Contabilidade para e-commerce: importância e como fazer online

Você sabe como funciona a contabilidade para e-commerce e quais as vantagens desse serviço para o crescimento do seu negócio?

Rotinas contábeis, financeiras, trabalhistas, tributárias e diversas outras atribuições fazem parte do dia a dia de todo empreendedor – e nem sempre é fácil conciliar tantas responsabilidades.

A boa notícia é que, com a contabilidade para e-commerce, gerenciar processos rotineiros fica mais fácil e o gestor tem o embasamento necessário para decidir com mais segurança.

Se você se interessa por isso, leia esse texto até o fim!

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O que é contabilidade para e-commerce?

Contabilidade para e-commerce é um serviço de assessoria contábil dedicado a empresas que atuam no segmento de comércio eletrônico, seja por meio de uma loja virtual própria ou plataformas de marketplace.

Uma empresa que vende produtos por canais eletrônicos pode cuidar de suas finanças de duas maneiras: ter uma contabilidade própria ou terceirizar o serviço, uma prática comum entre as PMEs. 

Com o surgimento das ferramentas digitais e o crescimento da contabilidade online, a terceirização de rotinas financeiras, fiscais e trabalhistas ficou ainda mais acessível. 

Tanto que há empresas contábeis especializadas em oferecer pacotes de serviços para todo tipo de cliente, como startups, micro e pequenas empresas, indústrias e até Microempreendedores Individuais (MEIs).

A contabilidade para e-commerce segue a mesma lógica: oferece ao empreendedor todo suporte necessário para que ele desenvolva suas atividades de maneira eficiente e tome as melhores decisões de negócio. 

Por que um e-commerce precisa de contador?

Uma empresa de e-commerce precisa dos serviços de contabilidade da mesma maneira que uma loja de conveniência, uma empresa de prestação de serviços ou uma grande indústria. 

O que muda é o canal de vendas: online ou offline. 

Desde a abertura do CNPJ, a contabilidade para e-commerce é essencial durante todo o ciclo de vida do negócio.

Alguns serviços contábeis são obrigatórios, como a entrega ao governo da Declaração de Informações Socioeconômicas (DEFIS) e da Relação Anual de Informações Sociais (RAIS).

Outros são essenciais do ponto de vista da gestão, como o planejamento tributário, a gestão de KPIs e procedimentos burocráticos de emissão de guias e relatórios. 

Ao abrir um e-commerce (com exceção do MEI), você precisará de um contador para responder pela contabilidade da empresa e mantê-lo atualizado sobre os eventos contábeis-financeiros relacionados ao seu core business. 

Como fazer a contabilidade de um e-commerce?

A menos que sua empresa seja de grande porte, a melhor maneira de fazer contabilidade para e-commerce é por meio da terceirização do serviço. 

As empresas de contabilidade online oferecem soluções sob medida e a preços acessíveis para diferentes tipos de negócio, graças às soluções tecnológicas que permitem automatizar rotinas repetitivas.

Os principais serviços contábeis para e-commerce são:

Abertura de CNPJ

A abertura de CNPJ de uma empresa de e-commerce é o primeiro passo para a formalização do negócio, principalmente se você pretende usar alguma plataforma de marketplace. 

Nesse aspecto, a assessoria de um contador garantirá que todas as etapas sejam cumpridas corretamente, evitando que seu e-commerce sofra prejuízos por falhas processuais. 

Entre outros serviços, o profissional contábil o ajudará:

• Na escolha do melhor regime tributário
• Na definição da natureza jurídica mais vantajosa
• Na definição das CNAEs primária e secundárias
• Nos procedimentos de registro e licenciamento.

As etapas parecem complicadas, mas com a ajuda da tecnologia, é possível abrir uma empresa de e-commerce sem sair de casa e gratuitamente.

Emissão de notas fiscais e guias

Por meio das plataformas inteligentes da contabilidade online, emitir notas fiscais e guias de pagamentos de tributos é uma tarefa simples e prática. 

O cálculo dos impostos, por exemplo, é automatizado com base nos lançamentos contábeis e o gestor ainda recebe alertas quanto às datas de vencimento.

Rotinas trabalhistas

A contabilidade para e-commerce abrange também as rotinas trabalhistas e outros serviços, como contratação/demissão, folha de pagamento, planejamento de férias e encargos sociais. 

Pode incluir ainda assessoria ou consultoria em processos societários e fusões e aquisições, dependendo da necessidade do cliente.

