Qual o melhor regime tributário? Como fazer a escolha ideal para sua empresa

Quer saber qual o melhor regime tributário para a sua empresa?

Essa escolha representa uma preocupação legítima de todo empreendedor — e o motivo não tem a ver simplesmente com burocracia.

Afinal, tomar um caminho errado pode custar caro e inviabilizar um negócio, levando em conta que mudanças de regime podem ser feitas apenas uma vez a cada ano.

No Brasil, há três opções de regime de tributação para empresas: Simples Nacional, Lucro Real e o Lucro Presumido.

Ao longo deste artigo, vamos falar em detalhes sobre cada um deles, suas características, regras de enquadramento, limite de receita e muito mais.

Siga a leitura e descubra como escolher o melhor regime tributário para o seu negócio e economizar em impostos.

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Por que saber qual o melhor regime tributário?

Regime tributário é o conjunto de regras e normas por meio das quais o governo cobra os impostos, taxas e contribuições dos contribuintes pessoas jurídicas. 

Cada regime tem sua forma de apuração de base de cálculo, alíquotas aplicáveis e prazos de pagamento dos tributos.

Vale ressaltar que além de pagar os impostos em dia, as empresas também precisam enviar declarações e demonstrativos ao Fisco que comprovem suas atividades.

Essas declarações, chamadas de obrigações acessórias, também são definidas pelo regime tributário.

Como nem todas as organizações são iguais, o governo criou regimes mais simples para as empresas menores e mais complexos para as empresas maiores.

Por isso, a escolha do melhor regime tributário tem como principal função garantir que a empresa pague a menor carga tributária possível dentro dos limites da legislação.

Sobre isso, vale lembrar que o Brasil é líder em taxação de empresas, conforme o boletim Competitividade em Foco da Confederação Nacional da Indústria (CNI).

Encontrar o melhor regime tributário, portanto, é uma estratégia de planejamento que impacta positivamente a estrutura de custo. 

Afinal, a carga tributária não é o único obstáculo do empreendedor brasileiro.

Existem outros, como burocracia excessiva, custo do capital, escassez de mão de obra e por aí vai.

A importância do regime tributário certo

Escolher o melhor regime tributário é fundamental por diversas razões:

• Segurança de que os tributos estão sendo pagos na medida certa — nem a mais, nem a menos
• Tranquilidade em saber que sua empresa não cairá na malha fina da Receita Federal
• Oportunidade de otimizar custos e melhorar os resultados, abrindo caminhos para o crescimento sustentável no longo prazo.

A escolha do regime de tributação, inclusive, faz parte de uma estratégia conhecida como elisão fiscal (ou planejamento tributário), que é diferente de evasão fiscal.

Burlar a legislação para pagar menos impostos por meio de artifícios ilegais, cabe lembrar, é crime tributário.

Qual o melhor regime tributário? Veja as opções

Para escolher o melhor regime tributário, você precisa conhecer cada um deles para descobrir qual atende melhor às suas necessidades.

Como já destacado, existem três regimes no Brasil: Simples Nacional, Lucro Real e Lucro Presumido.

Agora, vamos ver cada um em detalhes.

Simples Nacional

O Simples Nacional é o regime tributário mais recente, criado em 2006.

Foi instituído com o intuito de desburocratizar o pagamento de impostos por parte dos negócios que se encaixam nas definições de Empresa de Pequeno Porte (EPP), Microempresa (ME) e Microempreendedor Individual (MEI).

Essa facilidade se dá por dois motivos: alíquotas mais baixas e concentração de tributos em uma única guia, o Documento de Arrecadação do Simples Nacional (DAS).

Os tributos são:

• Programa de Integração Social (PIS)
• Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social (Cofins)
• Imposto sobre os Produtos Industrializados (IPI)
• Imposto sobre a Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS)
• Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL)
• Imposto Sobre Serviços (ISS)
• Imposto de Renda da Pessoa Jurídica (IRPJ)
• Contribuição Patronal Previdenciária (CPP).

Importante esclarecer que nem todos os impostos são, necessariamente, pagos pela sua empresa.

O ISS, por exemplo, é restrito a prestadores de serviços que, por sua vez, não pagam o IPI.

