As rotinas administrativas são parte do dia a dia de qualquer negócio, seja ele de pequeno, médio ou grande porte.
Quem empreende deve saber que o comandar uma empresa exige que muitas tarefas sejam realizadas.
Entre elas, as rotinas administrativas são cruciais para manter a “roda girando”.
E vale dizer que essas atividades operacionais passam por diferentes setores da empresa.
Assim, a quebra do processo ou sua descontinuidade pode trazer sérios problemas para o negócio.
Por isso, é muito importante entender o que são as rotinas administrativas e como elas devem ser manejadas dentro das empresas.
Quer saber como fazer isso? Então, acompanhe este artigo até o final!
O que são rotinas administrativas?
Rotinas administrativas são tarefas e procedimentos operacionais relacionados aos variados setores de uma empresa.
Assim, elas são realizadas em áreas como Finanças, Departamento Pessoal, Comercial, Marketing, Tecnologia da Informação e, claro, Administrativo.
Algumas das rotinas administrativas mais comuns são:
- Coleta e cadastro de dados
- Registro de entradas e saídas de materiais, pessoal e produtos
- Controle de horários, prazos e calendários
- Atendimento operacional de clientes e fornecedores
- Emissão de nota fiscal e recibos
- Preenchimento de relatórios
- Contas a pagar e a receber.
Muito mais do que apenas atividades de protocolo, as tarefas devem ser organizadas e disciplinadas estrategicamente.
Ou seja, não basta apenas coletar e registrar dados, organizar a papelada e colocar as tarefas em dia.
Cada uma das rotinas administrativas deve ter um motivo claro para a sua existência.
Nesse sentido, quanto mais as equipes forem sobrecarregadas com atividades administrativas desnecessárias, menor será o tempo efetivamente investido em resultados para o negócio.
Para que servem as rotinas administrativas?
As tarefas desempenhadas nas rotinas administrativas podem ter diferentes funções.
Em alguns casos, elas são realizadas por força de obrigação legal, como na emissão de nota fiscal ou registro de funcionários.
Por outro lado, as atividades podem ser importantes para o funcionamento geral da empresa, mesmo que não sejam obrigatórias.
Atendimento de público e envio de comunicados internos, por exemplo, podem ser tarefas demandadas pela operação do empreendimento.
Em outros casos, as rotinas administrativas funcionam como a parte operacional de táticas e estratégias da empresa.
Assim, a coleta de dados e o registro de informações servem para alimentar atividades vitais e tomada de decisões do negócio.
5 rotinas administrativas de uma empresa
As rotinas administrativas são importantes em diferentes áreas da empresa, como vimos.
Por isso, vamos falar sobre as principais tarefas desse trabalho e que podem ser desempenhadas em negócios de qualquer setor.
1. Atendimento ao público
Atender ao público – tanto interno quanto externo – faz parte das rotinas administrativas.
Assim, o atendimento eficiente a telefonemas, e-mails, avisos, reuniões e outras formas de comunicação são tarefas comuns à área.
Em alguns momentos, somente certos profissionais são capazes de responder a determinadas questões.
Mas, para todas as outras situações, um profissional de rotinas pode dar o suporte necessário e, assim, economizar um tempo precioso da equipe.
2. Organização de documentos
Manter a documentação em ordem é fundamental – notas, recibos, comprovantes, contratos, contas, alvarás e outros documentos importantes não podem ficar espalhados pela empresa.
Por isso, deve existir método e disciplina na organização sistemática dos arquivos.
Ou seja, é fundamental que tudo esteja devidamente catalogado e arquivado de forma a ser facilmente encontrado quando for necessário.
3. Controle de estoques
Registrar todas as entradas e saídas dos estoques também faz parte das rotinas administrativas.
Essa é uma maneira segura de controlar os depósitos de matérias-primas e mercadorias, fazendo o seu rastreamento.
A tarefa vai desde verificar a movimentação de material de escritório a lotes completos de produtos – portanto, ela demanda tempo, atenção e detalhamento.
