Check list: documentos para abertura de empresa no Brasil

Quem deseja ter um negócio próprio, precisa de um check list de documentos para abertura de empresa.

Isso porque empreender significa enfrentar diferentes desafios e, talvez, o primeiro deles seja a burocracia para colocar um negócio em funcionamento.

Por essa razão, o processo deve ter a atenção merecida.

E para ajudar você neste momento, preparamos um artigo completo, com todas as dicas, informações atualizadas e as etapas para o registro da empresa.

Acompanhe!

Check list: documentos para abertura de empresa

Abrir um novo negócio é o sonho de muitos brasileiros. 

Mas, logo no início dessa realização, os processos burocráticos para a abertura do empreendimento podem se tornar um verdadeiro entrave.

Além de documentos comuns a quase todos os setores, ainda existem registros específicos para determinados segmentos da economia. 

Assim, o empreendedor precisa estar atento a diferentes tipos de cadastros exigidos quando der início às atividades empresariais.

A fim de orientar você neste caminho, montamos um check list com todos os principais documentos que precisam ser apresentados ou elaborados na abertura da empresa.

Veja, então, como criar um contrato social, fazer o registro na Junta Comercial, solicitar o CNPJ, obter a Inscrição Estadual ou Municipal, requerer o alvará e demais licenças de funcionamento.

Documentos pessoais

Antes mesmo de organizar documentos relacionados ao negócio, você precisa selecionar a documentação pessoal e a dos demais sócios.

Veja, então, quais documentos pessoais dos integrantes da sociedade são necessários para a abertura da empresa:

• RG: cópia autenticada
• CPF: cópia simples
• Certidão de casamento: caso algum dos sócios seja casado
• Carteira do órgão regulamentador, se houver obrigatoriedade: como OAB, CRA e CREA, por exemplo
• Comprovante de endereço residencial: cópia simples
• Última declaração do Imposto de Renda Pessoa Física (IRPF): cópia.

Documentos básicos da futura empresa

Ainda que a organização não tenha sido formalmente constituída, ela já possui alguns dados.

Portanto, é preciso apresentar os seguintes documentos sobre a nova empresa para a sua abertura:

• Comprovante de endereço comercial: cópia simples. Se a sede da empresa for no mesmo local onde o empresário mora, essa informação não será necessária
• IPTU ou outra documentação em que conste o número da Inscrição Imobiliária ou Indicação Fiscal do imóvel onde a empresa será instalada: cópia simples  
• Atividades da empresa que constarão nos CNAEs a serem registrados  
• Nome fantasia do novo negócio.

Contrato Social

Uma empresa constituída, em termos legais, é também uma pessoa jurídica. 

Assim, existe na sociedade como uma entidade real e criada por outros indivíduos.

De modo bem simples, ela tem direitos e deveres, além de respeitar diversos critérios. 

Portanto, precisa que os empresários definam como ela é em termos de nome, segmento, capital social, quadro de sócios e outras informações.

Assim, o contrato social é o primeiro documento a ser elaborado. 

Ele contém todos os dados e acordos realizados entre a sociedade que compõe a empresa.

A partir do registro, será possível definir outros direcionamentos para a abertura do empreendimento – inclusive, em novos documentos necessários.

Para ser legitimado, o contrato social precisa ser registrado na Junta Comercial ou em um cartório de pessoas jurídicas, no caso de Sociedades Simples.

Mas atenção: esse documento se aplica apenas às empresas abertas em regime de sociedade.

Veja qual é a sua versão para outras naturezas jurídicas:

• MEI – Microempreendedor Individual: Certificado da Condição de Microempreendedor Individual (CCMEI)
• EI – Empresário Individual: Requerimento de Empresário
• EIRELI – Empresa Individual: Ato Constitutivo.

Registro na Junta Comercial

Importante dizer que, antes mesmo do registro do contrato social, é preciso formalizar o “nascimento” do negócio.

Assim, o registro na Junta Comercial do estado é o início oficial da existência da empresa.

No órgão, é necessário fazer um pedido de viabilidade.

A partir dessa solicitação é que haverá a análise da probabilidade de criação do negócio.

Veja o que o pedido de viabilidade avalia:

• Possibilidade de exercício da atividade econômica desejada no endereço pretendido
• Disponibilidade do nome empresarial desejado
• Enquadramento no Corpo de Bombeiros e outros.

Em cada estado, pode haver diferentes análises prévias para o cadastro da empresa. 

