Contabilidade digital: o que é, vantagens e como contratar (Guia 2024)

Sua empresa ainda não aderiu à contabilidade digital?

As razões para isso podem ser diversas, mas provavelmente tem alguma relação com a falta de conhecimento sobre os benefícios dessa modalidade de prestação de serviços. 

Ainda são muitos os empreendedores que deixam de aproveitar as vantagens de um processo em que a tecnologia é protagonista.

Isso é percebido pela pesquisa nacional do Sebrae, denominada “Relação das MPE com os contadores”.

Os dados mostram que 97% das empresas utilizam os serviços contábeis apenas para o básico — o que é uma pena.

Um escritório contábil, principalmente digital, pode fazer muito mais pela sua empresa do que processar burocracias.

Ficou interessado em saber mais sobre o assunto?

Então avance na leitura e descubra como a contabilidade digital pode ajudar o seu negócio a crescer de maneira inteligente e com o melhor custo-benefício.

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O que é contabilidade digital?

Contabilidade digital é a prestação de serviços contábeis via internet por meio de tecnologias que automatizam, otimizam e modernizam os processos contábeis tradicionais.

Para tanto, usa software especializado, inteligência artificial, análise de dados e outras soluções avançadas para gerenciar as contas contábeis empresariais de maneira eficiente e precisa.

Em termos comparativos, imagine o banco tradicional e o banco digital.

Por meio de aplicativos e tecnologia de ponta que garantem a segurança das transações, cada vez mais as pessoas estão migrando para os bancos digitais em busca de praticidade.

A mesma transformação acontece com a contabilidade.

Os escritórios físicos tradicionais ainda existem, mas a contabilidade digital tem ganhado cada vez mais adeptos graças aos métodos de trabalho práticos, eficientes e acessíveis.

Para que serve a contabilidade digital?

A verdade é que para uma parte dos micro e pequenos empresários ainda prevalece uma imagem distorcida a respeito da contabilidade.

Para essa parcela, o contador é um profissional de perfil burocrático, que existe para pagar impostos e colocar as contas com o Fisco em dia. 

Mas não é só isso.

Além da função legal-burocrática, a contabilidade serve como apoio indispensável à gestão fiscal, tributária, financeira e gerencial.

Pode-se afirmar que não há negócio saudável financeiramente que abra mão dos valiosos insights que só uma empresa contábil pode oferecer.

Serviços da contabilidade digital

Enfatizamos o lado estratégico porque só assim sua empresa será capaz de se posicionar no mercado e atingir os objetivos propostos.

Aliás, ter objetivos já é parte de uma postura que leva em conta uma tática de negócios e, para isso, novamente a contabilidade digital é uma poderosa aliada.

Porém, apoiar a parte estratégica não seria possível se, junto a isso, a empresa parceira não oferecesse as funções mais elementares.

Portanto, ao contratar um escritório contábil digital, você pode ter certeza de que contará com os mesmos serviços prestados pelo modelo tradicional.

Veja só alguns dos mais requisitados:

• Apuração e emissão de guias de impostos e tributos
• Folha de pagamento
• Cumprimento de obrigações acessórias
• Demonstração do Resultado do Exercício (DRE)
• Emissão e controle de notas fiscais
• Balanço Patrimonial
• Controle do fluxo de caixa.

Como funciona a contabilidade digital?

A contabilidade digital funciona de maneira integrada e automatizada, beneficiando tanto os escritórios de contabilidade quanto as empresas.

A seguir, confira em detalhes o funcionamento da contabilidade digital sob essas duas perspectivas.

Do ponto de vista dos escritórios de contabilidade

Para os escritórios que prestam serviços contábeis, o funcionamento da contabilidade digital ocorre da seguinte forma:

Recepção de dados e documentos

• Digitalização de documentos: o cliente envia documentos fiscais, recibos e outros registros digitalizados
• Plataformas de integração: utilização de portais ou sistemas de gestão de documentos que permitem a recepção e organização automática desses arquivos.

Processamento automatizado

• Softwares contábeis: uso de ferramentas especializados para importar e processar dados financeiros
• Automatização de tarefas: lançamentos contábeis, conciliação bancária e cálculos fiscais são realizados automaticamente pelo sistema.