No caso do MEI, a adesão ao Simples é obrigatória, já prevendo uma possível migração para o enquadramento como microempresa.

No entanto, microempreendedores individuais pagam apenas um valor fixo mensal, que corresponde à sua contribuição ao INSS, ICMS ou ISS.

Como funciona o Simples Nacional?

O Simples Nacional calcula os tributos sobre a receita bruta da empresa e não sobre o lucro.

As alíquotas, no entanto, não são as mesmas para todos os tipos de empresas.

Como alguns segmentos de negócios são mais lucrativos do que outros, o regime tributário tem cinco tabelas divididas em anexos que determinam quanto cada tipo de empresa deve pagar.

Em geral, as alíquotas para empresas do setor de comércio e indústria são menores do que empresas de serviços.

Outro detalhe é que as alíquotas crescem conforme a faixa de faturamento da empresa.

Para negócios com receitas menores, o peso tributário é menor.

Para as receitas maiores, o peso é proporcionalmente maior.

Confira mais detalhes sobre os Anexos do Simples Nacional.

Quais as vantagens do Simples Nacional?

O Simples Nacional oferece diversas vantagens para as micro e pequenas empresas, tanto que é o regime mais adotado no Brasil.

As principais são:

• Simplicidade tributária, como a consolidação de vários tributos em uma única guia e menos obrigações acessórias
• Redução da carga tributária, principalmente para as empresas que se enquadram nas primeiras faixas de faturamento
• Facilidade de adesão — o processo pode ser feito pela internet, no portal do Simples Nacional.

Outra vantagem das empresas optantes pelo Simples Nacional é a preferência em processos de licitação, caso sua empresa tenha interesse em participar de certames públicos.

Desvantagens do Simples Nacional

Apesar das vantagens, o Simples Nacional também tem algumas desvantagens, como:

• Limite de faturamento de R$ 4,8 milhões por ano (e sublimite de R$ 3,6 milhões para fins de ISS e ICMS)
• Regras específicas que impedem o enquadramento, como ter pessoa jurídica na sociedade ou atividade vedada
• Alíquotas mais altas dependendo da faixa de receita e do segmento do negócio em relação a outros regimes tributários. 

Vale destacar ainda que os tributos do Simples Nacional são cobrados sobre a receita e não sobre o lucro. 

Ou seja, mesmo se o seu negócio registrar prejuízo, o DAS precisará ser pago dentro do prazo.

Lucro Presumido

O Lucro Presumido é uma categoria intermediária entre os regimes tributários.

Tem esse nome porque o Fisco presume, com base no segmento de atuação da empresa, o quanto ela auferiu de lucro com base no seu faturamento. 

A presunção de lucro serve para calcular dois tributos federais:

• Imposto de Renda de Pessoa Jurídica (IRPJ)
• Contribuição Social Sobre o Lucro Líquido (CSLL).

Como funciona o Lucro Presumido?

Vimos que o governo presume, com base em percentuais pré-definidos, quanto uma empresa tem de resultado para cobrar o IRPJ e a CSLL sobre esse “lucro presumido”.

Acontece que esse “lucro” pode ser diferente, dependendo do tipo de tributo em questão.

Para fins de recolhimento do IRPJ, o governo presume que determinado percentual da receita de uma empresa é lucro (varia de 1,6% a 32% do faturamento).

Sobre essa presunção, aplica-se uma alíquota de 15%, que pode ser acrescida de mais 10% se o lucro superar R$ 20 mil por mês.

Para fins de recolhimento da CSLL, por outro lado, o governo presume que o lucro da empresa pode variar de 12% a 32% dependendo do segmento.

Sobre esse lucro presumido, aplica-se uma alíquota de 9%.

Perceba que, para fins de recolhimento do IRPJ, o lucro presumido de uma empresa é determinado valor.

Para apurar e recolher a CSLL, é outro.

Quais as vantagens do Lucro Presumido?

As principais vantagens do Lucro Presumido em relação a outros regimes de tributação são:

• Economia de impostos quando o lucro da empresa é maior do que o percentual de presunção
• Simplificação contábil-tributária, levando em conta que a empresa não precisa comprovar o lucro contábil efetivamente apurado para recolher os impostos
• Alíquotas menores para PIS e Cofins.

