Serviços contábeis: quais são os principais e vantagens da contabilidade online

Se você tem ou pretende ter uma empresa, vai precisar de serviços contábeis para gerir seu negócio com eficiência e qualidade.

Há pelo menos duas razões para isso:

• Manter a empresa em conformidade com as exigências fiscais-tributárias
• Registrar e organizar as transações contábeis e financeiras para fins gerenciais, visando profissionalizar a gestão.

Mas quais serviços contábeis contratar? Como escolher o parceiro contábil mais adequado à minha realidade?

Se você tem perguntas como essas, siga a leitura e descubra como a contabilidade online pode otimizar a relação empresário-contador.

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O que são serviços contábeis?

Serviços contábeis são funções executadas por um profissional de contabilidade cujo objetivo é organizar, registrar e analisar as transações econômico-financeiras de uma empresa.

Podem ser divididos em duas grandes categorias:

• Serviços obrigatórios: aqueles exigidos por lei, como escrituração contábil, entrega das obrigações acessórias e cumprimento das obrigações fiscais
• Serviços opcionais: aqueles que podem ser contratados de acordo com as necessidades específicas da empresa, como análise financeira, controle de custos ou consultoria.

Houve um tempo em que o foco dos serviços contábeis se resumia aos aspectos regulatórios, o que tornava o contador em um burocrata “guarda-livros”.

Com a transformação digital e a popularização da contabilidade online, isso mudou. 

Por meio de plataformas inteligentes alimentadas por análise de dados, os serviços contábeis são cada vez mais balizadores de decisões.

Vale lembrar que os serviços contábeis são obrigatórios a toda e qualquer empresa mediante força de lei. A única exceção é o MEI.

Seja para fins fiscais-tributários ou gerenciais, você precisará deles para dirigir o seu negócio.

Serviços contábeis obrigatórios em um escritório de contabilidade

Os serviços contábeis prestados por um escritório de contabilidade, como vimos, podem ser divididos em obrigatórios e opcionais (ou em assessoria contábil e consultoria contábil).

Os serviços obrigatórios prestados por um escritório de contabilidade são:

Escrituração contábil

A escrituração contábil é o registro sistemático das operações financeiras da empresa, a fim de garantir que todas as movimentações sejam devidamente documentadas e organizadas conforme as normas contábeis vigentes.

Esse serviço é essencial para fornecer transparência e embasamento para a tomada de decisões do gestor.

Vale destacar que todos os demonstrativos, relatórios gerenciais e obrigações acessórias exigidas pelo governo têm como base a escrituração contábil.

Sem ela, as informações não refletem a realidade do negócio, o que pode induzir a erros de interpretação e prestação de dados inverídicos aos órgãos competentes.

Elaboração de demonstrativos e relatórios contábeis

Algumas empresas são obrigadas a elaborar diversos demonstrativos financeiros como cumprimento das exigências fiscais.

Os principais são:

• Demonstração do Resultado do Exercício (DRE): apresenta a formação do lucro ou prejuízo da empresa em determinado período
• Balanço patrimonial: mostra a posição financeira da empresa, incluindo ativos, passivos e patrimônio líquido
• Demonstração dos Fluxos de Caixa (DFC): registra as entradas e saídas de dinheiro, facilitando o controle financeiro.

Mesmo para as empresas que não são obrigadas a apresentar um balanço estruturado, é importante fazê-lo como estratégia de gestão.

Cálculo de impostos e emissão de guias

O escritório de contabilidade é responsável por calcular os tributos devidos conforme o regime tributário da empresa e gerar as guias para pagamento.

Dependendo do regime escolhido, os tributos podem ter vencimento mensal, trimestral ou anual.

Em regimes tributários mais exigentes, como o Lucro Real, a contabilidade precisa ser exata para garantir o correto cálculo dos tributos e evitar inconsistências fiscais.

Aspectos importantes, como a correta classificação das receitas e despesas e a escrituração de créditos tributários, são fundamentais para a apuração precisa do IRPJ e da CSLL.

