Contabilidade digital: o que é, vantagens e como contratar (Guia 2023)

Sua empresa ainda não aderiu à contabilidade digital?

As razões para isso são variadas, como vamos explicar ao longo do artigo.

Apesar disso, ainda são muitos os empreendedores que deixam de aproveitar as vantagens de um processo no qual a tecnologia é protagonista.

Isso pode ser comprovado ao analisarmos a última pesquisa de alcance nacional sobre o assunto, feita pelo Sebrae, chamada “Relação das MPE com os contadores”.

Nela, apurou-se que 97% das empresas utilizam serviços contábeis somente para fazer o básico. 

Entre eles, certamente, podem estar alguns de seus concorrentes, o que revela a oportunidade de se diferenciar a partir de processos contábeis modernos e eficientes.

Um escritório contábil, especialmente online, pode fazer muito mais pela sua empresa e ajudá-la, inclusive, a crescer em faturamento.

Avance na leitura, entenda como isso acontece e de que forma começar a aplicar as práticas contábeis mais modernas na sua empresa.

Contabilidade digital: o que é?

A contabilidade digital é a prática contábil transposta para o ambiente online. 

Sendo assim, trata-se da oferta de serviços contábeis via internet.

É algo muito maior do que o simples uso de um software, já que a contabilidade digital é, de fato, uma substituta do contador físico.

Cabe ressaltar que, de acordo com a pesquisa do Sebrae, 63% das PMEs gostariam que a contabilidade os apoiasse na implementação de sistemas mais informatizados.

Isto é, existe ainda toda uma demanda a ser suprida pelos escritórios digitais.

Então, se você e sua empresa precisam de apoio para digitalizar processos e superar o atraso em ferramentas de gestão, na contabilidade online, terão a parceria mais segura para fazer isso.

Para que serve a contabilidade digital?

A verdade é que para uma parte dos micro e pequenos empresários ainda prevalece uma imagem distorcida a respeito da contabilidade.

Para essa parcela, o contador é um profissional de perfil burocrático, que existe para pagar impostos e colocar as contas com o Fisco em dia. 

Nada mais equivocado.

Isso porque, já há algum tempo, além da função legal e estratégica, a contabilidade serve como apoio indispensável à gestão fiscal, tributária e financeira.

Assim sendo, não há negócio saudável financeiramente que abra mão dos valiosos insights que só uma empresa contábil pode oferecer.

Nesse contexto, a contabilidade digital assume uma relevância ainda maior, já que ela pode fazer o que escritórios convencionais fazem e ir além do trivial.

Portanto, a sua utilidade se encontra na grande capacidade de apoiar a gestão na parte operacional, mas, acima de tudo, na questão estratégica.

Serviços da contabilidade digital

Enfatizamos o lado estratégico porque só assim sua empresa será capaz de se posicionar no mercado e atingir os objetivos propostos.

Aliás, ter objetivos já é parte de uma postura que leva em conta uma tática de negócios e, para tal, novamente a contabilidade digital é uma poderosa aliada.

Porém, apoiar a parte estratégica não seria possível se, junto a isso, a empresa parceira não oferecesse as funções mais elementares.

Portanto, ao contratar um escritório contábil digital, você pode ter certeza de que contará com os mesmos serviços prestados pelo modelo tradicional.

Veja só alguns dos mais requisitados:

• Apuração e emissão de guias de impostos e tributos
• Folha de pagamento
• Cumprimento de obrigações acessórias
• Demonstração do Resultado do Exercício (DRE)
• Emissão e controle de notas fiscais
• Balanços Patrimoniais
• Controle do fluxo de caixa.

9 vantagens da contabilidade digital

Um bom escritório de contabilidade digital não fica devendo em nada a um concorrente que esteja no mercado tradicional.

Como você acaba de ver, não há serviço contábil que não possa ser realizado por uma empresa que atua de forma online.

Mas não é só ao se igualar no leque de atividades que um escritório digital se revela vantajoso.

Há todo um conjunto de benefícios agregados que você precisa considerar antes de escolher seu próximo parceiro para ajudar na contabilidade da sua empresa.

Vamos ver quais são?