Desvantagens do Lucro Presumido

Quanto às desvantagens do Lucro Presumido, as principais são:

• Ineficiência tributária nos casos de empresas que lucram abaixo do percentual presumido pelo regime
• Impossibilidade de aproveitar créditos tributários decorrentes do PIS-Cofins
• Nível maior de exigências burocráticas decorrentes, sobretudo, das declarações acessórias, quando comparado ao Simples Nacional.

Lucro Real

O Lucro Real, por sua vez, é o regime tributário mais completo (e complexo) de todos. 

Tem esse nome porque os principais tributos federais são recolhidos sobre o lucro fiscal efetivamente apurado — e não sobre uma presunção de lucro.

Qualquer empresa pode optar pelo Lucro Real, até mesmo as MEs e EPPs. 

Conforme o Art. 14 da Lei 9.718 de 1998, as seguintes empresas são obrigadas ao Lucro Real:

• Aquelas com faturamento superior a R$ 78 milhões por ano
• Cujas atividades sejam de bancos comerciais, bancos de investimentos, bancos de desenvolvimento, caixas econômicas, etc
• Que tiverem lucros, rendimentos ou ganhos de capital oriundos do exterior (não confundir com receita de exportação)
• Que usufruam de benefícios fiscais relativos à isenção ou redução do impostos
• Que, no decorrer do ano-calendário, tenham efetuado pagamento mensal pelo regime de estimativa
• Que explorem as atividades de prestação cumulativa e contínua de serviços de assessoria creditícia, mercadológica, gestão de crédito, etc
• Que explorem as atividades de securitização de crédito.

Como funciona o Lucro Real?

Empresas que optam pelo Lucro real precisam fazer a apuração do lucro contábil ajustado, sobre o qual são recolhidos os seguintes tributos:

• IRPJ (Imposto de Renda Pessoa Jurídica)
• CSLL (Contribuição Social sobre o Lucro Líquido).

Uma das principais vantagens é que, se uma empresa registrar prejuízo em determinado período, fica isenta do Imposto de Renda e Contribuição Social.

Para descobrir quanto de imposto pagar, portanto, o primeiro passo é apurar o lucro (ou prejuízo) contábil do período.

Vale ressaltar que determinadas despesas não podem ser contabilizadas para fins de tributação, como alimentação de sócios, gastos com brindes ou multas por infrações.

Do mesmo modo, há receitas que também não são consideradas, como dividendos recebidos, reversão de provisões não dedutíveis ou compensação de prejuízos fiscais.

No ajuste do lucro fiscal, portanto, algumas despesas são “somadas de novo” e algumas receitas são subtraídas.

Para entender melhor como funciona, observe a fórmula:

• Lucro Real = lucro contábil da empresa + adições – reduções.   

Feito isso, basta aplicar as alíquotas tributárias do IRPJ e da CSLL para calcular o valor a pagar.

O Imposto de Renda da Pessoa Jurídica tem uma alíquota de 15% sobre o lucro (caso o lucro seja de até R$ 20 mil por mês), mais um adicional de 10% sobre o que exceder R$ 20 mil.

A CSLL tem alíquota única de 9% sobre o lucro apurado.

A apuração pode ser trimestral ou anual. 

Caso seja anual, os recolhimentos devem ser mensais pelo regime de estimativa, com ajuste no fim do ano-calendário.

Quais as vantagens do Lucro Real?

Apesar de mais complexo e detalhado do que outros regimes tributários, o Lucro Real tem algumas vantagens, como:

• Tributação sobre o lucro efetivamente apurado e não sobre o faturamento ou lucro presumido, o que torna o regime mais justo
• Oportunidade de compensar prejuízos fiscais de exercícios anteriores e reduzir a base de cálculo
• Credibilidade perante investidores e credores, considerando que empresas optantes pelo Lucro Real têm, obrigatoriamente, uma contabilidade detalhada e organizada.

Desvantagens do Lucro Real

Em relação às desvantagens do Lucro Real, as principais são:

• Complexidade na apuração, o que exige uma contabilidade de alta performance, com notas fiscais de todas as operações e demonstrativos estruturados
• Alto volume de obrigações acessórias
• Excesso de burocracia, o que demanda um sistema organizado e gastos substanciais com assessoria contábil.