Análise e revisão

• Inteligência artificial e Machine Learning: aplicação de algoritmos que identificam inconsistências, erros ou oportunidades de otimização fiscal
• Dashboards e relatórios: geração de relatórios detalhados e gráficos de desempenho que são revisados pelos contadores.

Comunicação com o cliente

• Canais digitais: plataformas online onde os clientes podem acessar seus relatórios financeiros, enviar documentos e se comunicar com o escritório
• Consultoria personalizada: com os dados atualizados e acessíveis, os contadores podem oferecer consultoria estratégica mais precisa e oportuna.

Do ponto de vista da empresa-cliente

O empresário que contrata uma contabilidade digital também precisa digitalizar seus processos para a parceria funcionar.

Funciona basicamente assim:

Início da jornada digital

• Escolha de provedor de serviços: seleção de uma contabilidade digital que atenda plenamente às necessidades da empresa  
• Configuração inicial: migração de dados contábeis para o novo sistema, configuração de contas bancárias e integração com outros sistemas empresariais (ERP, CRM).

Automatização de processos

• Entrada de dados: digitalização e upload de notas fiscais, recibos e outros documentos financeiros
• Automatização de tarefas: agendamento de pagamentos, emissão de faturas automáticas e conciliação bancária automática.

Acompanhamento e análise em tempo real

• Dashboards interativos: acesso a painéis que mostram o desempenho financeiro em tempo real
• Informação de alto valor: geração de relatórios customizados conforme a necessidade da empresa, facilitando o monitoramento de KPIs.

Interação com o escritório de contabilidade

• Colaboração online: envio e recebimento de documentos, bem como comunicação constante através de plataformas digitais
• Consultoria contábil: acesso a serviços de consultoria estratégica, baseada em dados atualizados.

Como podemos ver, tanto os escritórios contábeis quanto as empresas são beneficiadas de diferentes maneiras, graças à eficiência operacional e à transparência dos processos.

10 benefícios da contabilidade digital

Um bom escritório de contabilidade digital não fica devendo em nada a um concorrente que esteja no mercado tradicional.

Como você acaba de ver, não há serviço contábil que não possa ser realizado por uma empresa que atua de forma online.

Há todo um conjunto de benefícios agregados que você precisa considerar antes de escolher seu próximo parceiro para ajudar na contabilidade da sua empresa.

Veja quais são:

1. Agilidade na escrituração contábil

A Escrituração Contábil Digital (ECD) não é mais uma novidade, afinal, desde 2007, ela faz parte das rotinas administrativas das empresas brasileiras.

Nela, arquivos, documentos e comprovantes contábeis são assinados e entregues virtualmente, tornando o processo de escrituração 100% eletrônico.

Por isso, quanto mais digital for o escritório que estiver ao seu lado, mais agilidade sua empresa terá na hora de cumprir com suas obrigações.

Lembre que atrasos e inconsistências podem gerar multas que, em geral, não são nada leves.

Portanto, o melhor é deixar a escrituração para quem pode fazer isso com rapidez e credibilidade, concorda?

2. Documentos mais seguros

A lei brasileira obriga as pessoas jurídicas a guardarem seus registros fiscais e trabalhistas pelo prazo mínimo de cinco anos.

Em alguns casos, esse armazenamento deve se estender por toda a existência do negócio.

Assim, a virtualização das obrigações contábeis, além das rotinas em geral, levou as empresas a digitalizar também seus documentos. 

Isso fez com que a quantidade de papel diminuísse substancialmente.

Vale ressaltar que as empresas de contabilidade digital usam armazenamento em nuvem com criptografias e controle de acesso, além de mecanismos que atendem à LGPD.

3. Mais capacidade de armazenamento

Além da segurança, vale observar que, com o tempo, a demanda por espaço de armazenamento só tende a crescer. 

Onde encontrar servidores e bancos de dados amplos o bastante?

Essa é outra vantagem da contabilidade digital que, por basear suas atividades em rede, conta com uma infraestrutura apropriada para manter arquivos em volumes crescentes.

4. Excelente custo-benefício 

Uma relação de custo-benefício positiva é aquela em que você paga menos e leva mais.

