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Sistema de contabilidade online: 7 funções para agilizar seu negócio

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O sistema de contabilidade online permite que você resolva todas as obrigações do negócio pela internet e dê adeus à burocracia dos escritórios tradicionais.

Com ele, é possível automatizar rotinas como emissão de notas fiscais e cálculo de impostos, gerar relatórios em poucos cliques e acompanhar de perto todos os eventos e documentações da empresa. 

Não à toa, os escritórios contábeis mais inovadores já estão utilizando softwares na nuvem para atender seus clientes de forma ágil e eficiente.

Se você também quer revolucionar sua gestão com o sistema de contabilidade online, este artigo vai mostrar todas as funções do software e deixar claro por que vale a pena migrar para a contabilidade digital. 

Continue lendo e entenda como funciona na prática. 

O que é sistema de contabilidade online?

Sistema de contabilidade online é um software de gestão contábil baseado na nuvem, ou seja, que é hospedado em servidores remotos e funciona 100% pela internet. 

Com ele, é possível gerenciar as principais rotinas contábeis, fiscais e trabalhistas das empresas a qualquer hora e lugar, pois os dados ficam armazenados na nuvem e o programa pode ser acessado diretamente no navegador.

Hoje, a computação em nuvem é tendência absoluta no mercado, e cada vez mais organizações estão migrando seus sistemas de gestão para a versão online — incluindo a contabilidade. 

A adesão aos serviços em nuvem cresceu 35% entre as empresas brasileiras, tornando o país o maior investidor em soluções online, segundo dados da Associação das Empresas de Software (ABES) publicados na Crypto ID.

Já uma pesquisa realizada pela Accounting Today e publicada na Finances Online mostra que 53,3% das empresas contábeis dos EUA já utilizam softwares baseados em nuvem para gerenciar a contabilidade de seus clientes.

Ou seja: o software de contabilidade online é o futuro da área, e não faltam benefícios para explicar essa ascensão, como veremos a seguir.  

Por que o sistema de contabilidade online é melhor 

Antes de surgir o sistema de contabilidade online, as empresas utilizavam planilhas ou softwares tradicionais para gerenciar suas contas.

No entanto, enquanto as planilhas geram desorganização e erros graves nos cálculos, os programas de computador clássicos costumam ser instáveis, caros e ainda ficam desatualizados rapidamente — sem falar na dor de cabeça para fazer backups e manter a infraestrutura de TI necessária para rodar o software. 

Com a computação em nuvem, todos esses problemas foram solucionados e deram lugar a sistemas rápidos e eficientes que não precisam ser instalados e ainda têm um custo-benefício muito superior. 

Para as empresas contábeis, é uma solução para de oferecer serviços completos, com custo menor e mais qualidade.

Para as organizações, é uma oportunidade de acompanhar de perto a gestão contábil e resolver rapidamente as questões burocráticas

Em resumo, estas são as vantagens de usar um sistema de contabilidade na nuvem:

  • O software fica disponível 24 horas, 7 dias por semana e pode ser acessado de qualquer lugar com uma simples conexão à internet
  • O sistema é mais rápido e estável, pois é hospedado em servidores de alta performance sob responsabilidade do provedor 
  • Não há custos de instalação, compra de licença, configuração e manutenção de datacenters locais, que costuma pesar no orçamento de TI
  • Você paga apenas pelo serviço que utiliza, no modelo comercial SaaS (Software como Serviço), em que a empresa escolhe quais recursos quer incluir no plano e paga uma mensalidade 
  • Vários colaboradores podem acessar o sistema ao mesmo tempo, com total segurança e controle de acesso
  • O sistema de contabilidade online é atualizado automaticamente, oferecendo o que há de mais novo no mercado sem custos extras
  • A equipe ganha produtividade com a automação de tarefas e funções executadas em poucos cliques, sem preenchimento manual e retrabalho 
  • A empresa consegue acompanhar suas informações contábeis e financeiras em tempo real
  • A comunicação com o escritório de contabilidade online fica muito mais simples e ágil, com empresa e fornecedor sempre conectados por meio do software.

E esses são apenas alguns exemplos, perto das vantagens da contabilidade online que já mostramos aqui no blog. 

7 funções do sistema de contabilidade online para agilizar seu negócio

Para saber como o sistema de contabilidade online funciona na prática, vamos conhecer algumas de suas principais funções.

Veja do que esse software é capaz.

1. Calendário de obrigações da empresa

Com o sistema de contabilidade online, você nunca mais perde uma data de vencimento de imposto ou prazo para envio de obrigação acessória, graças ao calendário sempre atualizado e às notificações automáticas a cada evento próximo.

Esse simples recurso evita multas, atrasos e encargos para sua empresa, mantendo a equipe informada sobre todos os eventos e movimentações da contabilidade. 

2. Emissão de notas fiscais

A emissão de notas fiscais é uma das principais atividades contábeis das empresas, mas ainda gera muitas dúvidas e pode complicar a vida do empreendedor.