Entrega de obrigações acessórias

As obrigações acessórias são declarações enviadas aos órgãos fiscais contendo informações sobre a atividade da empresa.

De maneira geral, sua função é comprovar para o Fisco que a empresa cumpriu corretamente com suas obrigações principais (pagamento dos impostos, taxas e contribuições).

Alguns exemplos incluem:

• DCTFWeb: declaração de débitos e créditos tributários federais
• eSocial: sistema que unifica informações trabalhistas, previdenciárias e fiscais
• SPED Fiscal e Contábil: escrituração digital exigida de algumas empresas para controle tributário.

Processamento da folha de pagamento

Esse serviço envolve o cálculo dos salários dos funcionários, considerando variáveis como horas extras, adicionais noturnos, bonificações e descontos.

Envolve também o processamento de benefícios, como vale-transporte e vale-alimentação, o cálculo do 13º salário e encargos trabalhistas, bem como a emissão de contracheques.

Em empresas que lidam com muitas variáveis da folha de pagamento, como pagamento de horas extras ou remuneração por produtividade, a contabilidade tem um papel ainda mais importante no processo.

Afinal, um pequeno equívoco pode causar problemas na relação empresa-empregado.

Assessoria trabalhista

A assessoria trabalhista cuida de processos relacionados à admissão e demissão de funcionários, elaboração de contratos, cálculo de rescisões e cumprimento das normas da legislação trabalhista.

Envolve também a gestão de exames admissionais e demissionais, controle de afastamentos, acompanhamento de convenções coletivas e assessoramento para evitar passivos trabalhistas.

Abertura, alteração e encerramento de empresas

Entre os serviços contábeis obrigatórios, destaque ainda para os procedimentos relacionados à formalização de empresas e outros eventos societários, como:

• Abertura de CNPJ: suporte na obtenção do CNPJ e regularização perante os órgãos competentes
• Alteração contratual: ajustes na estrutura societária, razão social ou regime tributário
• Encerramento de empresa: baixa do CNPJ e cumprimento das exigências para dissolução do negócio.

Serviços contábeis opcionais

Além dos serviços contábeis obrigatórios, há também os opcionais prestados por um escritório de contabilidade. 

Os principais são:

Planejamento tributário

O planejamento tributário visa reduzir a carga tributária de uma empresa de forma legal por meio de diferentes estratégias.

Além da escolha do regime tributário mais eficiente, esse serviço pode incluir a recuperação de créditos tributários, reorganização societária e otimização de tributos sobre a folha de pagamento.

Pode explorar também brechas na lei ou incentivos concedidos pela própria legislação para regiões ou setores específicos.

Análise financeira

No caso da análise financeira, o objetivo é avaliar os indicadores financeiros da empresa a fim de identificar pontos de melhoria para otimizar a lucratividade e a gestão do capital de giro.

A análise pode abranger o estudo da rentabilidade de produtos e serviços, a avaliação do fluxo de caixa e a estruturação de um orçamento empresarial mais eficiente.

Com base nessas informações, a empresa pode tomar decisões mais assertivas, como ajustes nos preços, redução de custos e investimentos mais inteligentes.

Controle e acompanhamento do patrimônio

O empreendedor pode contratar também serviços contábeis opcionais para organizar e acompanhar seu patrimônio, garantindo que os ativos estejam devidamente registrados, depreciados e/ou valorizados corretamente.

Trata-se de uma consultoria essencial para garantir a conformidade com normas contábeis e tributárias. 

A falta de controle patrimonial, vale destacar, pode resultar em pagamento excessivo de impostos ou problemas em auditorias fiscais.

BPO Financeiro

A terceirização da gestão financeira (BPO Financeiro), por sua vez, é um serviço que inclui controle de contas a pagar e a receber, conciliação bancária, emissão de boletos e relatórios gerenciais que facilitam a administração da empresa.

O BPO Financeiro pode incluir também o planejamento de fluxo de caixa, automação de processos financeiros e implementação de ferramentas de controle para melhorar a eficiência operacional e a previsibilidade das receitas e despesas.

