Software de contabilidade para pequenas empresas: vantagens e como escolher

Software de contabilidade para pequenas empresas: vantagens e como escolher

O software de contabilidade para pequenas empresas é a combinação perfeita entre a tecnologia e a gestão contábil, fiscal e trabalhista do seu negócio.

Felizmente, o tempo da papelada já passou e hoje é possível resolver todas as questões legais e burocráticas da sua empresa pela internet.

Mas, para aproveitar ao máximo essa ferramenta, você precisa entender como funcionam os sistemas disponíveis e qual a melhor versão para o seu dia a dia.

Vamos tirar suas dúvidas sobre o software de contabilidade para pequenas empresas e orientar sua escolha a seguir.

Continue lendo e encontre a solução ideal para o seu negócio. 

Como funciona o software de contabilidade para pequenas empresas

O software de contabilidade para pequenas empresas traz todas as funcionalidades necessárias para manter o negócio em dia com suas obrigações e controlar melhor as finanças.

Tradicionalmente, a contabilidade é vista como uma função burocrática que envolve papelada, livros fiscais e incontáveis planilhas para preencher.

Mas, com a transformação digital, já não faz sentido perder tempo com tarefas manuais que podem ser facilmente automatizadas. 

Pense, por exemplo, na emissão de notas fiscais, que é uma das tarefas obrigatórias de todo negócio.

Se antes era preciso usar talões impressos e escrever as informações da venda à mão, correndo o risco de cometer erros, hoje basta emitir o documento por meio de um software e salvar os dados dos clientes para reduzir o trabalho de digitação.

Com um sistema informatizado, a nota fiscal pode ser enviada por e-mail ao cliente e validada pela prefeitura ou secretaria da fazenda rapidamente.

Além disso, os próprios documentos fiscais emitidos e armazenados na plataforma podem ser usados pelo contador para calcular os impostos do negócio, agilizando mais uma etapa do trabalho.

E esse é apenas um dos muitos exemplos de como o software de contabilidade pode otimizar as rotinas contábeis, fiscais e trabalhistas da empresa. 

Ascensão do software de contabilidade para pequenas empresas 

Cada vez mais, o software de contabilidade para pequenas empresas ganha espaço no mercado e beneficia micro e pequenos empresários.

De acordo com uma pesquisa publicada em 2016 pelo Statista, 64,4% das pequenas empresas dos EUA já utilizam um software de contabilidade.

Além disso, a expectativa é de que o mercado global de sistemas contábeis movimente 347 milhões de dólares até o final de 2020 e chegue aos 416 milhões de dólares até 2024, segundo um relatório da Fortune Business.

A explicação para esse crescimento está nos benefícios que o sistema traz para as organizações e na urgência da transformação digital em todas as áreas.

Para pequenas empresas, especialmente, contar com a tecnologia é fundamental para reduzir custos, agilizar processos e poupar tempo no dia a dia.

Os pequenos negócios do Reino Unido, por exemplo, economizaram mais de 17 mil euros migrando para a contabilidade digital, segundo um estudo realizado pela Sage em parceria com a Plum Research em 2018.

Essa redução de custos ocorre porque a empresa ganha tempo com a automatização de tarefas e aumenta sua produtividade, além de ter opções de serviços contábeis digitais com preços mais acessíveis no mercado. 

Por isso, a tendência é que as PMEs migrem para a contabilidade online e deixem para trás os serviços de escritórios tradicionais.

Software de contabilidade x software de contabilidade online

É importante entender a diferença entre um software de contabilidade local e um software de contabilidade online para pequenas empresas.

A versão local é a mais tradicional, que consiste em um programa instalado em um ou mais computadores da empresa, vendido no formato de licença. 

Esse tipo de software existe há muitos anos e requer uma infraestrutura de TI própria para funcionar corretamente, além de ter sua licença renovada periodicamente e gerar custos com manutenção e suporte.

Já a versão online é aquela que roda diretamente da nuvem, ou seja, o software pode ser acessado pelo navegador e funciona em servidores externos, de responsabilidade do provedor do serviço.

Nesse caso, a empresa tem a comodidade de pagar um valor fixo mensal somente pelas funções utilizadas, no modelo comercial chamado SaaS (Software as a Service, ou software como serviço).

