Os descontos na folha de pagamento fazem parte das rotinas mensais do departamento de pessoal e você, como empreendedor, precisa saber o que a legislação diz a respeito.
Afinal, há limites para o total de deduções e outras premissas que precisam ser observadas conforme cada caso.
Se você quer saber quais são os descontos na folha de pagamentos obrigatórios, quais são os opcionais e em que circunstâncias eles podem ser aplicados, continue a leitura.
O que são descontos na folha de pagamento?
Descontos na folha de pagamento são deduções feitas no contracheque do trabalhador conforme as disposições da legislação em vigor, notadamente o Art. 462 da CLT (Consolidações das Leis do Trabalho).
O referido artigo diz que “ao empregador é vedado efetuar qualquer desconto nos salários do empregado, salvo quando este resultar de adiantamentos, de dispositivos de lei ou de contrato coletivo”.
Entende-se por “adiantamentos”, além dos vales concedidos pela empresa ao colaborador no decorrer do mês, alguns benefícios opcionais, como plano de saúde, plano odontológico ou vale-farmácia.
Os “dispositivos da lei mencionados pelo artigo da CLT têm relação com os descontos predeterminados, como o da previdência social, faltas injustificadas, Imposto de Renda ou pensão alimentícia.
Por fim, há os descontos previstos em convenção ou acordo coletivo de trabalho, desde que o funcionário não tenha se manifestado expressamente contrário à decisão.
Quais os descontos da folha de pagamento?
Os descontos na folha de pagamento, como vimos, podem ser obrigatórios ou facultativos.
A seguir, confira mais detalhes:
INSS
O desconto na folha de pagamento da contribuição ao INSS é compulsório e varia conforme a faixa salarial do colaborador.
O método de cobrança mudou a partir da reforma da previdência, em 2019.
Desde então, as taxas incidentes sobre as faixas salariais passaram a ser progressivas, o que, na prática, resulta em uma alíquota efetiva menor.
A tabela de 2022 era a seguinte:
- Até um salário mínimo (R$ 1.212): alíquota de 7,5%
- Entre R$ 1.212,01 e R$ 2.427,35: alíquota de 9%
- Entre R$ 2.427,36 e R$ 3.641,03: alíquota de 12%
- Entre R$ 3.641,04 e R$ 7.087,22: alíquota de 14%.
O desconto na folha de pagamento do INSS não é uma opção, ou seja, recai sobre toda e qualquer renda proveniente do trabalho, tenha o profissional carteira assinada ou não.
Imposto de Renda
O Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF) também é um desconto compulsório na folha de pagamento, conforme determinação legal.
É responsabilidade do empregador calcular o quanto seus funcionários devem de Imposto de Renda com base na faixa salarial, fazer o recolhimento e repassar os valores ao governo.
O desconto em folha do Imposto de Renda é feito com base na seguinte tabela (IR 2022):
| Base de cálculo (mensal) | Alíquota | Valor a deduzir do IR |
| Até R$ 1.903,98 | Isento | R$ 0 |
| De R$ 1.903,99 a R$ 2.826,65 | 7,5% | R$ 142,80 |
| De R$ 2.826,66 a R$ 3.751,05 | 15% | R$ 354,80 |
| De R$ 3.751,06 a R$ 4.664,68 | 22,5% | R$ 636,13 |
| Acima de R$ 4.664,68 | 27,5% | R$ 869,36 |
A retenção na fonte do Imposto de Renda funciona como um tipo de antecipação ao Fisco.
Na Declaração de Ajuste Anual, o contribuinte informa outras fontes complementares de renda, bem como as despesas dedutíveis, podendo ter direito a uma restituição do valor que foi pago a mais.
Vale-transporte
O desconto na folha de pagamento do vale-transporte tem uma legislação específica: a Lei Federal 7.418, de 16 de dezembro de 1985.
Em seu Art. 4º, a lei diz que “a concessão do benefício implica a aquisição, pelo empregador, de vales-transporte necessários aos deslocamentos residência-trabalho e vice-versa no serviço de transporte que melhor se adequar”.
A lei diz que o “empregador deve arcar com os gastos de deslocamento do trabalhador com a ajuda de custo equivalente à parcela que exceder a 6% (seis por cento) de seu salário básico”.
Ou seja, até o limite de 6% do salário, o funcionário paga pelo transporte.
Acima disso, a responsabilidade é da empresa.
Pensão alimentícia
A pensão alimentícia, em geral, é descontada da folha de pagamento quando há uma determinação judicial comunicada à empresa por meio de ofício.
São situações nas quais o empregador deve ficar atento às informações do documento, como nome do credor, do devedor, valor do desconto (nominal ou percentual) e a conta bancária para a qual os valores devem ser transferidos.