Regularização fiscal

Empresas que possuem pendências fiscais podem contar com serviços contábeis opcionais de regularização, incluindo renegociação de dívidas, parcelamentos tributários e atualização cadastral junto aos órgãos reguladores.

Além da regularização de tributos em atraso, o serviço pode incluir a revisão de obrigações acessórias entregues com erros, análise de possíveis inconsistências no recolhimento de impostos e correção de dados cadastrais que impactam a emissão de notas fiscais.

Auditoria contábil

No âmbito da auditoria contábil, o objetivo é revisar registros financeiros para garantir a conformidade com as normas contábeis e fiscais, serviço essencial para fusões, aquisições ou processos de captação de investimentos.

O serviço pode ser realizado internamente, de forma preventiva, para identificar possíveis falhas e inconsistências antes de uma fiscalização oficial.

A auditoria também auxilia na melhoria da gestão, ao garantir mais transparência e confiabilidade nas informações contábeis.

Suporte à internacionalização

Para empresas que desejam expandir operações para outros países, a contabilidade pode auxiliar na adaptação às exigências fiscais e regulatórias de mercados internacionais.

Esse suporte envolve a análise das obrigações fiscais no país de destino, o planejamento tributário internacional e o cumprimento de regras contábeis específicas para transações comerciais e investimentos estrangeiros.

Pode incluir também a implementação de práticas contábeis compatíveis com padrões globais, como IFRS, de modo a facilitar a competitividade da empresa no mercado internacional.

Como saber quais serviços contábeis sua empresa precisa?

A melhor forma de definir quais serviços contábeis contratar é olhar para a rotina real da empresa.

Duas empresas enquadradas no Simples Nacional, por exemplo, têm necessidades bem diferentes quando uma presta serviços sem funcionários e a outra vende produtos, mantém estoque e contrata equipe.

O primeiro critério é a atividade exercida (expressa no código CNAE), porque isso influencia a tributação, as obrigações acessórias e até a possibilidade de enquadramento em determinados regimes tributários.

Uma empresa prestadora de serviços precisa de atenção especial ao ISS, às retenções na fonte, à emissão correta de notas fiscais e ao enquadramento no anexo adequado do Simples Nacional.

Já uma empresa de comércio exige acompanhamento de notas de entrada e saída, ICMS, controle de estoque, margens de venda e eventuais regras de substituição tributária.

O segundo critério é o regime tributário, já que Simples Nacional, Lucro Presumido e Lucro Real exigem níveis diferentes de controle contábil, fiscal e financeiro.

No Simples Nacional, a rotina tende a ser mais enxuta, mas ainda exige apuração correta do DAS, controle do faturamento acumulado, análise do fator R em algumas atividades e entrega das obrigações exigidas.

Já no Lucro Presumido e no Lucro Real, a empresa precisa de uma contabilidade mais detalhada, principalmente para apuração de tributos, escrituração das receitas e despesas e elaboração de demonstrativos contábeis confiáveis.

O terceiro critério é a existência de funcionários, pois qualquer contratação formal torna indispensável o processamento da folha de pagamento, o envio de informações ao eSocial, o cálculo de encargos, o controle de férias, o 13º salário e a gestão de admissões e rescisões.

Também é importante observar o estágio da empresa. Por exemplo:

• Quem está abrindo o CNPJ precisa de apoio na escolha do tipo jurídico, definição do CNAE, elaboração do contrato social, registro nos órgãos competentes e escolha do regime tributário
• Quem já está em operação precisa de uma rotina mensal bem organizada, com cálculo de impostos, entrega de obrigações acessórias, suporte para emissão de notas, folha de pagamento, relatórios e orientação contábil
• Quem está crescendo precisa ir além do básico, com planejamento tributário, análise de margem, controle financeiro, pró-labore bem definido e relatórios que ajudem na tomada de decisão.

