Calcular folha de pagamento: como fazer e vantagens de terceirizar

Calcular a folha de pagamento é uma das tarefas mais importantes e complexas entre as rotinas administrativas de uma empresa.

Mesmo com poucos funcionários, qualquer erro nesse processo pode gerar penalidades, desgastes com a equipe e desequilíbrios financeiros.

Além disso, a legislação trabalhista exige atenção a prazos, cálculos precisos de encargos e obrigações acessórias, como o envio de informações ao eSocial.

O problema é que muitos empresários ainda encaram essa etapa como mera burocracia mensal, delegando a função sem compreender os impactos que a folha tem sobre os custos operacionais e a saúde fiscal do negócio.

Essa falta de domínio técnico aumenta o risco de multas, ações trabalhistas e dificuldades no planejamento financeiro.

A boa notícia é que, com o passo a passo certo, calcular a folha de pagamento se torna uma rotina segura, previsível e automatizável.

Neste artigo, explicamos como fazer isso com eficiência e apresentamos uma alternativa: a terceirização da folha de pagamento com um escritório de contabilidade.

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Como calcular a folha de pagamento? Passo a passo

Calcular a folha de pagamento é uma das rotinas do departamento de pessoal/RH de toda empresa que tem funcionário contratado pelo regime CLT.

Além do salário-base, pode haver remunerações extras e diferentes tipos de descontos — obrigatórios e facultativos.

Vale ressaltar que, ao calcular a folha de pagamento, além dos descontos deduzidos do salário do colaborador, há as contrapartidas da empresa.

O FGTS é um exemplo, assim como a Contribuição Previdenciária Patronal (CPP).

No fim das contas, o custo total de um colaborador é bem superior ao salário registrado em carteira: em alguns casos, o desembolso pode ser o dobro.

A seguir, veja um passo a passo completo para fazer esse cálculo corretamente:

1. Levantar as informações dos colaboradores

O primeiro passo é reunir os dados de cada funcionário:

• Salário base
• Jornada de trabalho
• Benefícios (vale-transporte, vale-alimentação, etc.)
• Faltas e horas extras
• Afastamentos (INSS, maternidade, etc.).

Ter um controle atualizado de ponto e frequência é essencial para garantir a precisão dos lançamentos.

2. Calcular a remuneração bruta

A remuneração bruta inclui:

• Salário mensal proporcional (se houver admissões ou desligamentos)
• Horas extras com seus adicionais legais
• Adicionais (noturno, insalubridade, periculosidade, etc.)
• Comissões e bonificações.

Todos esses valores compõem a base de cálculo para os encargos da folha.

3. Aplicar os descontos legais

Os descontos obrigatórios da folha de pagamento incluem:

• INSS (conforme tabela progressiva vigente)
• IRRF (quando aplicável, com deduções legais)
• Faltas não justificadas
• Contribuição sindical (se acordada em convenção).

Esses abatimentos reduzem o valor líquido que será efetivamente pago ao colaborador.

4. Considerar os benefícios concedidos

Além dos descontos, é necessário lançar os benefícios:

• Vale-transporte (com desconto máximo de 6% do salário base)
• Vale-refeição ou alimentação
• Plano de saúde (se houver coparticipação).

Esses itens compõem a remuneração indireta, impactando o custo total da folha.

5. Calcular os encargos patronais

A empresa também precisa arcar com os encargos sobre a folha:

• INSS patronal (20% sobre a folha, salvo exceções)
• FGTS (8% sobre o salário bruto)
• Provisões de 13º, férias e 1/3 constitucional
• RAT (Risco de Acidente de Trabalho) e contribuições ao Sistema S.

Esses custos devem ser provisionados mensalmente, mesmo que alguns só sejam pagos periodicamente.

6. Emitir os contracheques e guias

Com todos os cálculos prontos, emita:

• Holerites para os colaboradores
• Guias de recolhimento (INSS, FGTS, IRRF, etc.).

A pontualidade nos pagamentos evita multas e complicações com o Fisco.

7. Registrar os lançamentos na contabilidade

Por fim, é necessário:

• Lançar a folha no sistema contábil
• Atualizar o eSocial com os eventos obrigatórios.

Esse controle garante a conformidade fiscal e facilita o fechamento contábil da empresa.

Exemplo de cálculo de folha de pagamento

A seguir, trazemos um exemplo hipotético de como calcular folha de pagamento de forma simplificada, considerando um funcionário que ganha um salário fixo.

O primeiro passo para calcular a folha de pagamento é definir os valores (salário-base, benefícios) e as respectivas tabelas com as alíquotas de descontos.

Vamos imaginar que sua empresa tenha um colaborador que receba R$ 2.500 por mês sem remuneração variável.

Descontos do colaborador

Começamos com o INSS: para 2025, o desconto segue a tabela progressiva. O cálculo para R$ 2.500 é:

• 7,5% sobre R$ 1.412,00 = R$ 105,90
• 9% sobre R$ 1.088,00 = R$ 97,92
• Total INSS descontado: R$ 203,82.