É exatamente isso que se tem quando a opção é contratar os serviços de uma empresa de contabilidade digital.

Seu negócio terá à disposição os mesmos ofícios de escritórios contábeis convencionais sem ter que pagar por isso pela “grife” ou por uma infraestrutura dispensável.

5. Dados financeiros e contábeis disponíveis

Um desafio que alguns gestores enfrentam é o acesso aos seus próprios dados contábeis, nem sempre disponíveis ou inteligíveis quando se trabalha com a contabilidade comum.

Esse problema não existe com a digitalização, porque, na prática, um escritório online opera a partir de plataformas em forma de parceria.

Desse modo, tudo o que for feito em nome da sua empresa estará ali, disponível 24 horas por dia, bastando apenas um login e senha para ser acessado.

6. Informações vitais com mais rapidez

Imagine que a demanda em sua empresa aumentou a tal ponto que não resta alternativa a não ser expandir.

Como conduzir esse processo, ainda mais quando não se tem experiência e, por isso, não se sabe por onde começar?

Pois a contabilidade digital pode ajudar, levantando dados para essa e muitas outras finalidades.

Ou seja, você se habilita a conseguir informações com mais agilidade para pautar suas decisões em todos os assuntos, dos mais relevantes aos corriqueiros.

7. Tomada de decisão precisa

Falando em decisão, vale destacar uma dissertação de mestrado de autoria de Amanda dos Santos Gonçalves, da UFRJ. 

Ela aponta que, quando se utiliza dados para decidir, a produtividade em uma empresa pode aumentar em até 6%.

Nesse contexto, ninguém melhor do que uma parceira contábil digital para fornecer dados cruciais para a tomada de decisão, certo?

Afinal, a contabilidade é, desde sempre, a guardiã das informações financeiras de uma empresa.

8. Mais ferramentas de gestão

A gestão de um negócio depende diretamente das informações que só a contabilidade pode fornecer, até porque nela prevalece a automação.

Por isso, ao contratar serviços contábeis digitais, sua companhia agrega não apenas as funções esperadas da contabilidade, como todo um arsenal de ferramentas de gestão.

Do planejamento estratégico até uma possível expansão, a partir dos dados e da orientação da contabilidade digital, sua empresa poderá fazer mais com menos.

9. Pontualidade e respeito aos prazos

Não chega a ser novidade que atrasos no pagamento de impostos, encargos e tributos geram multas e penalidades para as organizações que incorrem nesse erro.

Em alguns casos, isso acontece por simples esquecimento por parte do gestor, que deixa de cumprir com suas obrigações no tempo certo.

Quem está à frente de um negócio tem muito com o que se preocupar e, na correria diária, é fácil deixar de lado o pagamento de um imposto.

Dessa forma, a garantia de que sua empresa não perderá nenhum prazo é talvez uma das vantagens de maior destaque quando se tem ao lado o braço contábil digital.

10. Mais praticidade e comodidade para o cliente

A contabilidade digital oferece muito mais praticidade e comodidade devido a uma série de vantagens proporcionadas pela automação e pelo uso de tecnologias modernas. 

Em primeiro lugar, elimina a necessidade de manipulação de documentos físicos, permitindo que os clientes enviem e recebam dados pela internet de qualquer hora e lugar. 

Isso reduz muito o tempo gasto com a organização e processamento de burocracias. 

Além disso, a contabilidade digital automatiza tarefas repetitivas e complexas, minimizando erros humanos e aumentando a eficiência dos processos. 

A acessibilidade é outro fator-chave. 

Os clientes podem acessar seus dados financeiros e relatórios a qualquer momento, graças ao armazenamento em nuvem, o que ajuda muito na tomada de decisões. 

Quais as desvantagens da contabilidade digital?

Uma das únicas desvantagens da contabilidade digital seria a falta de um atendimento presencial, algo que pode ser facilmente suprido com as tecnologias de comunicação. 

Do mesmo modo que o banco digital dispensa uma reunião frente a frente com o gerente, a contabilidade digital dispensa encontros “in loco” com o contador.

Um escritório minimamente equipado dispõe de equipes de suporte e atendimento, além de chatbots, telefone, e-mail e outros meios para esclarecer dúvidas.