1. Agilidade na escrituração contábil

A Escrituração Contábil Digital (ECD) não é mais uma novidade, afinal, desde 2007, ela faz parte das rotinas administrativas das empresas brasileiras.

Nela, arquivos, documentos e comprovantes contábeis são assinados e entregues virtualmente, tornando o processo de escrituração 100% eletrônico.

Por isso, quanto mais digital for o escritório que estiver ao seu lado, mais agilidade sua empresa terá na hora de cumprir com suas obrigações.

Lembre que atrasos e inconsistências podem gerar multas que, em geral, não são nada leves.

Portanto, o melhor é deixar a escrituração para quem pode fazer isso com rapidez e credibilidade, concorda?

2. Documentos mais seguros

A lei brasileira obriga as pessoas jurídicas a guardarem seus registros fiscais e trabalhistas pelo prazo mínimo de 5 anos. 

Em alguns casos, esse armazenamento deve se estender por toda a existência do negócio.

Assim, a virtualização das obrigações contábeis, além das rotinas em geral, levou as empresas a digitalizarem também seus documentos. 

Isso fez com que a quantidade de papel diminuísse sensivelmente.

Por outro lado, ainda há um caminho a se percorrer até que as práticas de armazenamento de arquivos sejam consideradas totalmente seguras.

Então, nesse percurso, não há orientação mais adequada do que a de uma empresa de contabilidade digital.

3. Mais capacidade de armazenamento

Além da segurança, vale observar que, com o tempo, a demanda por espaço de armazenamento só tende a crescer. 

Onde encontrar servidores e bancos de dados amplos o bastante?

Essa é outra vantagem da contabilidade digital que, por basear suas atividades em rede, conta com uma infraestrutura apropriada para manter arquivos em volumes crescentes.

4. Custo-benefício superior

Uma relação de custo-benefício positiva é aquela em que você paga menos e leva mais.

É exatamente isso que se tem quando a opção é contratar os serviços de uma empresa de contabilidade digital.

Seu negócio terá à disposição os mesmos ofícios de escritórios contábeis convencionais sem ter que pagar por isso pela “grife” ou por uma infraestrutura dispensável.

5. Dados financeiros e contábeis disponíveis

Um desafio que alguns gestores enfrentam é o acesso aos seus próprios dados contábeis, nem sempre disponíveis ou inteligíveis quando se trabalha com a contabilidade comum.

Esse problema não existe com a digitalização, porque, na prática, um escritório online opera a partir de plataformas em forma de parceria.

Desse modo, tudo o que for feito em nome da sua empresa estará ali, disponível 24 horas por dia, bastando apenas um login e senha para ser acessado.

6. Informações vitais com mais rapidez

Imagine que a demanda em sua empresa aumentou a tal ponto que não resta alternativa a não ser expandir.

Como conduzir esse processo, ainda mais quando não se tem experiência e, por isso, não se sabe por onde começar?

Pois a contabilidade digital pode ajudar, levantando dados para essa e muitas outras finalidades.

Ou seja, você se habilita a conseguir informações com mais agilidade para pautar suas decisões em todos os assuntos, dos mais relevantes aos corriqueiros.

7. Tomada de decisão precisa

Falando em decisão, vale destacar uma dissertação de mestrado de autoria de Amanda dos Santos Gonçalves, da UFRJ. 

Ela aponta que, quando utiliza dados para decidir, a produtividade em uma empresa pode aumentar em até 6%.

Nesse contexto, ninguém melhor do que uma parceira contábil digital para fornecer dados cruciais para a tomada de decisão, certo?

Afinal, a contabilidade é, desde sempre, a guardiã das informações financeiras de uma empresa.

8. Mais ferramentas de gestão

A gestão de um negócio depende diretamente das informações que só a contabilidade pode fornecer, até porque nela prevalece a automação.

Por isso, ao contratar serviços contábeis digitais, sua companhia agrega não apenas as funções esperadas da contabilidade, como todo um arsenal de ferramentas de gestão.

Do planejamento estratégico até uma possível expansão, a partir dos dados e da orientação da contabilidade digital, sua empresa poderá fazer mais com menos.

9. Pontualidade e respeito aos prazos

Não chega a ser novidade que atrasos no pagamento de impostos, encargos e tributos geram multas e penalidades para as organizações que incorrem nesse erro.