No sistema contábil online, há um módulo específico para emitir facilmente a nota fiscal de serviços eletrônica (NFS-e): basta preencher dados como destinatário, valor e serviço prestado. 

A vantagem é que os emissores oferecidos por empresas de contabilidade online costumam ser mais práticos e intuitivos que os softwares disponíveis no mercado.

3. Cálculo de impostos

Outra tarefa automatizada pelo sistema de contabilidade na nuvem é o cálculo dos impostos, que são contabilizados de acordo com as notas fiscais emitidas pela sua empresa.

Assim, você só precisa acessar o sistema e baixar as guias de pagamento geradas automaticamente, sempre com antecedência em relação à data de vencimento do tributo. 

Além disso, o sistema indica quais impostos já foram pagos e quais estão pendentes, de acordo com a competência. 

4. Folha de pagamento

A folha de pagamento costuma ser o carro-chefe da contabilidade, pois é uma das tarefas mais complexas.

Se você não está familiarizado com o eSocial (Sistema Fiscal Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas) e tem dificuldade com as burocracias trabalhistas, basta usar o sistema de contabilidade online para enviar os dados dos funcionários e receber a documentação pronta. 

Nos softwares online, você só precisa preencher dados como controle de ponto, horas extras, férias e outras informações dos colaboradores no período.

O resto fica por conta da empresa contábil, que disponibiliza os recibos da folha e as guias para recolhimento dos impostos, deixando sua empresa sempre regular. 

5. Geração de relatórios contábeis

Os relatórios contábeis estão entre as ferramentas mais valiosas para os empreendedores,  pois mostram o desempenho financeiro e patrimonial da empresa e apoiam a tomada de decisão. 

Para ter esses documentos sempre à mão, basta acessar o sistema de contabilidade na nuvem e baixar os relatórios e demonstrações contábeis elaboradas por contadores experientes.

Alguns exemplos de documentos são o DRE (Demonstração do Resultado do Exercício), balanço patrimonial e balancete. 

Tudo o que você precisa fazer, nesse caso, é enviar o extrato bancário da empresa pelo software e aguardar as informações para entender o desempenho do negócio e planejar seus próximos passos. 

6. Entrega de obrigações acessórias

As chamadas obrigações acessórias são os principais deveres administrativos que a empresa deve entregar ao governo, como a ECD (escrituração Contábil Digital), DIRF (Declaração do Imposto sobre a Renda Retida na Fonte) e RAIS (Relação Anual de Informações Sociais), por exemplo. 

No sistema contábil online, todas as obrigações com a Receita Federal, estado e prefeitura ficam disponíveis para consulta e sua entrega é garantida dentro dos prazos.

7. Compartilhamento de documentos

Por fim, o sistema de contabilidade na nuvem facilita muito o compartilhamento de documentos entre empresa e escritório.

A qualquer hora e lugar, você pode acessar e consultar suas guias de impostos, contrato social, contracheques, demonstrativos contábeis por período e o que mais precisar para entender como anda a contabilidade do seu negócio.

Além disso, os dados ficam seguros na nuvem e você não corre o risco de perder documentos e informações importantes.

Contabilix: a evolução do sistema de contabilidade online 

Agora que você sabe como funciona o sistema de contabilidade online, precisa conhecer os diferenciais da Contabilix: um escritório de contabilidade 100% online para micro e pequenas empresas.

Além de uma plataforma ágil, completa e muito fácil de usar, temos uma equipe de contadores qualificados e experientes que estão sempre prontos para atender sua empresa por telefone, chat e/ou ticket. 

Afinal, só vale a pena ter um sistema contábil na nuvem se você puder contar com o apoio profissional do contador online na outra ponta — e é exatamente isso que a Contabilix oferece. 

Na mensalidade, estão inclusos os seguintes serviços:

  • Todas as obrigações legais com Receita Federal, Estado e Prefeitura
  • Cálculo dos impostos e emissão de guias de pagamento
  • Envio do Imposto de Renda da Empresa anual (IRPJ, DIPJ, DEFIS)
  • Relatórios contábeis (DRE, balanço patrimonial, balancete, livro caixa, etc.)
  • Obrigações acessórias como DCTF e SPED
  • Emissão de notas fiscais eletrônicas pela plataforma 
  • Atendimento dedicado via central de ajuda
  • Orientação fiscal e consultoria.

E o melhor: tudo é feito online, em poucos minutos, por meio de um sistema que economiza seu tempo e simplifica sua vida.

Entendeu como o sistema de contabilidade online pode agilizar sua gestão?Então, talvez esteja na hora de trocar de contador ou abrir sua empresa grátis para começar do jeito certo.

Abra grátis seu CNPJ, sem sair de casa.

Jean Bitar

Jean Bitar

Fundador e CEO da Contabilix, empresário no mercado de Tecnologia desde muito cedo, formado em Ciência da Computação e Ciências Contábeis, com MBA em Auditoria e Perícia Contábil.

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