Plataforma para contabilidade online: conheça as funções e diferenciais

Plataforma para contabilidade online: conheça as funções e diferenciais

A plataforma para contabilidade online é uma grande evolução que a tecnologia trouxe para a gestão contábil da sua empresa. 

Imagine concentrar todas as obrigações e documentos do seu negócio em um único ambiente, que conecta você diretamente ao seu contador pela internet.

Agora pense no tempo e dinheiro que você pode economizar com um sistema online que permite resolver todas as burocracias em poucos minutos. 

Essa é a realidade da plataforma para contabilidade online que você vai conhecer a seguir. 

Continue lendo e entenda os diferenciais dos serviços digitais. 

O que é uma plataforma para contabilidade online

A plataforma para contabilidade online é o meio utilizado pelos escritórios digitais para prestar serviços de gestão contábil, fiscal, trabalhista e societária pela internet.

Com ela, os contadores conseguem fazer a escrituração da empresa, calcular impostos, conferir lançamentos, fechar a folha de pagamento e vários outras funções à distância.

No caso, o termo “plataforma” indica o conjunto de software e hardware do sistema, onde são centralizadas todas as funcionalidades necessárias para o trabalho de contabilidade. 

Ou seja: não é um simples software, mas uma central completa com todos os módulos e recursos que o escritório precisa para cuidar da contabilidade de seus clientes.

Além disso, a empresa também tem sua “área do cliente” para acessar na plataforma de contabilidade online, enviar informações e acompanhar o trabalho dos contadores.

Logo, o sistema funciona como uma ponte que conecta o escritório de contabilidade digital às empresas atendidas, permitindo que as tarefas sejam realizadas com mais agilidade, eficiência e transparência.

Plataforma para contabilidade online x software de contabilidade

A plataforma para contabilidade online é bem diferente do tradicional software de contabilidade. 

Para começar, a plataforma funciona na nuvem, ou seja, é hospedada em servidores externos e pode ser acessada diretamente pelo navegador do computador ou dispositivo móvel, sem precisar instalar nada.

Dessa forma, você tem acesso ao sistema a qualquer hora e lugar — basta estar conectado à internet para usar a plataforma e consultar as informações da empresa.

O software de contabilidade, por outro lado, é aquele programa tradicional que precisa ser instalado nas máquinas da organização e exige atenção constante da equipe de TI. 

Muitas empresas têm histórias decepcionantes com softwares desse tipo, que costumam travar, dar erros e gerar custos de manutenção, atualização e suporte. 

Por outro lado, a plataforma é de responsabilidade do fornecedor (incluindo disponibilidade, atualizações e manutenções), e você só paga uma mensalidade fixa de acordo com o plano escolhido para ter acesso a todas as funções de que necessita.

É o chamado SaaS (Software as a Service, ou Software como Serviço em português): um modelo comercial em que você “aluga” o software online em vez de pagar pela licença e instalar na rede da empresa. 

História da plataforma de contabilidade online

A plataforma de contabilidade online é um dos últimos estágios evolutivos da contabilidade digital.

O sistema de escrituração de dupla entrada (receitas e despesas) existe desde o século 13, mas todo o trabalho do contador era manuscrito, e as primeiras máquinas e calculadoras surgiram apenas no fim do século 19.

O primeiro registro de uso de um computador para funções contábeis é de 1955, quando a General Electric (GE) comprou o UNIVAC (Universal Automatic Computer, o primeiro computador comercial do mundo) para fazer sua folha de pagamento, segundo informações publicadas em 2018 do portal financeiro Untapped. 

Para você ter uma ideia, o computador havia sido utilizado pelos militares do Pentágono na Segunda Guerra Mundial e levava mais de 40 horas para fechar a folha da GE. 

Já nos anos 1960 surgiu a tecnologia EDI (Electronic Data Interchange, ou Troca Estruturada de Dados), que permitiu o compartilhamento de dados digitais entre fornecedores e empresas, facilitando o trabalho dos contadores.

Em 1978, foi inventado o primeiro software de planilhas: um antecessor do Excel chamado Visicalc, que logo passou a ser adotado na contabilidade digital das empresas.

Então, em 1998, surgiu o Quickbooks, considerado o primeiro software de contabilidade e utilizado até hoje por muitas empresas.

No mesmo ano, foi lançada a primeira plataforma de contabilidade online: o NetSuite, que rodava 100% na nuvem. 

