Contabilidade online para comércio: importância e como fazer na empresa

Para quem atua no varejo ou no atacado, a contabilidade online para comércio é aliada importante de uma gestão marcada pela correção e celeridade.

Esse é um fator fundamental para garantir que as operações do negócio sejam mantidas sob controle e, acima de tudo, gerando lucros.

Afinal, os pontos de atenção que fazem parte das rotinas de quem trabalha no setor são muitos, como estoque, vendas, compras e fornecedores, entre outros.

Mas qual é a diferença entre uma contabilidade tradicional e aquela que é feita a partir da internet?

Ou melhor, por que investir em serviços contábeis pela internet e qual é o custo-benefício nessa relação?

Acredite: contar com uma parceira para planejar e executar suas atividades contábeis de forma online traz resultados bastante expressivos.

Neste conteúdo, vamos mostrar como isso é feito e apresentar bons motivos para você aderir a esse formato.

Vamos em frente?

Contabilidade online para comércio: o que é?

A característica que mais interessa na contabilidade online para comércio é que ela é muito mais do que a simples utilização de um software.

Sendo assim, ela é uma verdadeira substituta do contador físico, podendo ser contratada a um custo bem menor e sem a necessidade de demandas presenciais.

Tudo isso mantendo o foco nas atividades de sempre que todo escritório contábil é capaz de oferecer.

Lembre que, no comércio, praticamente tudo que se faz gira em torno da contabilidade. 

Confira alguns exemplos:

• Contabilidade financeira: decisões sobre finanças ou que envolvam vendas e faturamento
• Contabilidade tributária: impostos e tributação, colaboradores, contratações e demissões
• Contabilidade de custos: custos e despesas 
• Contabilidade fiscal: emissão de notas, escrituração fiscal e entrega de obrigações acessórias.

Importância da contabilidade para o comércio

O tempo em que cabia à contabilidade apenas calcular e pagar impostos vai longe.

Hoje, com o avanço da tecnologia, ela assumiu um papel acima de tudo estratégico nas empresas, e no comércio não é diferente.

Desse modo, a contabilidade vem a ser muito mais do que um mero setor cumpridor de formalidades, mas um autêntico braço direito para apoiar as decisões mais importantes.

Ela atua como uma facilitadora da gestão estratégica, orientando o gestor a sobre o que, quando e como fazer.

Isso envolve desde a escolha do regime tributário, passando pela coleta e pelo processamento de informações até o cumprimento de obrigações acessórias e muito mais.

Com isso, a contabilidade é a principal aliada para preservar a saúde financeira do seu negócio e, assim, mantê-lo sempre competitivo.

9 vantagens da contabilidade online para o comércio

Por outro lado, onde exatamente a contabilidade online se revela vantajosa? Em que casos práticos ela mostra que vale a pena?

Você pergunta e nós respondemos. Confira!

1. Melhor custo-benefício

A contratação de um escritório tradicional, com sede física, é e sempre será mais cara. 

Ao escolher a contabilidade online, você deixa de pagar por essa infraestrutura, já que operar pela internet sai mais em conta.

2. Agilidade e segurança na tomada de decisão

Imagine que, no último mês, a sua empresa gastou mais com ICMS do que o normal. 

O que pode ter acontecido e como evitar que isso se repita? 

São decisões que você terá que levar adiante e, tendo o apoio de serviços contábeis online, pode tomá-las com muito mais segurança.

3. Pontualidade na prestação de contas

Encargos trabalhistas, tributos, taxas e outros deveres com os órgãos de controle obrigam a sua empresa a ser sempre pontual. 

Afinal, atrasos geram multas e juros que costumam ser bastante pesados quando se trata de compromissos fiscais. 

Logo, quem tem ao lado o braço contábil online se expõe muito menos, já que conta com a tecnologia para não perder nenhum prazo.

4. Dados contábeis mais disponíveis

Big Data é o conceito que se refere ao universo de dados gerados a cada minuto pelas pessoas que utilizam a internet. 

Quando a contabilidade é online, você se coloca em condições de coletá-los, aumentando a sua base para futuras decisões.

5. Gestão digital de documentos

Toda empresa brasileira, por lei, é obrigada a armazenar documentos fiscais e trabalhistas pelo prazo mínimo de 5 anos. 