Em alguns casos, a pensão pode ser descontada do contracheque também por autorização do colaborador, desde que por meio de documento devidamente formalizado.
Na hipótese de determinação judicial, vale ressaltar que o empregado não pode se recusar a cumprir a ordem (crime de desobediência), da mesma forma que a empresa não pode extraviar os recursos (crime de apropriação indébita).
Contribuição sindical
Desde que a Lei 13.467/2017 (Reforma Trabalhista) entrou em vigor, a contribuição sindical não é mais obrigatória.
Contudo, caso o funcionário queira contribuir com o sindicato da categoria, o desconto deve ocorrer no mês de março, equivalente a um dia de trabalho.
O objetivo é financiar os sindicatos responsáveis por defender os direitos dos profissionais a ele vinculados.
Danos causados pelo empregado
Eventuais danos causados pelo empregado à empresa também podem fazer parte dos descontos na folha de pagamento.
Está no Art. 462 da CLT, § 1º, que diz:
“Em caso de dano causado pelo empregado, o desconto será lícito, desde que esta possibilidade tenha sido acordada ou na ocorrência de dolo do empregado”.
Nesse caso, a empresa deve:
- Comprovar a culpa ou dolo do trabalhador
- Apurar a extensão dos danos
- Observar a previsão de desconto no contrato de trabalho
- Respeitar o limite de descontos em folha.
Adiantamento salarial
O adiantamento é o pagamento antecipado de parte do salário, geralmente feito por solicitação do empregado.
Não há uma regra específica quanto aos limites da concessão de vales, a menos que seja regulamentado por convenção coletiva de trabalho.
A empresa também não é obrigada a conceder adiantamento, mas caso o faça, o desconto na folha precisa de autorização.
Portanto, é importante atentar-se às regras do acordo coletivo e arquivar em local de fácil acesso os documentos comprobatórios.
Atrasos e faltas
A CLT permite o desconto na folha de pagamento de atrasos e faltas, mas é importante atentar-se ao que diz a lei em seu Art. 58:
“Não serão descontadas nem computadas como jornada extraordinária as variações de horário no registro de ponto não excedentes de 5 minutos, observado o limite máximo de 10 minutos diários”.
Quanto às faltas, o desconto pode ou não ocorrer, dependendo do teor da justificativa.
Benefícios opcionais ao trabalhador
Existem ainda diversos serviços que podem ser contratados mediante parcerias com a empresa e que podem resultar em descontos na folha de pagamento.
Alguns exemplos são:
- Plano de saúde
- Plano de assistência odontológica
- Seguro de vida
- Previdência complementar
- Vale-cultura
- Vale-academia, entre outros.
Existe um limite de desconto em folha de pagamento?
Sim, os descontos na folha de pagamento não podem ultrapassar 70% do valor do salário do colaborador.
Pelo menos dois dispositivos na legislação trabalhista tratam do assunto: o Art. 82 da CLT e a Orientação Jurisprudencial número 18, da Seção de Dissídios Coletivos do TST.
A CLT diz que “o salário mínimo pago em dinheiro não será inferior a 30% (trinta por cento) do salário mínimo fixado para a região, zona ou subzona”.
O objetivo, conforme o ministro Guilherme Bastos em julgamento no TST, é assegurar um mínimo de remuneração em espécie para o sustento do trabalhador e da sua família.
Esse, contudo, é o limite geral, somando todos os descontos na folha de pagamento.
As deduções específicas devem ser analisadas caso a caso.
Para os descontos em verbas rescisórias, por exemplo, o limite estabelecido pela legislação é de 40%, conforme a Lei 10.820/2003.
Como calcular desconto em folha de pagamento?
Os descontos na folha de pagamento, como vimos, precisam ser feitos de acordo com o que determina a legislação.
Para não correr o risco de errar no cálculo, o ideal é você manter um fluxo de informações organizado e sistematizado, de forma a garantir uma rotina eficiente de trabalho.
O profissional responsável pelo Departamento Pessoal ou a empresa terceirizada para este fim deve ter acesso a todas as informações necessárias ao fechamento da folha, como:
- Proventos: salário contratual, remuneração variável, adicionais, etc.
- Descontos: INSS, adiantamentos, contribuição sindical (se houver), vale-transporte, planos de saúde, Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF), faltas ou atrasos, entre outros
- Documentos comprobatórios: relatório de ponto, requisição de adiantamentos, ofício do poder judiciário e autorizações do funcionário.
O fechamento da folha de pagamento é um trabalho burocrático e rotineiro, mas que precisa ser executado com cautela, afinal, trata-se de um aspecto sensível da relação empresa-empregado.
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