Mas a contabilidade online só se tornou popular por volta de 2009, quando várias startups contábeis começaram a oferecer os serviços de contabilidade online no modelo SaaS por preços mais acessíveis. 

Hoje, o mercado de contabilidade online está consolidado e deve movimentar 4,25 bilhões de dólares em todo o mundo até 2023, segundo dados da consultoria Flexi.

6 diferenciais da plataforma para contabilidade online

Usar uma plataforma para contabilidade online pode ser muito vantajoso para a sua empresa.

Veja alguns diferenciais que esse sistema oferece.

1. Agilidade nas rotinas contábeis

A plataforma de contabilidade online permite que você resolva as tarefas da contabilidade em poucos cliques, poupando um tempo precioso na rotina da empresa.

Em alguns escritórios, você só precisa enviar o extrato bancário da empresa, notas fiscais emitidas e informações dos funcionários — o resto, os contadores do outro lado resolvem. 

Assim, você não perde tempo com papelada e ainda conta com integrações que facilitam o compartilhamento das informações com o contador. 

2. Preço justo

Outra vantagem importante da plataforma contábil online é o preço justo cobrado pelos serviços. 

Como a tecnologia reduz os custos operacionais do escritório e demanda menos horas de trabalho dos contadores, essa economia pode ser repassada ao cliente.

Dessa forma, você consegue manter a contabilidade em dia pagando um valor muito mais acessível e que cabe no seu bolso, se comparado aos honorários contábeis de escritórios tradicionais. 

3. Transparência e disponibilidade

A transparência é outra característica da plataforma de serviços contábeis, já que você pode acompanhar de perto o trabalho dos contadores.

No escritório tradicional, muitas vezes o empreendedor não sabe exatamente o que o contador faz ou precisa solicitar documentos toda vez que busca uma informação.

Nos serviços online, esse problema é resolvido, pois você tem acesso às informações da empresa como obrigações enviadas, relatórios e demonstrativos, impostos pagos e folha de pagamento a qualquer hora e lugar, com total disponibilidade.

4. Recursos de calendário e notificações

Ao acessar a plataforma de contabilidade, você terá acesso a um calendário com todas as obrigações da empresa e seus respectivos prazos. 

Além disso, o próprio sistema pode enviar notificações e alertas para lembrá-lo de pagamentos pendentes ou avisar sobre documentos disponíveis.

Assim, você não corre o risco de perder prazos de pagamento ou envio de obrigações e acabar pagando multas e juros, por exemplo. 

5. Folha de pagamento facilitada

O fechamento mensal da folha de pagamento é uma das atividades mais trabalhosas na contabilidade.

Com a plataforma online, você só precisa enviar informações como horas extras, faltas e férias, e deixar que os contadores façam os cálculos. 

Depois, basta acessar os recibos e guias para recolhimento dos impostos que ficam disponíveis no sistema. 

6. Acesso a relatórios

A contabilidade não serve apenas para resolver trâmites burocráticos e deixar sua empresa em dia com o governo, mas também para fornecer informações estratégicas para a sua gestão.

Pela plataforma, você consegue acessar relatórios completos e demonstrativos como DRE (Demonstrativo de Resultado do Exercício), balanço patrimonial e balancetes, que contêm dados essenciais para orientar a tomada de decisão. 

A vantagem é que os documentos ficam disponíveis na nuvem e podem ser baixados a qualquer momento, sem risco de perda ou vazamento de dados.

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Se você quer uma plataforma de contabilidade online para facilitar seu dia a dia e acabar com a burocracia, a Contabilix tem a solução certa.

Nossa plataforma tem todas as funcionalidades que você precisa para manter as obrigações da empresa em dia e acompanhar de perto os documentos e informações do seu negócio. 

Na sua Área do Cliente, você terá acesso ao calendário completo de obrigações, guias de impostos, recibos de declarações, folhas de pagamento, emissor de notas fiscais, demonstrativos contábeis e outros documentos digitais que ficam sempre disponíveis.

E a plataforma inteligente é apenas uma parte do pacote, pois você também terá direito a um atendimento personalizado de contadores experientes.

E então, já decidiu se vai migrar para a plataforma de contabilidade online?Quando quiser, é só trocar de contador para ter essa experiência e aproveitar todas as vantagens — o primeiro mês é grátis.