Como escolher o melhor regime tributário?

Agora que você já conhece os três regimes tributários, fica mais fácil escolher qual é a opção ideal para a sua empresa.

Como lembramos lá no início, esta não é uma decisão para ser tomada sozinho.

O melhor é contar com o suporte de um escritório de contabilidade com conhecimento específico sobre todos os regimes tributários para ajudar no planejamento.

Confira as nossas dicas a seguir.

1. Analise todos os cenários

Não é porque o seu faturamento bruto anual é inferior a R$ 78 milhões que, necessariamente, o Lucro Presumido é a melhor opção para a sua empresa.

Existem casos em que, mesmo com uma receita mais baixa, o Lucro Real ainda se mostra o regime tributário mais adequado.

Por exemplo, se o seu negócio não tem um faturamento muito constante, que seja de difícil prognóstico, pode ser arriscado escolher o Lucro Presumido.

Digamos que você tenha uma construtora, em que o percentual predefinido de lucro é de 32% do faturamento.

E se os resultados não forem menores do que isso?

Pelo Lucro Presumido, você pagará mais IRPJ e CSLL do que deveria.

O mesmo vale para as empresas aptas ao Simples Nacional. 

O regime simplificado e menos burocrático nem sempre é o mais eficiente em termos de tributação.

2. Fique de olho nos créditos tributários

Ainda que, usualmente, as alíquotas do Lucro Real sejam mais altas, é importante ficar atento aos créditos tributários, que só essa modalidade prevê. 

Ao antecipar o pagamento dos seus tributos e, ao final da operação, se comprovar que o valor pago foi superior ao devido, a empresa fica com esse dinheiro em crédito.

A alternativa pode ser interessante para organizações que possuem um ótimo controle contábil e fiscal e conseguem adiantar seus compromissos tributários sem comprometer a saúde financeira do negócio.

3. Atenção às mudanças na legislação

Até 2006, o Simples Nacional não era um regime tributário possível, porque, simplesmente, não existia.

Ou seja, mesmo empresas de pequeno porte tinham que optar pelo Lucro Real ou Presumido.

Isso mostra que mudanças nas leis tributárias acontecem de tempos em tempos, e que é importante ficar atento a elas na hora de escolher o modelo ideal para a sua empresa ou mesmo tomar outras decisões administrativas.

Alterações na fórmula dos cálculos e nos valores das alíquotas podem levar um regime que antes era o mais indicado a ceder lugar a outro.

4. Coloque tudo na ponta do lápis

Mais do que prestar atenção nos valores das alíquotas e nas suas porcentagens de incidência no faturamento, é importante levar em conta também alguns gastos indiretos.

Por exemplo, enquanto no Simples Nacional as chamadas obrigações acessórias são menores, nos outros dois modelos, isso não acontece.

Há uma série de declarações e demonstrativos a preencher e apresentar em datas preestabelecidas – muitas delas gerando novos custos, além da responsabilidade de reunir os dados.

Boa parte desses documentos necessitam de certificação digital, como nos casos da Escrituração Fiscal Digital (EFD) e da Escrituração Contábil Digital (ECD), por exemplo. 

Ou seja, mais uma despesa para ser considerada.

Isso sem falar nas eventuais multas por atraso na entrega dessas documentações.

5. Considere o impacto sobre a emissão de notas fiscais

O regime tributário escolhido influencia diretamente a forma como a empresa deve lidar com a emissão de notas fiscais e o controle financeiro. 

No Lucro Real, há exigências mais rigorosas, considerando que a apuração dos impostos ocorre com base no lucro real da empresa.

Significa que as empresas que emitem um grande volume de notas fiscais precisam manter um controle minucioso para garantir que os registros estejam corretos e evitar problemas com a Receita Federal.

Já no Simples Nacional, a tributação é simplificada e unificada, o que reduz a necessidade de controle detalhado sobre cada nota fiscal emitida. 

O que importa no Simples é a receita bruta total. 

O Lucro Presumido, por sua vez, exige a correta classificação das notas para que a base de cálculo do imposto seja aplicada corretamente, mas não tanto quanto no Lucro Real.

Portanto, empresas que operam com alto volume de vendas devem avaliar se possuem estrutura para lidar com a complexidade da emissão de notas em regimes mais detalhados.

