Com tantos tipos de certificado digital disponíveis no mercado, nem sempre é fácil escolher o melhor para a sua empresa.
Por lei, você é obrigado a usar essa identidade virtual se emitir NF-e, for optante do Lucro Presumido ou Lucro Real, ou for optante do Simples Nacional e tiver mais de um empregado.
Mas, mesmo que o uso não seja obrigatório, vale a pena ter o certificado digital para tornar o dia a dia mais prático e resolver as questões burocráticas do negócio pela internet.
A seguir, você vai entender quais são os tipos de certificado digital e como escolher o melhor para a sua empresa.
Continue lendo e deixe as filas no cartório para trás.
Por que há diferentes tipos de certificado digital?
Os vários tipos de certificado digital vêm substituindo as assinaturas tradicionais, funcionando como identidades virtuais que permitem assinar qualquer documento online e realizar transações com segurança.
Eles garantem a validade jurídica e autenticidade das operações online, além de identificar pessoas físicas e jurídicas na internet e evitar fraudes.
Para as empresas, é importante ter um certificado digital para emitir notas fiscais eletrônicas, assinar documentos digitais, acessar sistemas restritos do governo e enviar declarações do Imposto de Renda, por exemplo.
Dessa forma, o empreendedor não precisa mais ir ao cartório reconhecer firma ou se deslocar para assinar contratos, fazer transações bancárias e qualquer outro trâmite burocrático.
Mas, para garantir essa praticidade, é preciso escolher os tipos de certificado digital certos para autenticar as ações de pessoas jurídicas.
Hoje, existem vários formatos e tipos diferentes no mercado, como o e-CNPJ, NF-e, e-Simples, entre outras opções que vamos conhecer adiante.
Vantagens do certificado digital para empresas
4 tipos de certificado digital disponíveis para empresa
Pesquisando na internet, você vai encontrar diferentes tipos de certificado digital para pessoas jurídicas, com diferentes recursos e preços.
Confira os mais comuns.
1. e-CNPJ
O e-CNPJ é a versão digital do CNPJ da empresa, usada para assinar documentos, transmitir dados e cumprir obrigações fiscais com o governo.
Com ele, você consegue:
- Fazer login autenticado nos serviços e portais da Receita Federal e ter acesso às declarações e obrigações (e-CAC, CAGED, DIRF, DOI, DCP, DIMOB, RAIS, DPREV, etc.)
- Emitir notas fiscais eletrônicas (NF-e, NFS-e, NFC-e, CT-e, etc.)
- Acessar e enviar informações pelo eSocial (Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas)
- Acessar e enviar informações pelo SPED (Sistema Público de Escrituração Digital)
- Assinar documentos digitais como contratos, recibos, promissórias e declarações
- Realizar transações bancárias online com mais segurança.
2. e-CNPJ para pequenas empresas
O e-CNPJ para pequenas empresas é comercializado como “e-Simples” ou “e-CNPJ MEI/EPP”, dependendo da certificadora.
Ele tem as mesmas funções do e-CNPJ comum, mas é voltado às micro e pequenas empresas optantes pelo Simples Nacional.
3. NF-e
O NF-e é um tipo de certificado digital voltado exclusivamente para a emissão e gerenciamento de notas fiscais eletrônicas.
Ele funciona como uma identidade digital para conectar a empresa à Secretaria da Fazenda do Estado (Sefaz) ou do município (Prefeitura).
Com o NF-e, é possível emitir os seguintes documentos fiscais:
- NF-e: nota fiscal eletrônica enviada aos estados que registra a venda de produtos e garante o recolhimento do ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços) por empresas do comércio
- NFS-e: nota fiscal eletrônica enviada às prefeituras que registra a prestação de serviços e garante o recolhimento do Imposto Sobre Serviços (ISS) pelos prestadores
- NFC-e: nota fiscal usada no varejo para registrar a venda direta ao consumidor final (substitui o cupom fiscal)
- NFA-e: é a nota fiscal eletrônica avulsa, que pode ser emitida individualmente por empresas que não estão obrigadas a emitir NF-e.
4. e-MEI
O e-MEI é um certificado digital feito especialmente para o microempreendedor individual (MEI).