Obrigações e relatórios

Fazem parte das atribuições da contabilidade para e-commerce obrigações legais com a Receita Federal, Estado e prefeitura, além das obrigações acessórias, como DCTF e SPED. 

Em geral, estão inclusos nos pacotes diversos relatórios contábeis: DRE, Balanço Patrimonial, Balancete, Livro Caixa, entre outros.

Planejamento tributário e enquadramento fiscal

O planejamento tributário é essencial para otimizar a carga fiscal do e-commerce, garantindo que a empresa pague o mínimo de impostos dentro da legalidade. 

A escolha do enquadramento fiscal adequado impacta diretamente a margem de lucro e a competitividade do negócio.

O primeiro passo é entender os regimes tributários disponíveis para empresas de e-commerce:

• Simples Nacional: indicado para micro e pequenas empresas com faturamento anual de até R$ 4,8 milhões. Unifica a arrecadação de tributos em uma única guia (DAS), reduzindo a complexidade
• Lucro Presumido: para empresas com faturamento anual de até R$ 78 milhões. A tributação é baseada em uma margem de lucro predefinida, o que pode ser vantajoso para negócios com custos operacionais reduzidos
• Lucro Real: indicado para grandes empresas ou aquelas com margens de lucro reduzidas. Os impostos são calculados com base no lucro líquido, exigindo um controle contábil rigoroso.

Além da escolha do regime de tributação mais vantajoso, o planejamento tributário também envolve estratégias como:

• Revisão periódica do enquadramento fiscal para garantir o regime mais eficiente
• Segmentação de produtos por tributação diferenciada, aproveitando reduções ou isenções fiscais
• Avaliação de créditos tributários e incentivos fiscais aplicáveis ao setor de e-commerce.

Conciliação bancária e financeira

A conciliação bancária é um processo contábil fundamental para o e-commerce, garantindo que todas as entradas e saídas estejam devidamente registradas e conciliadas com as movimentações financeiras da empresa.

Esse controle auxilia na identificação de inconsistências, como cobranças indevidas, fraudes ou falhas na integração entre plataformas de pagamento e contas bancárias.

Os principais benefícios da conciliação financeira são:

• Controle preciso do fluxo de caixa
• Redução de erros e retrabalho contábil
• Melhor gestão de recebíveis e previsibilidade financeira
• Atendimento às obrigações fiscais sem atrasos.

Ferramentas digitais podem automatizar a conciliação bancária, integrando dados de vendas, pagamentos e lançamentos contábeis.

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Quanto um e-commerce paga de impostos?

Vimos que, entre outros serviços, a contabilidade para e-commerce calcula e emite guias de impostos que devem ser pagos pela empresa. 

O tamanho da carga tributária, entretanto, depende de algumas variáveis, como o segmento de atuação da empresa, o regime tributário escolhido e o tamanho do faturamento. 

No caso das empresas de e-commerce optantes pelo Simples Nacional, todos os tributos devidos mensalmente ao Fisco são reunidos em uma única guia, o DAS.

O cálculo do DAS é feito com base no tamanho da receita mensal da empresa, conforme as alíquotas expressas nos Anexos do Simples Nacional. 

Empresas do segmento de comércio são tributadas conforme o Anexo I, em que as alíquotas variam de 4% a 19%, dependendo do tamanho da receita. 

Quanto maior o faturamento, maior o peso tributário.

Uma empresa de comércio eletrônico que tenha, por exemplo, receita anual de até R$ 180 mil, paga 4% de tributos sobre a receita bruta. 

Acima desse valor, os percentuais aumentam conforme cada faixa de faturamento.

Qual o regime tributário ideal para e-commerce?

A escolha do regime tributário depende de fatores como o faturamento, tipo de produto comercializado e margem de lucro.

Cada regime possui suas particularidades:

• Simples Nacional: melhor para pequenos e-commerces com baixo faturamento
• Lucro Presumido: indicado para empresas com margens de lucro elevadas e estrutura enxuta
• Lucro Real: mais vantajoso para grandes e-commerces ou negócios com despesas altas, pois permite dedução de custos.

Um contador especializado pode ajudar a definir o melhor regime tributário de acordo com as características da empresa.

Como a contabilidade auxilia na precificação de produtos em e-commerce?

A precificação de produtos é uma das maiores dificuldades para donos de e-commerce, pois envolve uma série de variáveis, incluindo custos operacionais, margens de lucro e carga tributária.