Em alguns casos, isso acontece por simples esquecimento por parte do gestor, que deixa de cumprir com suas obrigações no tempo certo.

Sejamos francos: quem está à frente de um negócio tem muito com o que se preocupar e, na correria diária, é fácil deixar de lado o pagamento de um imposto.

Dessa forma, a garantia de que sua empresa não perderá nenhum prazo é talvez uma das vantagens de maior destaque quando se tem ao lado o braço contábil digital.

Como aderir à contabilidade digital?

Outra vantagem bastante considerável é que a contratação de um escritório contábil digital é muito mais fácil.

Sendo online, todo o processo de assinatura e leitura de contratos pode ser feito pela web, sem a necessidade de visitas e longas reuniões. 

É tudo simples, direto, prático e, principalmente, seguro.

Mas qual é o momento certo para aderir à contabilidade digital? Quando tomar a decisão de optar por essa parceria de maneira a aproveitar suas muitas vantagens?

Existem, basicamente, duas ocasiões distintas.

Ao abrir uma empresa

Toda empresa legalmente constituída necessita de, pelo menos, um contador para apoiar na sempre crítica etapa de abertura.

É nesse ponto que toda a documentação precisa ser levantada e uma série de órgãos competentes devem ser acionados para assegurar a legitimidade do processo.

A boa notícia é que tudo pode ser feito de forma online.

Então, se seu negócio ainda está por ser aberto, considere a contratação de um escritório de contabilidade digital para apoiar essa fase tão importante.

Lembre que esse processo, no Brasil, é um dos mais burocráticos e demorados do mundo.

Segundo o relatório Doing Business, do Banco Mundial, uma empresa leva em média cerca de 20 dias para ser aberta por aqui.

Isso coloca os brasileiros na nada honrosa 138ª posição, em um ranking formado por 213 nações.

Com as empresas descobrindo e fazendo uso da contabilidade digital, podemos esperar números melhores em breve.

Ao trocar de contador

Em alguns casos, pode acontecer de os atuais serviços contábeis não estarem suprindo as necessidades da empresa.

Quando isso acontece, é hora de trocar de contador ou de escritório.

No entanto, como fazer isso de forma segura, já que seria como substituir o pneu com o carro andando?

Contabilidade é coisa muito séria e um processo de transição feito de maneira descuidada pode gerar desdobramentos desagradáveis.

Logo, ao trocar de contador, o apoio de uma empresa de contabilidade digital garante a rapidez e segurança indispensáveis para uma mudança sem sustos.

Como escolher um escritório de contabilidade digital?

A seguir, destacamos os critérios que você deverá considerar na hora de bater o martelo a respeito do seu próximo escritório de contabilidade digital. 

Faça um checklist e só contrate se as exigências forem atendidas:

• Agilidade e presteza nos processos: afinal, o grande bônus da contabilidade digital é justamente a maior rapidez e agilidade
• Pacote de serviços: quanto mais serviços oferecidos, melhor
• Custo-benefício: o que se tem pelo que se paga, ou seja, quanto mais você tiver pelo menor preço, mais vantajosa será essa relação
• Liberdade de acesso às informações: na contabilidade online existe a autogestão, portanto, quanto mais acesso você tiver aos dados, mais indicado é o escritório
• Segurança das informações: dados contábeis são sigilosos, por isso, ao contratar, verifique se a empresa usa protocolos de segurança sólidos
• Certidão de regularidade: não menos importante, toda empresa contábil precisa ser registrada nos conselhos de contabilidade regional e federal
• Atendimento: na prestação de serviços, atendimento é tudo, então, observe se o escritório é profissional em termos de prazos e soluções apresentadas
• Facilidade de comunicação: uma contabilidade inacessível ou sempre ocupada demais é o mesmo que nada, por isso, quanto mais canais de comunicação, melhor a avaliação.

A melhor contabilidade digital para sua empresa

Ao seguir os passos que você acaba de conhecer antes de contratar uma contabilidade digital, seguramente, o resultado mais interessante será a Contabilix.

Somos a melhor parceria que sua empresa pode ter, porque o DNA digital está impresso em todas as nossas atividades. 

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