Portanto, é importante conhecer as exigências estaduais da Junta Comercial.

Depois que a viabilidade foi conferida e atestada, é preciso fazer a solicitação do CNPJ na Receita Federal – como veremos, adiante -, e pagar a taxa referente à abertura da empresa.

É nesta hora que é gerado o contrato social.

Em todos os estados, a Junta Comercial mantém convênio com a Receita Federal e, assim, todo o processo é realizado de forma simultânea, pulando a nossa próxima etapa.

Solicitação de CNPJ

No momento em que a empresa é documentada pelo contrato social e oficializada pelo registro na Junta Comercial, outro documento é emitido: o CNPJ.

Da mesma forma que as pessoas físicas têm seu CPF (Cadastro de Pessoa Física), as jurídicas são obrigadas a possuir o Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica.

O número é cadastrado na Receita Federal e serve para identificar uma pessoa jurídica junto ao órgão.

Para realizar a inscrição no CNPJ, é necessário seguir todo o procedimento requerido pela Receita Federal e detalhado no site do Ministério da Economia.

Basicamente, a solicitação de CNPJ para a abertura de empresa requer o preenchimento do DBE (Documento Básico de Entrada), por meio do site Coleta Web da Receita Federal. Em resposta, a Receita Federal já gera o contrato social padrão.

Enquanto o procedimento é realizado, hora de conferir como fazer a Inscrição Estadual ou Municipal do negócio.

Inscrição Estadual e/ou Inscrição Municipal

Que empresas precisam ter Inscrição Estadual e quais devem realizar a Inscrição Municipal 

Essa é uma dúvida muito frequente entre os empreendedores. 

Para entendermos um pouco melhor sobre este documento, é importante compreender o básico sobre tributação brasileira.

No Brasil, os impostos são pagos a diferentes esferas. Assim, a competência de cobrança dos tributos se divide entre:

• União – impostos federais, como Imposto de Renda
• Estados – impostos estaduais, como o ICMS
• Municípios – impostos municipais, como o ISS.

Logo, cada um é responsável pela fiscalização e execução de determinados tributos. 

Para fazer o controle do quanto cada empresa deve pagar em impostos, os entes federativos acompanham a movimentação da inscrição.

No caso de negócios que precisam pagar o ICMS, a Inscrição Estadual é obrigatória. 

Já as empresas que devem contribuir com o ISS têm que fazer a Inscrição Municipal.

Basicamente, empreendimentos que comercializam produtos são obrigados a ter a primeira.

Assim, empresas dos setores do comércio, indústria e serviços de transporte intermunicipal e interestadual, de comunicação e de energia devem ter a Inscrição Estadual.

Do outro lado, a Inscrição Municipal fica reservada aos prestadores de serviço e deve ser realizada diretamente no município de atuação da empresa.

Além disso, organizações que se enquadram tanto como comércio, quanto como serviço, por exemplo, devem realizar as duas inscrições.

Por fim, como se tratam de documentos que são emitidos nos estados e municípios, pode haver diferenças no processo de emissão deles para a abertura de empresa. 

Portanto, é fundamental estar bem assessorado sobre os critérios para dar sequência ao check list.

Não abra mão do suporte de um contador nessa hora.

Alvará

O alvará é muito mais do que apenas uma “plaquinha” emoldurada e pendurada na parede da empresa. 

Ele é um documento importante e necessário para o funcionamento regular do negócio.

É por meio do alvará que a prefeitura dará a permissão para que o empreendimento possa operar. 

Para isso, diferentes critérios serão analisados de acordo com as regras municipais e ramo de atividade.

Assim, a fiscalização irá avaliar a sede, fazer as observações para adequação – quando necessário – e, então, liberar o funcionamento da empresa.

Da mesma forma, conhecer os requisitos legais do município é crucial para o empreendedor conseguir a liberação do negócio o quanto antes.

Alvará do Corpo de Bombeiros

Cada estado brasileiro tem as suas próprias regras relacionadas à obrigatoriedade e à emissão do alvará do Corpo de Bombeiros.

Em Minas Gerais, por exemplo, todas as empresas devem passar por um processo de licenciamento junto ao órgão, independentemente do ano de abertura, atividade econômica ou porte.

Já a corporação do estado do Rio de Janeiro tem uma lista de usos e atividades que estão sujeitos ao certificado.