A contabilidade para e-commerce auxilia nesse processo ao identificar a carga tributária incidente sobre cada produto, calcular o custo real dos produtos e determinar uma margem de lucro ideal para manter a competitividade do negócio.

Com um planejamento financeiro estruturado, o empreendedor evita vender abaixo do custo e maximiza seus ganhos — sem correr o risco de espantar clientes com preços altos demais.

Principais desafios da contabilidade para e-commerce

A contabilidade para e-commerce apresenta diversos desafios que exigem atenção para garantir seu correto funcionamento. 

A conciliação de vendas é um dos principais pontos de atenção, especialmente para empresas que operam em marketplaces, em que é fundamental registrar corretamente todas as transações e conciliar os recebíveis.

A gestão de múltiplas plataformas também pode tornar o controle contábil mais complexo, exigindo processos bem estruturados para evitar divergências nos registros financeiros.

Outro aspecto relevante é o controle de estoque, já que a contabilização correta dos produtos influencia diretamente o cálculo de tributos e a elaboração de relatórios financeiros.

Os desafios existem, mas com um suporte contábil adequado, é possível superá-los e crescer sem medo.

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Vantagens da contabilidade digital para e-commerce

Assim como uma empresa de e-commerce, a contabilidade digital tem ganhado escala ao proporcionar serviços de qualidade a preços competitivos, graças às soluções tecnológicas. 

A partir de ferramentas digitais eficientes, a contabilidade online pode atender clientes de diferentes regiões do país.

Confira a seguir as principais vantagens desse tipo de serviço: 

Redução de custos

A automatização de diversos processos rotineiros e burocráticos tem um efeito imediato na contabilidade para e-commerce: a redução de custos. 

Com sistemas inteligentes fazendo o trabalho burocrático, os escritórios contábeis conseguem atender mais clientes, faturar mais e, ao mesmo tempo, reduzir o preço dos planos.

Agilidade e praticidade

A tecnologia contribui também para um ganho significativo de eficiência, ao dispensar a necessidade de reuniões presenciais ou envio de malotes de documentos. 

Videoconferência e documentação em nuvem, com compartilhamento em tempo real acessível por qualquer dispositivo conectado à internet, são iniciativas que proporcionam mais agilidade e praticidade. 

Ganham o escritório contábil, ao expandir sua capacidade de atendimento, e o empreendedor, ao acessar remotamente as informações necessárias para gerir seu e-commerce com muito mais qualidade.

Segurança garantida

Ao substituir os papéis pelo cloud computing, a contabilidade para e-commerce também precisa seguir rigorosamente os procedimentos de segurança, com dados criptografados e controle de acesso. 

O objetivo é garantir que o fluxo de dados da empresa, de seus sócios e dos funcionários sejam tratados e armazenados em conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).

Conformidade fiscal simplificada

As constantes mudanças na legislação fiscal exigem atualização contínua por parte dos empreendedores.

Um dos benefícios da contabilidade digital é a automatização do cumprimento de obrigações fiscais.

A conformidade fiscal simplificada garante:

• Atualizações automáticas sobre alterações na legislação
• Redução de riscos de penalizações e multas por descumprimento de prazos
• Geração automática de relatórios fiscais e contábeis.

Escalabilidade

Para um e-commerce em crescimento, é essencial contar com uma contabilidade que acompanhe essa evolução de forma eficiente.

A contabilidade digital proporciona escalabilidade ao suportar um volume maior de transações sem a necessidade de mudanças estruturais, garantindo que o aumento das vendas não comprometa a organização financeira.

Além disso, a automação de processos reduz o trabalho manual, tornando as operações mais ágeis e precisas.

A integração dos sistemas contábeis com plataformas de gestão empresarial também contribui para uma administração mais fluida e estratégica.

O melhor sistema de contabilidade online para e-commerce

Agora que você sabe qual a importância da contabilidade para e-commerce, que tal conhecer os serviços da Contabilix?

Somos uma empresa de contabilidade online especializada em oferecer as melhores soluções para micro e pequenas empresas. 

Clientes Contabilix têm acesso a uma plataforma 100% online para gerir com praticidade as rotinas fiscal, contábil e trabalhista sem burocracia.

Nosso propósito é descomplicar a vida do empreendedor, proporcionando a ele embasamento sólido para tomar as melhores decisões.

Acesse o nosso site e confira mais detalhes sobre nossos planos e preços.

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