Você pode considerar como ponto de atenção também o risco operacional relacionado à tecnologia. 

Plataformas digitais, aplicativos e cloud computing podem apresentar instabilidades e bugs, resultando, eventualmente, em mal funcionamento.

Mas não é algo que desabone a eficiência da contabilidade digital, sobretudo quando levamos em conta os prós e contras.

Como aderir à contabilidade digital?

A contratação de um escritório contábil digital é muito mais fácil.

Sendo online, todo o processo de assinatura e leitura de contratos pode ser feito pela internet, sem a necessidade de visitas e longas reuniões. 

É tudo simples, direto, prático e, principalmente, seguro.

Mas qual é o momento certo para aderir à contabilidade digital?

Quando tomar a decisão de optar por essa parceria de maneira a aproveitar suas muitas vantagens?

Existem, basicamente, duas ocasiões distintas.

Ao abrir uma empresa

Toda empresa legalmente constituída necessita de pelo menos um contador para apoiar na sempre crítica etapa de abertura.

É nesse ponto que toda a documentação precisa ser levantada e uma série de órgãos competentes devem ser acionados para assegurar a legitimidade do processo.

A boa notícia é que tudo pode ser feito de forma online.

Então, se seu negócio ainda está para ser aberto, considere a contratação de um escritório de contabilidade digital para apoiar essa fase tão importante.

Ao trocar de contador

Em alguns casos, pode acontecer de os atuais serviços contábeis não estarem suprindo as necessidades da empresa.

Quando isso acontece, é hora de trocar de contador ou de escritório.

Contabilidade é coisa muito séria e um processo de transição feito de maneira descuidada pode gerar desdobramentos desagradáveis.

Logo, ao trocar de contador, o apoio de uma empresa de contabilidade digital garante a rapidez e segurança indispensáveis para uma mudança sem sustos.

Adoção da contabilidade digital no Brasil

A contabilidade digital tem ganhado espaço no Brasil a exemplo de outros setores, impulsionada pelas novas tecnologias.

O próprio governo tem se digitalizado, com a implementação da ECD, ECF e outros meios de reduzir a burocracia e otimizar os processos. 

Trata-se de um processo gradual, mas contínuo. 

Nesse contexto, alguns pontos são relevantes, como:

1. Transformação digital: um levantamento divulgado pela Forbes mostra que 87,5% das micro e pequenas empresas no Brasil aceleraram seus projetos de digitalização pós-pandemia
2. Maturidade digital: o mesmo estudo revela que a maturidade digital das MPEs é de 40,77 pontos numa escala de 0 a 100, indicando um progresso significativo.

Ou seja, se as empresas estão se digitalizando, isso naturalmente tem impacto na prestação de serviços da contabilidade digital.

Como dissemos, trata-se de uma tendência, não só no setor de contabilidade como em diversos outros.

Como escolher um escritório de contabilidade digital?

A seguir, destacamos os critérios que você deverá considerar na hora de bater o martelo a respeito do seu próximo escritório de contabilidade digital. 

Faça um checklist e só contrate se as exigências forem atendidas:

• Agilidade e presteza nos processos: afinal, o grande bônus da contabilidade digital é justamente a maior rapidez e agilidade
• Pacote de serviços: quanto mais serviços oferecidos, melhor
• Custo-benefício: o que se tem pelo que se paga, ou seja, quanto mais você tiver pelo menor preço, mais vantajosa será essa relação
• Liberdade de acesso às informações: na contabilidade online existe a autogestão, portanto, quanto mais acesso você tiver aos dados, mais indicado é o escritório
• Segurança das informações: dados contábeis são sigilosos, por isso, ao contratar, verifique se a empresa usa protocolos de segurança sólidos
• Certidão de regularidade: não menos importante, toda empresa contábil precisa ser registrada nos conselhos de contabilidade regional e federal
• Atendimento: na prestação de serviços, atendimento é tudo, então, observe se o escritório é profissional em termos de prazos e soluções apresentadas
• Facilidade de comunicação: uma contabilidade inacessível ou sempre ocupada demais é o mesmo que nada, por isso, quanto mais canais de comunicação, melhor a avaliação.

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