Portanto, converse com seu contador para entender se a sua empresa está obrigada ou não à obtenção do alvará do Corpo de Bombeiros.

Em caso positivo, o profissional indicará a você todos os procedimentos necessários para a emissão do certificado.

Alvará da Vigilância Sanitária

Outro documento necessário para a abertura de alguns tipos de empresa é o alvará da vigilância sanitária.

Semelhante à documentação do Corpo de Bombeiros, ele deverá ser emitido de acordo com as regras e diretrizes de cada unidade federativa.

No geral, o alvará da vigilância sanitária é obrigatório para empresas dos setores de alimentação, serviços e produtos para saúde, além de serviços veterinários.

Em atividades de alto risco, a emissão do documento poderá exigir o cumprimento de requisitos – como a aprovação de projeto arquitetônico e inspeção sanitária.

Licença Ambiental

Segundo o Ministério do Meio Ambiente, precisam da licença ambiental as empresas que atuam nestas áreas:

• Agricultura, florestas, caça e pesca
• Mineração
• Indústrias
• Transportes
• Serviços
• Obras civis
• Empreendimentos turísticos, urbanísticos e de lazer
• Biotecnologia.

Neste sentido, o documento deve ser apresentado durante a abertura da empresa a fim de qualificá-la para executar atividades relacionadas ao meio ambiente.

Cadastro na Previdência Social

Para contratar funcionários e se manter regular em relação a questões trabalhistas, a empresa precisa cadastrar-se na Previdência Social em até 30 dias após o início das suas atividades.

O procedimento deverá ser feito gratuitamente no “Meu INSS”, o site oficial do instituto.Após o cadastro, a organização terá o seu número de inscrição do trabalhador (NIT) e poderá, então, contratar funcionários.

Além dos documentos: outros passos da abertura de empresa

Depois que o check list de documentos para abertura de empresa for finalizado, existem outros procedimentos que devem ser adotados.

Desse modo, ainda será necessário encaminhar para o registro da empresa:

• Cadastro no INSS
• Registro em conselhos de classe, quando for o caso
• Emissão de certidões
• Solicitação de Certificado Digital
• Outros documentos específicos à empresa em questão.

Veja que abrir uma empresa demanda diferentes etapas e precisa ser um processo bem feito, a fim de evitar retrabalhos e custos indesejados.

Mais uma vez, destaque-se a importante de uma assessoria contábil.

A boa notícia é que, hoje, você já pode contar com a contabilidade online, que é mais acessível, segura e eficaz.

Quanto custa abrir uma empresa no Brasil?

Antes de aprofundar a resposta, é importante que você saiba que o valor para a abertura de uma empresa no Brasil pode variar bastante.

Primeiro de tudo, alguns fatores são essenciais para compreender o custo como: tamanho, segmento e localização do negócio.

Essas características definirão, por exemplo, tipos de documentos exigidos, além de impostos a serem pagos.

Como vimos, existem diferentes esferas tributárias e, portanto, abrir uma empresa pode passar por variados cadastros e suas respectivas taxas e tarifas.

Então, na abertura do empreendimento, considere custos com:

• Elaboração de Contrato Social (inclusive com advogados)
• Registro na Junta Comercial
• Regularização para emissão de alvará
• Licenças de funcionamento
• Consultoria contábil.

Ainda leve em conta os valores pagos por registro em conselhos de classe, emissão de certidões e Certificado Digital, além de outras despesas.

O investimento médio a ser aplicado na abertura da empresa, segundo o Banco Mundial, é de R$ 2.380,00. 

O valor, no entanto, pode variar de R$ 1.576,00 a R$ 3.184,00, em média.

Por que ter um contador para abertura de empresa?

Abrir uma empresa é um processo extenso e burocrático. 

Ele exige um entendimento sobre as normas além de enquadramentos sobre cada negócio, de maneira específica.

Como vimos, os procedimentos podem sofrer alterações de acordo com os estados e municípios, além de demandar etapas com o governo federal.

Portanto, é fundamental ter o acompanhamento de um contador na abertura de empresa. 

Somente esse profissional tem a qualificação e as ferramentas necessárias para realizar um processo ágil e dentro das demandas legais.

Não se trata de um custo, mas de um investimento que garante a você fazer tudo corretamente, evitando erros que só vão atrasar o processo de abertura de empresa.

E você quer seu negócio logo, não quer?

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O processo de checklist de documentos para abertura de empresa pode ser facilitado com a ajuda de um contador.

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