Logo, uma das grandes vantagens do software de contabilidade online para pequenas empresas é que ele não precisa ser instalado nos computadores da empresa: basta utilizar todas as funções pela internet, sem se preocupar com manutenção e armazenamento local.

A empresa de contabilidade online provedora é responsável por fornecer os serviços e manter o software sempre atualizado, cobrando apenas o valor mensal pelo acesso e licença de uso dos clientes.

Além disso, o software online é muito mais rápido, estável e acessível, podendo ser utilizado em dispositivos móveis (smartphones e tablets) a qualquer hora e lugar.

Para quem teve problemas com programas de computador complicados de usar, que vivem travando e dando erros (e ainda são caros), o software em nuvem é a solução definitiva para digitalizar a contabilidade e ter um ótimo custo-benefício.

4 dicas para escolher um software de contabilidade para pequenas empresas

Se você ficou interessado no software de contabilidade para pequenas empresas, o próximo passo é saber como escolher o ideal para a sua empresa.

Confira nossas dicas e tome a melhor decisão. 

1. Escolha o software assim que abrir a empresa

Se você está planejando abrir seu negócio, já pode começar optando pelos serviços de contabilidade online para agilizar o processo.

Dessa forma, você terá seu CNPJ em poucas semanas e evitará preocupações com burocracia, já que os escritórios online são especialistas em abrir empresas rapidamente e à distância — e muitos não cobram nada por isso, além das taxas do governo.

Além disso, você contará com um software de contabilidade para pequenas empresas desde o início, poupando tempo e horas de trabalho da equipe. 

Nesse começo, é importantíssimo ganhar tempo para focar na estruturação e crescimento do negócio, em vez de se preocupar com obrigações e impostos.

2. Procure uma solução 100% online

Como vimos, o software de contabilidade online é a melhor solução para pequenas empresas, pois permite resolver tudo pela internet e sem precisar instalar nada.

Ao contratar esse tipo de serviço, você só terá que fazer login no sistema pelo navegador para ter acesso a todas as funções contábeis, trabalhistas e fiscais do seu negócio.

Lembrando que você terá um contador do outro lado cuidando das obrigações da empresa, uma vez que os escritórios online usam o software como ferramenta, mas mantêm suas equipes sempre à disposição. 

3. Avalie as funções disponíveis

O critério básico para escolher o software de contabilidade para pequenas empresas é conferir se todas as funções necessárias estão disponíveis.

Estas são as principais para manter um pequeno negócio em dia:

  • Função para emitir nota fiscal
  • Envio de obrigações legais com a Receita Federal, Estado e Prefeitura
  • Envio de Imposto de Renda anual e outras declarações (Ex: IRPJ, DEFIS e DIPJ)
  • Geração de relatórios contábeis como DRE, balanço patrimonial e balancete)
  • Cálculo de impostos e emissão de guias de impostos
  • Fechamento da folha de pagamento.

Além disso, é importante que o escritório online ofereça assessoria completa nas áreas trabalhista, societária e fiscal, além de serviços extras como consultoria e planejamento tributário.

4. Encontre o melhor custo-benefício

O custo-benefício é decisivo para escolher seu software de contabilidade online, já que um dos grandes atrativos é o preço competitivo dessas soluções. 

Os escritórios online conseguem praticar preços mais acessíveis graças à tecnologia, que reduz os custos dos processos e permite automatizar tarefas. 

Por isso, vale a pena optar por um software online com uma mensalidade que caiba no seu bolso, desde que atenda a todas as necessidades da sua empresa. 

Conheça o software de contabilidade para pequenas empresas da Contabilix

A Contabilix atende a todos os critérios acima e oferece a melhor solução em contabilidade online para pequenas empresas.

Nosso software funciona 100% online e tem todas as funções para manter seu negócio em dia, desde o cálculo de impostos até a geração de relatórios e fechamento de folha.

Ao acessar sua área de cliente, você poderá acompanhar o calendário com as datas de todas as obrigações da empresa, imprimir guias de impostos e acessar relatórios completos para embasar sua tomada de decisão

Além disso, poderá contar sempre com nossa equipe de contadores para tirar dúvidas, solicitar serviços e receber orientações para melhorar sua gestão. 

Entendeu como funciona o software de contabilidade para pequenas empresas e como ele agiliza sua rotina?Então, considere abrir sua empresa grátis ou trocar de contador com quem entende do assunto e oferece a melhor tecnologia.

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