Felizmente, hoje, esse armazenamento é 100% digital.

Com a contabilidade online, fica muito mais simples de ser planejado e executado.

6. Mais ferramentas de controle

Especialmente em pequenas empresas, é comum que, em certos momentos, pareça que as finanças saíram do controle. 

Nessas horas, a contabilidade online para o comércio ajuda a manter o foco e a mostrar o que realmente precisa ser feito e o que pode ficar para depois.

7. Escrituração simplificada

Até mesmo empresas optantes pelo Simples Nacional precisam lidar com os processos de escrituração para apuração e pagamento de tributos.

Pois ao deixar para a contabilidade online o controle da escrituração, tudo fica mais fácil, até por causa da maior automação de etapas-chave.

8. Mais autonomia

Com os escritórios tradicionais, o nível de autonomia do dono do negócio é menor, porque não há uma plataforma de gestão para gerar insights. 

Ou seja, quando a sua contabilidade passa a ser online, você tem o poder de decidir nas mãos, porque o contador, nesse caso, passa a atuar apenas no que de fato exige maior habilidade contábil.

9. Maior aproveitamento de dados

Falamos do Big Data anteriormente e, nesse aspecto, outra vantagem da contabilidade online é que ela permite não só coletar dados em quantidade, como aproveitá-los melhor. 

Afinal, de pouca utilidade seria a informação se ela não fosse organizada e estruturada a serviço do seu negócio, certo?

O que a contabilidade online pode fazer pelo comércio?

Como vimos até aqui, a contabilidade online agrega em agilidade, praticidade e eficiência. 

Isso porque ela assume as funções de um escritório contábil convencional, com todas as vantagens que você acaba de conhecer. 

Confira o que mais ela pode fazer pelo seu comércio, com as principais tarefas realizadas.

Emissão de notas fiscais

Seja e-commerce, seja uma loja física, é certo que um comércio lida com um volume diário de notas fiscais que, se não for bem gerido, pode levar o negócio a ter problemas. 

Primeiro, porque o próprio controle contábil depende do registro das notas para ser feita e, não menos importante, é obrigação da empresa armazenar as notas geradas.

Tudo isso deixa de ser uma preocupação com a contabilidade online voltada ao comércio, já que, entre suas funções, está a emissão e gestão de todos os documentos fiscais.

Escolha do regime tributário

Entra ano, sai ano e o seu comércio opta pelo Simples Nacional no automático? 

Nem sempre esse regime é o mais vantajoso, lembrando que, nele, as empresas são tributadas por faixas de faturamento.

Além disso, há aspectos que precisam ser considerados na escolha de um regime tributário e que têm a ver com uma postura mais estratégica. 

É o que fazem, por exemplo, as companhias que colocam em prática medidas de elisão fiscal. 

Todos esses aspectos passam a ser tratados quando você tem ao lado uma contabilidade online de qualidade.

Cálculo e emissão das guias de impostos

Outra atribuição esperada de uma parceira contábil é o cálculo e posterior emissão das guias para pagamento de impostos e tributos. 

Por ser um serviço básico, ao migrar para o meio digital, ele pode ser prestado com muito mais rapidez e eficiência.

Folha de pagamento dos funcionários e sócios

Não é uma novidade que a folha de pagamento consome uma expressiva fatia do faturamento da empresa. 

Segundo o Jornal Contábil, no comércio, esse montante pode representar até 15% de todas as receitas obtidas com vendas.

Diante de tamanho impacto, é fundamental ter o apoio de serviços contábeis que possam tratar dessa questão com a agilidade e precisão que ela exige.

Entregas das obrigações acessórias

Deixar de cumprir com obrigações acessórias pode gerar multas e até impedir a sua companhia de participar de licitações.

Entregá-las em dia é, portanto, uma questão das mais sérias assumida pela contabilidade online.

A complexidade na apuração e no cumprimento das obrigações demanda máximo controle e profissionalismo, como só a contabilidade online pode oferecer.

Controle do caixa

Não há como manter a saúde financeira em dia sem um rigoroso controle do fluxo de caixa, que deve ser diário. 

No comércio, setor em que o volume de vendas é normalmente elevado, fazer esse controle manualmente ou sem auxílio profissional seria humanamente impossível.