Agora, vamos descontar o Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF).

• Base de cálculo: R$ 2.500 – R$ 203,82 = R$ 2.296,18
• Alíquota de 7,5% com dedução de R$ 158,40
• IRRF = (R$ 2.296,18 × 7,5%) – R$ 158,40 = R$ 13,81.

Descontos adicionais (exemplos)

• • Vale-transporte (6% do salário bruto): R$ 150,00
  • Plano de saúde: R$ 100,00

• Total de descontos adicionais: R$ 250,00.

Salário líquido

A conta fica assim:

• R$ 2.500 – R$ 203,82 (INSS) – R$ 13,81 (IRRF) – R$ 250 = R$ 2.032,37.

Encargos da empresa

• FGTS: 8% de R$ 2.500 = R$ 200,00
• CPP (Contribuição Previdenciária Patronal): 20% de R$ 2.500 = R$ 500,00
• RAT (entre 1% e 3%)
• Contribuição ao Sistema S (0,2% a 2,5%, conforme setor).

Observação: se a empresa estiver enquadrada na desoneração da folha, substitui a CPP por CPRB, com alíquota entre 1% e 4,5% sobre o faturamento, conforme CNAE.

Quais são os erros mais comuns no cálculo da folha de pagamento?

A seguir, veja os erros mais comuns no cálculo da folha de pagamento e como evitá-los com medidas práticas e assertivas:

1. Cálculo incorreto de horas extras

• Erro: aplicar alíquotas erradas ou não considerar o adicional noturno, domingos e feriados
• Solução: usar sistemas integrados de ponto eletrônico e parametrizar corretamente as regras da CLT no sistema de folha.

2. Falta de atualização das tabelas de INSS e IRRF

• Erro: utilizar alíquotas desatualizadas para calcular os descontos legais
• Solução: conferir periodicamente as atualizações da Receita Federal e garantir que o software contábil esteja sempre atualizado.

3. Ignorar os adicionais legais

• Erro: deixar de incluir adicionais de insalubridade, periculosidade ou noturno
• Solução: verificar as condições de trabalho de cada função e aplicar os percentuais conforme as normas regulamentadoras (NRs).

4. Omissão de descontos obrigatórios

• Erro: não descontar vale-transporte, faltas ou atrasos do colaborador
• Solução: integrar o controle de jornada à folha e validar os eventos com o RH antes do fechamento.

5. Cálculo errado do FGTS e encargos patronais

• Erro: calcular FGTS sobre valores indevidos ou não provisionar encargos como 13º e férias
• Solução: automatizar a folha com sistemas que considerem a base correta de incidência e mantenham as provisões mensais.

6. Erros no envio ao eSocial

• Erro: informar valores incorretos ou fora do prazo, gerando multas
• Solução: estabelecer um calendário de obrigações e usar um sistema contábil que faça o envio automático ao eSocial.

7. Desalinhamento entre contabilidade e RH

• Erro: falta de comunicação sobre admissões, demissões ou mudanças contratuais
• Solução: criar um fluxo de comunicação formal entre os setores e documentar todas as movimentações de pessoal.

O que é a terceirização da folha de pagamento?

A terceirização da folha de pagamento é a transferência do serviço a uma empresa especializada com expertise técnica e legal sobre o assunto.

Vale lembrar que a remuneração é uma parte sensível da relação empresa-colaborador e deve, portanto, ser tratada com zelo.

Um pequeno equívoco pode se transformar em um problemão.

Para evitar isso, a terceirização da folha de pagamento a um escritório de contabilidade é a opção mais inteligente na maioria dos casos.

Além do mais, é possível incluir no pacote diversos outros serviços contábeis, como obrigações fiscais e tributárias.

Por que terceirizar o cálculo da folha de pagamento?

A terceirização do cálculo da folha de pagamento é uma prática comum em muitas empresas por diversas razões, como as seguintes:

Serviço especializado e de alta qualidade

Empresas de terceirização de folha de pagamento são especializadas em lidar com a complexidade regulatória do setor.

Em geral, possuem equipes específicas com conhecimento atualizado sobre leis trabalhistas, tributos e previdência social, o que garante uma entrega eficiente e de alta qualidade.

Redução de custos e economia de tempo

Terceirizar o cálculo da folha de pagamento também é mais econômico do que manter uma equipe interna e dedicada.

Além do mais, ao delegar essa função a um escritório contábil, você libera a equipe para se concentrar em atividades estratégicas que agregam mais valor ao negócio.

Redução de erros e riscos

Erros no processamento da folha de pagamento também podem ser evitados com a terceirização — desde que você escolha o parceiro certo.

As empresas que assumem o serviço geralmente usam sistemas inteligentes e ferramentas avançadas capazes de processar com eficiência e em tempo hábil.

Flexibilidade e escalabilidade

Outra vantagem da terceirização da folha de pagamento está na possibilidade de ajustar as demandas de acordo com as necessidades.

Afinal, na medida em que o negócio cresce, não é preciso contratar mais funcionários para o setor.

Basta demandar mais do prestador de serviço.

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