O que acontece se escolher o regime tributário errado?

A escolha incorreta do regime tributário pode gerar consequências graves para a saúde financeira da empresa de modo geral. 

Afinal, uma decisão equivocada pode resultar em pagamento excessivo de impostos, algo que compromete substancialmente a rentabilidade do negócio. 

Uma empresa com margens de lucro reduzidas que opta pelo Lucro Presumido, por exemplo, pode acabar pagando mais tributos do que deveria, já os principais impostos são calculados sobre uma margem estimada e não sobre o lucro real da operação.

Além do impacto tributário, um regime inadequado pode criar também dificuldades no fluxo de caixa, tornando os compromissos fiscais pesados demais.

Isso ocorre, por exemplo, quando a empresa escolhe um regime com alíquotas elevadas sem considerar a sazonalidade do faturamento.

Outro risco é enfrentar problemas com o Fisco, caso a escolha do regime leve a inconsistências na escrituração contábil ou ao pagamento incorreto de tributos. 

A Receita Federal pode autuar a empresa por erros na apuração dos impostos, resultando em multas e necessidade de ajustes contábeis que demandam tempo e recursos.

Por isso, é essencial fazer uma análise criteriosa do regime tributário mais adequado, considerando o faturamento, a margem de lucro, o volume de emissão de notas fiscais e a complexidade do controle financeiro.

Vale destacar que, uma vez feita a opção, a empresa só pode mudar de regime tributário no ano seguinte.

Quando trocar de regime tributário?

Não é porque uma empresa adotou determinado regime tributário em um ano que, necessariamente, precisa usar o mesmo modelo para sempre.

Muito pelo contrário: é recomendado fazer essa análise anualmente para que, em janeiro, se opte pela alternativa que observou como a melhor para o próximo período.

Uma dica para saber se é o momento certo de trocar de regime tributário é analisar o desempenho da empresa nos últimos meses.

Se as receitas têm se mantido constantes e inferiores ao teto estabelecido pelo Lucro Presumido, pode ser uma boa ideia se manter no modelo. 

Do contrário, uma mudança para o Lucro Real tende a ser uma opção mais vantajosa.

Além do mapeamento de gastos com impostos, outro cenário em que há a necessidade de troca de regime tributário é quando não se atende mais a uma determinado critério.

É o caso, por exemplo, de quando o teto de faturamento é ultrapassado.

Se uma empresa passar a faturar mais do que R$ 4,8 milhões ao ano, automaticamente, terá que optar pelo Lucro Real ou Presumido no lugar do Simples Nacional.

O mesmo raciocínio vale para um negócio que supera o limite anual de R$ 78 milhões previsto no Lucro Presumido. 

Aqui, ele terá de migrar para o Lucro Real para seguir calculando e recolhendo impostos como determina a lei.

Nada impede, no entanto, que se retorne à opção anterior se houver uma nova mudança de patamar.

Ou seja, o segredo é ficar atento aos balanços contábeis e não pensar duas vezes antes de consultar um especialista quando surgir alguma dúvida: o seu contador.

Como um contador pode ajudar com o regime tributário?

Por falar em especialista, não há profissional melhor habilitado para realizar o planejamento tributário do seu negócio do que um contador.

Afinal, é ele que vai levantar informações como previsão de faturamento e de despesas operacionais, margem de lucro e encargos com a folha de pagamento dos colaboradores. 

Com base nesses dados e toda a propriedade de quem entende do assunto, ele vai analisar, dentre os regimes disponíveis, qual se encaixa melhor na realidade do negócio.

Não pense que este profissional vai verificar apenas o ramo de atividade e o faturamento registrado no período.

Estamos falando de uma avaliação muito mais detalhada e criteriosa, que vai evitar qualquer tipo de problema futuro ou inconsistência que prejudique a tomada de decisão pelo empreendedor.

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Neste artigo, você teve informações e dicas para avaliar qual o melhor regime tributário para a sua empresa.

Seja Simples Nacional, Lucro Real ou Lucro Presumido, o mais importante é ter a certeza de pagar seus impostos dentro da lei, em valores justos, economizando sempre que possível.

Para atingir esse objetivo, não se sinta sozinho.

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