Lembre-se, ainda, de que o registro do fluxo de caixa também é uma maneira de gerir estrategicamente seu negócio. 

É dele, por exemplo, que você poderá tirar informações que vão ajudar a orientar decisões sobre promoções e até para ampliar ou reduzir a oferta de um ou mais itens da sua prateleira de produtos.

Demonstração do Resultado do Exercício (DRE)

A Lei nº 11.638/2007 obriga as empresas brasileiras a ela sujeitas a consolidar e divulgar as informações contábeis por meio da Demonstração do Resultado do Exercício (DRE).

Essa é mais uma atribuição que compete à contabilidade online, na figura do contador responsável por elaborar a DRE de acordo com os seus dados contábeis.

Cabe ressaltar que esse documento é muito mais que uma simples formalidade. 

Pela DRE, a sua empresa pode comparar as projeções orçamentárias com o que foi realizado. 

Dessa forma, trata-se de um registro indispensável para saber se os negócios estão caminhando no rumo certo ou se algo precisa ser ajustado.

Balanço Patrimonial

Além da DRE, outro documento contábil essencial para traçar um diagnóstico da saúde financeira do seu comércio é o Balanço Patrimonial. 

Realizado periodicamente, ele serve como um raio-X do passivo e do ativo da empresa, ou seja, dos direitos e bens que ela tem disponíveis e das suas dívidas e obrigações.

Para o comércio, um BP bem estruturado é fundamental, porque ele dá uma visão ampla de elementos como estoque, compromissos financeiros e da própria liquidez. 

Ou seja, é por ele que você saberá se está evoluindo patrimonialmente ou se as atividades estão se mostrando deficitárias.

Como escolher um escritório de contabilidade online?

Pelo que foi exposto até agora, parece não restar dúvidas de que a contabilidade online para o comércio não é um luxo, mas uma necessidade.

No contexto dos pequenos negócios, o apoio de uma empresa contábil faz bastante diferença, considerando que boa parte continua presa aos velhos métodos. 

É o que diz uma pesquisa publicada na revista PEGN, na qual constatou-se que 60% das PMEs no Brasil ainda recorrem às planilhas para cuidar dos seus assuntos contábeis.

Por outro lado, quais critérios adotar na hora de escolher uma parceira? Como saber se a empresa de contabilidade online é confiável? 

Destacamos alguns pontos importantes a seguir.

Registro nos órgãos de controle

Não há como contratar serviços contábeis que não sejam devidamente reconhecidos pelos conselhos regionais e federal de contabilidade. 

Esse é o primeiro item a ser checado antes de fazer a sua escolha.

Acesso aos dados

Negócios contábeis online sérios liberam sem restrições o acesso dos clientes aos seus dados. 

Por isso, se uma empresa tentar limitar de alguma forma, desconfie.

Serviços oferecidos

Quantidade não é sinônimo de qualidade.

No entanto, no caso dos serviços contábeis, quanto mais forem oferecidos, melhor.

Opinião dos clientes

Ninguém mais indicado do que os próprios clientes para recomendarem ou não os serviços de uma empresa de contabilidade online. 

Portanto, busque por opiniões com outros empreendedores e mesmo em fóruns online para obter informações sobre a possível parceira.

Custo-benefício

Por último, procure ponderar o custo-benefício antes de contratar serviços contábeis online. 

Faça um comparativo entre as empresas, colocando na balança o que cada uma oferece e os respectivos preços. 

Em alguns casos, pode ser interessante pagar um pouco a mais para ter serviços de maior valor agregado ou ajustados à sua realidade.

Seu comércio pode aderir à contabilidade online

A boa notícia é que estabelecimentos comerciais podem escolher a Contabilix para realizar todas as tarefas aqui destacadas.

Seja ao abrir empresa ou trocar de contador, conte com a gente!

Sabemos que existem atividades variadas no setor, por isso, procuramos desenvolver planos e atendimento sob medida para cada tipo de negócio.

Fica, então, o convite para acessar o nosso site para conhecer a extensa lista de atividades atendidas. Clique no botão “Empresa de Comércio” e confira!Certamente, podemos ajudar seu comércio a crescer com base em uma contabilidade online e profissional.