Por isso, o plano contábil ideal não é necessariamente o mais barato nem o mais completo, mas aquele que cobre as obrigações da empresa e oferece suporte proporcional à complexidade da operação.

Tem como prestar serviços contábeis online?

Sim, a prestação de serviços contábeis online é uma tendência no mercado de contabilidade, graças à transformação digital.

Por meio de plataformas avançadas e inteligentes, uma empresa de contabilidade online pode captar clientes em qualquer lugar do Brasil.

Quanto à segurança das informações, não há com que se preocupar. 

Todo o processo de comunicação e compartilhamento de documentos entre empresa e escritório ocorre em ambiente criptografado e com controle de acesso.

Além de mais prático, eficiente e conveniente, o serviço de contabilidade online é muito mais acessível do que o tradicional.

A Contabilix, por exemplo, oferece pacotes de serviços contábeis até 80% mais baratos em relação à contabilidade convencional.

Quais as vantagens dos serviços contábeis online?

Os serviços contábeis online oferecem uma série de vantagens em relação à contabilidade tradicional e offline.

As principais são: 

• Acessibilidade e conveniência: a contabilidade online permite o acesso aos dados de qualquer lugar e a qualquer hora
• Redução de custos: como o modelo de negócio é escalável, o custo do serviço também tende a ser consideravelmente menor
• Automatização de processos: ferramentas online automatizam tarefas repetitivas, como escrituração contábil, cálculo de impostos e emissão de guias, o que reduz erros e aumenta a eficiência operacional
• Segurança de dados: plataformas de contabilidade online adotam protocolos avançados de segurança para proteger informações de seus clientes, como determina a LGPD
• Colaboração eficiente: a comunicação instantânea e o compartilhamento de documentos facilitam a colaboração entre clientes e contadores, promovendo uma troca eficiente de informações.

O que acontece quando a empresa não contrata serviços contábeis adequados?

A falta de serviços contábeis adequados raramente causa um problema isolado. 

Em geral, ela gera uma sequência de falhas que começa na rotina fiscal, passa pela gestão financeira e termina em prejuízos, multas ou dificuldade para tomar decisões.

O primeiro risco é o pagamento incorreto de impostos.

Quando o CNAE está mal definido, o regime tributário não é revisado ou as notas fiscais são classificadas de forma errada, a empresa corre o risco de pagar mais tributos do que deveria ou recolher menos do que a legislação exige.

Nos dois casos, há impacto direto no caixa:

• Se paga imposto a mais, a empresa perde margem e competitividade
• Se paga imposto a menos, fica exposta a autuações, juros, multas e cobrança retroativa.

Outro problema comum é o atraso ou erro na entrega de obrigações acessórias, que são declarações enviadas ao Fisco para comprovar informações fiscais, contábeis, previdenciárias e trabalhistas.

Mesmo quando os impostos são pagos, uma obrigação acessória entregue fora do prazo ou com dados inconsistentes gera penalidades e aumenta o risco de fiscalização.

Na área trabalhista, a ausência de uma contabilidade bem estruturada também traz riscos relevantes.

Erros em admissões, férias, rescisões, encargos, benefícios, pró-labore ou informações enviadas ao eSocial geram passivos trabalhistas e problemas na relação com os colaboradores.

A falta de escrituração contábil adequada prejudica ainda a leitura financeira do negócio.

Sem registros confiáveis, o empresário não sabe com precisão se a empresa está dando lucro, quais despesas pesam mais, qual é a margem real dos produtos ou serviços e quanto dinheiro precisa manter em caixa para operar com segurança.

Também há reflexos societários e financeiros.

Empresas com informações contábeis desorganizadas enfrentam mais dificuldade para obter crédito, comprovar faturamento, distribuir lucros com segurança, atrair investidores, vender participação societária ou passar por auditorias e diligências.

Em situações de crescimento, essa fragilidade fica ainda mais evidente: uma empresa que aumenta o faturamento sem ajustar a estrutura contábil perde controle sobre impostos, folha, custos, contratos, indicadores e fluxo de caixa.

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