Ele costuma ter preços bastante acessíveis e serve para ter acesso completo aos serviços digitais do governo.
Na prática, ele fornece quase as mesmas funções do e-CNPJ, mas de forma simplificada, já que o MEI não precisa resolver muitos trâmites burocráticos na sua gestão.
Principais formatos de certificado digital
Além dos tipos de certificado digital que você acabou de conhecer, também existem diferentes formatos no mercado.
Veja quais são os principais.
Certificado A1
O certificado digital do tipo A1 é um arquivo digital com validade de 1 ano que pode ser instalado em vários dispositivos e utilizado simultaneamente.
Ele é vendido na versão para instalação no computador (desktop e notebook) e também em dispositivos móveis (smartphones e tabets).
A principal vantagem desse tipo de certificado digital é que você só precisa cadastrar a senha uma vez e tem opções de integração com o processo de emissão de nota fiscal.
A desvantagem é que sua validade máxima é de 12 meses, exigindo a renovação após esse período.
Certificado A3
Ao contrário do A1, o certificado digital do tipo A3 é comercializado como uma mídia física como um token USB ou cartão com chip, e não apenas como um arquivo para download.
No mercado, você vai encontrar opções de certificado A3 com cartão e leitora, SmartCard e dispositivo token, que precisam ser conectados ao computador para funcionar.
A vantagem é que eles tem validade de até 5 anos e são portáteis, podendo ser carregados para qualquer lugar.
Por outro lado, os dispositivos não são tão práticos e só podem ser utilizados em um computador por vez, exigindo a senha a cada novo acesso.
Certificado A3 na nuvem
Com a evolução do mercado de certificados digitais, surgiram também os certificados do tipo A3 na nuvem.
Nesse caso, o arquivo fica hospedado na nuvem e você pode acessá-lo a qualquer hora e lugar, sem precisar se preocupar em carregar um dispositivo ou fazer qualquer tipo de instalação.
Tipo de certificado digital para pessoa física
O e-CPF é a versão digital do CPF das pessoas físicas, que permite resolver qualquer questão burocrática pela internet.
Ele costuma ser mais barato do que o e-CNPJ, já que é para uso pessoal, e oferece as seguintes possibilidades:
- Acessar serviços da Receita Federal (Ex: enviar Imposto de Renda)
- Realizar transações bancárias autenticadas
- Assinar documentos digitais
- Acessar portais da Justiça, fazer procurações eletrônicas e acompanhar processos
- Acessar o sistema e-CNH do Detran
- Emitir passaportes e diplomas universitários.
Como escolher o tipo de certificado digital certo
Como vimos, existem vários tipos de certificado digital, e é normal ficar na dúvida sobre qual comprar para a sua empresa.
Se você quer uma identidade virtual completa para acessar todos os serviços do governo, por exemplo, vale a pena adquirir um e-CNPJ adequado ao porte do seu negócio (normal, para pequenas empresas ou para MEI).
Mas tem um detalhe: não é indicado usar o e-CNPJ para emitir nota fiscal eletrônica, pois não é muito seguro compartilhar a identidade e senha da empresa com os colaboradores.
Se o objetivo é emitir notas fiscais, é melhor optar pelo NF-e, que pode ser usado por qualquer funcionário e não libera acesso a recursos mais confidenciais do negócio.
Em relação ao formato, são várias questões envolvidas.
De modo geral, o tipo A3 libera mais recursos e sua versão em nuvem é muito prática, além da validade ser bem mais longa.
No entanto, ele também é mais caro do que o A1, que pode ser uma boa opção para quem ainda está testando o certificado digital.
Além disso, o A1 tem a vantagem de ser usado simultaneamente em vários computadores, o que pode ser interessante para empresas com equipes financeiras e contábeis maiores.
Então, cabe a você escolher qual tipo e formato são mais interessantes para o seu negócio, dependendo das aplicações.
Ficou claro quais são os tipos de certificado digital e como fazer sua escolha?Se precisar de ajuda profissional, a equipe Contabilix está à disposição para orientar sua compra e revolucionar sua contabilidade.
