O que é Danfe, para que serve e como emitir online

O que é Danfe

É fácil identificar o que é Danfe quando recebemos a encomenda de algum produto comprado pela internet.

Anexado à mercadoria, vem um documento impresso contendo um código de barras e diversas informações relacionadas à compra. 

Mas se você está à frente de uma empresa, é preciso dominar o assunto.

Quer saber tudo sobre o que é Danfe, para que serve e qual a diferença para a nota fiscal

Não deixe de ler este artigo até o final.

O que é Danfe?

Danfe é a sigla para Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica

Tem esse nome porque representa graficamente, em versão impressa, a NF-e durante o trânsito de mercadorias, oferecendo informações relevantes sobre a operação.

Por meio do Danfe é possível descobrir quem é o vendedor do produto, quem é o comprador, qual o valor da transação, qual empresa fez o transporte, etc. 

Trata-se de um documento obrigatório que deve acompanhar tanto as mercadorias negociadas entre empresas quanto as destinadas ao consumidor final

Além da circulação de bens dentro de um mesmo estado, o Danfe é aceito também em operações interestaduais e até de exportação. 

O documento tem layout padronizado conforme o Manual de Integração – Contribuinte, pode ser impresso em folha A4 e em qualquer tipo de papel, exceto papel jornal. 

Como o Danfe é uma representação da Nota Fiscal Eletrônica e tem como função principal acompanhar a mercadoria durante seu trajeto, na maioria dos casos não é obrigatório arquivá-lo.

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Para que serve o Danfe?

Esclarecido o que é Danfe, vamos entender a sua finalidade.

A essa altura, pode ser que você esteja se perguntando: qual a necessidade de mais um documento impresso se já existe uma nota fiscal emitida eletronicamente?

A resposta é simples: facilitar a fiscalização

Por meio do Danfe, fiscais do governo, em eventuais operações, têm acesso rápido aos dados necessários para verificar se determinado produto tem origem lícita ou não

Além de ajudar no combate ao crime de contrabando, receptação e outros do gênero, o Danfe evita também a sonegação fiscal.

O mesmo procedimento pode adotar o cliente que, de posse dos dados do documento, consegue checar a procedência do produto no Portal Nacional da NF-e.

Para o vendedor da mercadoria, o Danfe também pode ser usado para documentar formalmente o recebimento da encomenda por meio do canhoto assinado pelo cliente. 

Qual a diferença entre Danfe e nota fiscal?

O que é Danfe, a gente já sabe: é uma representação impressa e resumida da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) que acompanha, obrigatoriamente, a circulação de mercadorias.

Mas qual a diferença para a nota fiscal

É o que vamos ver a seguir, conhecendo as características do Danfe.

Características do Danfe

Apesar de útil, o Danfe não possui a mesma validade jurídica da NF-e. 

Um cliente insatisfeito com alguma compra, por exemplo, não pode usá-lo para solicitar a troca ou o reembolso. 

Da mesma forma, a empresa não pode se valer do documento auxiliar para declarar aos órgãos competentes suas atividades comerciais. 

A função do Danfe, portanto, é operacional. 

Seu objetivo é facilitar a fiscalização e toda a logística de transporte de mercadorias, principalmente das empresas de e-commerce.

Características da NF-e

A NF-e, por outro lado, é o documento com validade jurídica que comprova perante o Fisco em que condições ocorreu a venda de determinada mercadoria. 

Criada em 2006 para substituir as antigas notas fiscais em papel, a NF-e deve ser arquivada por um período mínimo de cinco anos. 

Portanto, embora o Danfe complemente a NF-e, são documentos diferentes, com objetivos e relevâncias diferentes.

Vale ressaltar que, além da NF-e, existem outros tipos de notas fiscais, como:

  • Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e), emitida para comprovar a prestação de serviços 
  • Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e), muito usada em supermercados e lojas de conveniência.

Quais são as informações do Danfe?

Se você sabe o que é Danfe, já percebeu que o documento segue um layout padronizado

Dependendo da quantidade de itens, ele pode até ser impresso em mais de uma folha e deve conter informações, como:

  • Identificação: nome e endereço do emitente
  • O termo “DANFE” em destaque: Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica
  • Dados da NF-e: número, série da NF-e, tipo de operação (se é entrada ou saída)
  • Código de barras: com o qual é possível consultar a autenticidade da NF-e na internet
  • Natureza da operação: por exemplo, se é revenda de mercadoria
  • Chave de acesso: sequência contendo 44 números com os quais também é possível consultar a NF-e na internet
  • Data da saída da mercadoria
  • Dados da transportadora
  • Descrição das mercadorias
  • Dados adicionais.

Caso haja muitas informações a preencher, é permitido usar também metade do verso da folha do Danfe.

Quem precisa emitir o Danfe?

O Danfe deve ser emitido e impresso pela mesma empresa que emite a NF-e, sempre antes da circulação da mercadoria

Um exemplo fácil de entender são as empresas de e-commerce, que precisam de uma cadeia logística para entregar seus produtos ao cliente final. 

Toda mercadoria, antes de entrar em trânsito, precisa ser documentada por uma NF-e e ser acompanhada do Danfe correspondente.

Importante ressaltar que a emissão de nota fiscal, seja de produto ou serviço, é uma obrigatoriedade para a maioria das empresas. 

Apenas MEIs e empresários individuais, quando o cliente final é pessoa física, são dispensados de emitir nota fiscal.  

Como emitir Danfe: passo a passo

A seguir, confira as etapas necessárias para emitir corretamente a nota fiscal e o Danfe:

1. Use um único software

Para evitar erros e inconsistência de dados, você deve usar o mesmo sistema fiscal para emitir a NF-e e o Danfe. 

A configuração é simples, basta você ter um certificado digital compatível e um software apto a emitir a nota fiscal, além de um computador com internet.

2. Preencha os campos corretamente

As informações impressas no Danfe são as preenchidas na nota fiscal, logo, tenha atenção e revise os dados antes de gerar a nota e imprimir o documento auxiliar.

Nem todos os campos precisam ser preenchidos obrigatoriamente, mas é bom inserir o máximo de informações que puder, inclusive as não obrigatórias.

3. Emita a Nota Fiscal Eletrônica

Após inserir as informações e conferir se está tudo certo, basta emitir a nota fiscal, enviando-a à Receita Federal. 

4. Imprima o Danfe

Com o software fiscal devidamente configurado, você poderá imprimir o Danfe logo após a emissão da NF-e e anexá-lo à mercadoria

Pronto, sua venda foi faturada e o produto do seu cliente está apto a seguir para a transportadora.

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Como consultar Danfe online

De posse do código de acesso composto por 44 números, você pode acessar o Danfe online no Portal Nacional da NF-e.

  1. Acesse o site https://www.nfe.fazenda.gov.br/portal/principal.aspx e clique em “Consultar NF-e”
  2. Digite a Chave de Acesso da NF-e e marque a opção “Sou humano”
  3. Ao abrir as informações da NF-e, desça a página e clique em “Preparar documento para impressão”. 

Gerencie fácil o Danfe e outros documentos contábeis

A emissão e o gerenciamento do Danfe e da Nota Fiscal Eletrônica, como você viu ao longo deste artigo, devem ser feitos por um único software para evitar inconformidades.

Na plataforma da Contabilix, você conta com um emissor de nota fiscal exclusivo e simples de usar. 

É só preencher as informações necessárias e seguir o passo a passo, tudo 100% online e sem complicação. 

Além da gestão das notas fiscais, com a plataforma da Contabilix você emite guias de impostos, fecha folha de pagamento, cumpre com as obrigações acessórias e muito mais.

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