Certificado digital para emissão de nota fiscal eletrônica: como fazer

O certificado digital para emissão de nota fiscal eletrônica é a solução para ficar em dia com o Fisco sem enfrentar burocracia.

Com esse documento eletrônico, você pode emitir a NF-e e NFS-e e assinar outros documentos fiscais pela internet, com total segurança e tranquilidade.

Além disso, existem outros certificados que facilitam trâmites com o governo e validam suas transações virtuais — tudo para facilitar sua vida e a gestão da sua empresa.

Neste artigo, vamos explicar tudo sobre o certificado digital para emissão de nota fiscal eletrônica.

Siga a leitura e veja por que vale a pena ter o seu. 

Certificado digital para emissão de nota fiscal eletrônica: o que é?

O certificado digital para emissão de nota fiscal eletrônica é uma identidade digital da pessoa jurídica ou pessoa física que garante a autenticidade das transações online.

Com ele, você consegue emitir notas fiscais, assinar documentos online e facilitar os trâmites burocráticos com o governo, entre outras conveniências.

No Brasil, esse documento eletrônico é emitido por Autoridades Certificadoras credenciadas  pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP-Brasil, como a Caixa Econômica Federal, Serasa Experian, Receita Federal e SERPRO.

Estas são algumas funções que você pode realizar com um certificado digital, além da emissão de NF-e:

• Assinar e enviar documentos digitais
• Realizar transações bancárias online com segurança
• Emitir passaportes, carteiras de habilitação e diplomas universitários
• Assinar escriturações contábeis e fiscais 
• Enviar declarações de imposto de renda à Receita
• Prestar informações no sistema eSOcial e SPED
• Fazer login em ambientes restritos com garantia de autenticidade.

Logo, o documento traz mais praticidade e segurança para qualquer atividade online, além de desburocratizar processos e economizar tempo de empresas e pessoas. 

Por que ter um certificado digital para emissão de nota fiscal eletrônica?

Cada vez mais empresas adotam o certificado digital para emissão de nota fiscal eletrônica e outras funções que agilizam processos e poupam tempo e esforço. 

Afinal, boa parte dos serviços públicos já estão digitalizados e a infraestrutura brasileira de TI está se consolidando, levando as pessoas e organizações a resolver todas as obrigações online. 

Dessa forma, não precisam mais lidar com papelada ou idas ao cartório para acessar serviços fiscais, fazer transações comerciais, regularizar o negócio e emitir documentos. 

De acordo com o Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI), o Brasil bateu seu recorde de emissões de certificados digitais em janeiro de 2020: foram emitidos mais de 500 mil documentos, com um crescimento de 17% em relação ao mesmo mês de 2019.

Atualmente, são mais de 8,9 milhões de certificados digitais ativos no país, e esse número tende a aumentar com o avanço da transformação digital.

A projeção é que o mercado de certificação digital cresça 15% em 2020, totalizando mais de 6,3 milhões de novos certificados. 

Hoje, esses documentos são utilizados principalmente para acessar as áreas restritas do site da Receita Federal, assinar documentos fiscais e acessar o Sistema de Pagamentos Brasileiros (SPB).

No entanto, a tendência é que o uso dos certificados se expanda para outras aplicações, especialmente no setor financeiro e para atender às novas exigências da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).

Ou seja: as empresas que quiserem acompanhar a modernização e digitalização da economia precisam garantir seu certificado digital para emissão de nota fiscal eletrônica. 

O certificado digital é obrigatório para emissão de nota fiscal eletrônica?

A obrigatoriedade do certificado digital para emissão de nota fiscal eletrônica depende do regime tributário e atividade da empresa. 

No caso da Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e), a maioria das prefeituras do país exige o documento para empresas enquadradas nos regimes de Lucro Presumido e Lucro Real.

Logo, os prestadores de serviços optantes pelo Simples Nacional não são obrigados a utilizar o certificado digital para emitir suas notas fiscais, podendo optar entre o acesso via certificado ou Senha Web fornecida pela prefeitura. 

Já no caso da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), referente à venda de produtos, o uso do certificado digital é obrigatório. 

Isso porque essa nota é transmitida diretamente à Secretaria da Fazenda (SEFAZ) pelas empresas da indústria e do comércio. 

Tipos de certificado digital disponíveis

Ao buscar um certificado digital para emissão de nota fiscal eletrônica, você vai notar que existem vários tipos e versões diferentes do documento no mercado.

Em relação à tecnologia utilizada, existem dois tipos principais:

• Certificado A1: tem validade de 1 ano e oferece a vantagem de ser um arquivo digital, que pode ser instalado em várias máquinas e acessado de qualquer dispositivo, além ser integrado à NF-e e exigir a senha uma única vez
• Certificado A3: possui validade entre 1 e 5 anos e é comercializado na forma de um dispositivo móvel (cartão, token ou pen drive), podendo ser usado em apenas um computador por vez, além de exigir a senha em cada acesso.

