador.