4. Controle de contas
A gestão de contas a pagar e a receber é uma atividade rotineira.
Então, fazer o registro dos pagamentos e recebimentos, acompanhar prazos e conferir os acertos é função administrativa.
Assim como nos itens anteriores, essa atividade exige organização e disciplina.
5. Registros
Por fim, todos os registros genéricos da empresa podem ser classificados como parte das rotinas administrativas.
Desde o fluxo de funcionários à alimentação do sistema de vendas, passando pelo cadastro de clientes e preenchimento de atas, todos os apontamentos habituais devem ser trabalhados com seriedade.
Como acelerar as tarefas administrativas?
Como visto, todas as tarefas relacionadas à rotina administrativa de uma empresa demandam disciplina, atenção e tempo.
Qualquer dado coletado e armazenado de maneira equivocada, por exemplo, pode trazer sérios problemas.
Ou, ainda, quando uma informação é registrada de forma errada, todas as demais podem ser comprometidas.
Assim, é importante evitar retrabalhos, economizar tempo e ganhar em performance, o que pode ser feito adotando algumas medidas simples.
Mapeie os processos
Você sabe dizer quais sãos os fluxos de atividade que ocorrem dentro da empresa?
Mais do que ter a sequência em mente, é importante que as rotinas sejam organizadas e claras para todos.
Desse modo, reúna as equipes de trabalho e, juntos, desenhem a ordem das rotinas.
O mapeamento dos processos apontará a ordenação das tarefas e, além disso, pode mostrar os gargalos e desperdícios de força de trabalho.
Repense as atividades administrativas
Como citado, as tarefas relacionadas à rotina do negócio podem ser realizadas por obrigação legal, fluxo dentro da empresa e alimentação de dados relevantes.
Afora isso, corte todas as rotinas administrativas, processos e burocracias desnecessários.
Com o tempo e as demandas, é comum que algumas atividades já não sejam tão importantes assim.
Portanto, após o mapeamento, você consegue repensar o trabalho que deve ficar e aquele que pode ser excluído da rotina da empresa.
Use a tecnologia a seu favor
Sua equipe ainda anota dados importantes em caderninhos ou faz controles a lápis?
Pois saiba que a tecnologia está aí para auxiliar nas tarefas administrativas.
As planilhas do Excel são ótimas para registros, contas e outras funções rotineiras.
Além delas, existem softwares de gestão específicos para cada área da empresa – como ERP, CRM e outros – que armazenam e processam dados de maneira inteligente.
Outra opção interessante são os aplicativos, que facilitam o registro e o uso de informações do seu negócio.
Trello, Guiabolso e Agendor são alguns dos apps mais conhecidos para serem utilizados na gestão organizacional.
Portanto, invista em tecnologia para agilizar os processos administrativos de rotina.
Contrate um contador
Não dá para deixar de destacar que os serviços de um escritório de contabilidade podem acelerar bastante as rotinas administrativas.
Afinal, os profissionais contábeis têm os conhecimentos técnicos e a experiência necessária para desempenhar ou orientar sobre as principais tarefas do dia a dia de uma empresa.
Assim, as atividades serão executadas com maior probabilidade de acerto, economizando tempo e dinheiro para o seu negócio.
Como a contabilidade online pode ser uma solução administrativa?
As rotinas administrativas são tarefas diárias que todas as empresas executam.
E você, como gestor ou parte da equipe, sabe que elas devem ser realizadas com precisão e eficiência.
Dessa maneira, economiza-se tempo e recursos financeiros da empresa, além de manter o foco nas atividades que geram resultados para o negócio.
Para isso, o suporte de um escritório de contabilidade é essencial – e a modalidade online agiliza ainda mais os processos, uma vez que você pode contar com uma assessoria remota.
Nesse sentido, a Contabilix oferece diferentes planos empresariais para atender a todas as necessidades contábeis de sua empresa.Entre em contato e descubra como a Contabilix pode agilizar processos administrativos do seu negócio e dar todo o suporte contábil de que você precisa.