Atualmente, já existem certificados na nuvem e específicos para dispositivos móveis como celulares e tablets.

Além disso, é importante diferenciar as versões e finalidades dos certificados mais comuns:

• e-CPF: versão digital do CPF usada para acessar serviços públicos como o eSOcial, e-CAC (Centro Virtual de Atendimento ao Contribuinte) e Receitanet
• e-CNPJ: versão digital do CNPJ usada para acessar os sistemas públicos como e-CAC, Receitanet e emissores de documentos (pode ser usado para emitir NF-e, apesar de não ser específico para esse fim)
• NF-e: é destinado especificamente à emissão de notas fiscais eletrônicas, obtenção do GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos), emissão de DANFE (Documento Auxiliar na Nota Fiscal Eletrônica), entre outros serviços fiscais.

Logo, o certificado do tipo NF-e é o ideal para quem precisa emitir os seguintes documentos fiscais:

• Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)
• Nota Fiscal Avulsa Eletrônica (NFA-e)
• Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e)
• Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e).

No caso, o A1 é o formato mais prático, pois dispensa o uso de mídias físicas. 

Como fazer certificado digital para emissão de nota fiscal eletrônica

Agora que você entendeu a importância de ter um certificado digital para emissão de nota fiscal eletrônica, está na hora de adquirir o seu. 

Siga os passos abaixo para acertar na compra.

1. Escolha uma Autoridade Certificadora (AC)

O primeiro passo para obter seu certificado digital é escolher uma das Autoridades Certificadoras que comercializam os documentos.

No site da ICP-Brasil, há uma lista completa e atualizada, contendo nomes como Caixa Econômica Federal, Serasa Experian, Certisign, Casa de Moeda, etc. 

2. Selecione o certificado indicado para notas fiscais 

Depois de escolher a Autoridade Certificadora, você terá diversas opções de certificados digitais no catálogo e deverá selecionar a mais indicada para emitir notas fiscais eletrônicas.

Na maioria das empresas, você encontrará o documento na seção para empresas com o termo “NF-e” na nomenclatura, ou poderá optar pelo e-CNPJ.

Antes de comprar, decida se você prefere um tipo A1 (arquivo instalado no computador), A3 (dispositivo móvel) ou opções móveis e na nuvem. 

3. Providencie a documentação

Para adquirir o certificado digital para emissão de nota fiscal eletrônica, você terá que apresentar alguns documentos básicos.

São eles:

• Documento de constituição da empresa (estatuto, contrato social ou requerimento de empresário)
• Alteração contratual, se houver, devidamente registrada nos órgãos competentes
• Documentos de eleição da diretoria vigente (quando aplicável)
• Documentos pessoais dos representantes legais
• Cartão do CNPJ impresso.

Dependendo do tipo da empresa, serão solicitados outros documentos como estatuto social, Certificado do MEI e ato constitutivo.

4. Compre o certificado e agende a validação

O preço do certificado digital para NF-e começa em cerca de R$ 250,00 no tipo mais simples (com validade de 12 meses) e ultrapassa os R$ 1.000,00 nas versões mais completas (para servidores, por exemplo). 

Depois de adquirir o seu, será necessário agendar uma validação presencial e comparecer ao local indicado para apresentar a documentação, cadastrar dados biométricos e assinar alguns termos.

Esse passo é fundamental para garantir a segurança e autenticidade do documento eletrônico.

5. Aguarde a entrega ou retire o certificado

Depois de fazer sua validação presencial, o certificado digital para emitir notas fiscais ficará disponível em algumas horas ou dias, dependendo do tipo e da empresa escolhidos. 

Se você comprar um certificado do tipo A1, por exemplo receberá um link para baixar o arquivo do documento diretamente no seu e-mail.

Agora, se for um tipo A3 com mídia física, você tem a opção de retirar o dispositivo no local da validação. 

Certificado digital como passaporte para a contabilidade online

Ao adquirir seu certificado digital para emissão de nota fiscal eletrônica, considere também um e-CNPJ para concluir a transição digital da sua empresa.

Com o e-CNPJ tipo A1, você já pode aderir aos serviços de contabilidade online como a Contabilix, que agilizam suas rotinas contábeis e aliviam os custos nessa área. 

Assim, além de emitir suas notas fiscais online, você também poderá cumprir todas as obrigações da sua empresa pela internet e ainda melhorar sua gestão financeira. 

Além disso, o processo é muito simples: você pode trocar de contador agora mesmo informando o CNPJ e contato da empresa atual, e ainda pode aproveitar um mês grátis da plataforma.

E então, tirou suas dúvidas sobre o certificado digital para emissão de nota fiscal eletrônica? Agora é só escolher o seu e deixar para trás a burocracia do mundo offline.