Adesão ao Simples Nacional: quando e como fazer?

A adesão ao Simples Nacional não deve ser tratada apenas como uma etapa burocrática para pagar impostos em guia única.

Para muitos pequenos negócios, essa decisão define a forma como a empresa vai calcular tributos, organizar a folha de pagamento, lidar com obrigações fiscais e planejar o crescimento ao longo do ano.

Por isso, antes de fazer a opção pelo regime, o empresário precisa entender se a empresa realmente se enquadra nas regras, quais impedimentos merecem atenção e em que momento o pedido deve ser feito.

Embora o Simples Nacional seja conhecido por simplificar a rotina tributária de micro e pequenas empresas, ele não é automático para todos os CNPJs e nem sempre representa a menor carga de impostos.

Neste artigo, vamos explicar quando a adesão faz sentido, quem tem direito ao regime tributário, quais prazos devem ser observados e como evitar erros comuns no processo.

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O que é a adesão ao Simples Nacional?

O Simples Nacional é um regime tributário criado e regulamentado pela Lei Complementar n° 123/2006.

Ele foi proposto para oferecer uma alternativa às micro e pequenas empresas brasileiras que, até então, podiam ser tributadas apenas pelo Lucro Real ou Lucro Presumido.

Acontece que essas duas opções não foram idealizadas para quem tem um negócio local ou de pequeno porte.

Basicamente, são regimes burocráticos e com alíquotas pesadas, por vezes deixando a sensação de que se paga mais impostos que o necessário.

É por isso que, desde sua implementação, a adesão ao Simples Nacional vem sendo cada vez mais buscada.

Quem pode aderir ao Simples Nacional?

Para aderir ao Simples Nacional, é preciso atender a alguns critérios, que passam pelo porte da empresa e pelo seu faturamento anual.

Também é necessário que a atividade exercida pelo negócio não esteja listada entre aquelas que não podem optar pelo Simples.

Vamos trazer mais detalhes sobre isso agora.

Ser ME ou EPP

A primeira exigência a ser cumprida para aderir ao Simples Nacional é que o negócio seja do tipo Microempresa (ME) ou Empresa de Pequeno Porte (EPP).

No caso, ME se caracteriza como uma empresa de pequena estrutura, na qual o limite para a receita bruta não pode ultrapassar R$ 360 mil ao ano.

Por sua vez, as Empresas de Pequeno Porte (EPPs) são negócios com receita bruta anual na faixa localizada entre R$ 360 mil e até R$ 4,8 milhões. 

É possível iniciar ou migrar para uma ME ou EPP com uma empresa formalizada individualmente ou em sociedade.

Os tipos jurídicos compatíveis com o Simples Nacional são:

• Individuais: Empresário Individual (EI) e Sociedade Limitada Unipessoal
• Sociedade: Limitada, Simples, em Nome Coletivo.

Todos esses formatos de empresa podem aderir ao Simples, desde que se enquadrem nas regras de faturamento e não desempenhem atividade vedada pela lei, como veremos na sequência.

A exceção são as cooperativas, a não ser quando relacionadas ao consumo.

Não se enquadrar nas vedações

Como já destacado, outro critério fundamental para poder aderir ao regime é não exercer atividade vedada conforme a Seção II da Lei nº 123: “Das Vedações ao Ingresso no Simples Nacional”.

Algumas empresas que constam nesse rol de proibições são:

• Geradoras, transmissoras, distribuidoras ou comercializadoras de energia elétrica
• De importação ou fabricação de automóveis e motocicletas e de combustíveis
• De produção ou venda no atacado de cigarros, cigarrilhas, charutos, filtros para cigarros, armas de fogo, munições e pólvoras, explosivos e detonantes
• Do setor financeiro, como instituições comerciais, de investimentos e de desenvolvimento, além de sociedades de crédito, corretoras e seguradoras.

Ou seja, ainda que você tenha um pequeno negócio, formalizado como ME ou EPP, não poderá aderir ao Simples se ele exercer uma dessas atividades, seja ela principal ou secundária.

Cabe esclarecer, ainda, que há outros critérios impeditivos ao Simples Nacional. 

Para conhecer todos eles, recomendamos que leia a seção Quem não pode optar pelo Simples em nosso artigo específico sobre o tema.

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Vantagens da adesão ao Simples

Você conhece as principais vantagens da adesão ao Simples Nacional?

Acompanhe quais são e entenda:

Carga tributária pode diminuir

O sistema de cálculo por alíquotas que variam conforme a faixa de faturamento beneficia os pequenos negócios.

Ainda que todos sejam participantes do Simples Nacional, quem tem receitas menores paga menos impostos, já que eles são calculados sobre o faturamento.

Você pode visitar nosso artigo com as tabelas e anexos do Simples para entender melhor onde seu projeto empreendedor se enquadra.

Menos burocracia

Empresas optantes pelo Simples Nacional não estão dispensadas de todas as obrigações fiscais, é verdade. 

Mas elas são bem menos numerosas do que em outros regimes tributários.

A dispensa da apresentação de algumas declarações é um ponto que agrada aos empresários, que podem se cercar de um bom contador e direcionar sua atenção à gestão do negócio.

Outro ponto que o torna menos burocrático é a declaração de impostos, tributos e encargos por guia única.

No DAS (Documento de Arrecadação do Simples Nacional), o empresário que adere ao regime paga todos os seus impostos de uma só vez. 

Tanto o cálculo quanto o recolhimento são simplificados, portanto.

Por isso, essa costuma ser a melhor escolha para empresas que estejam buscando reduzir os trâmites burocráticos em suas rotinas fiscais e tributárias.

Possibilidade de redução dos encargos da folha de pagamento

No Simples Nacional, os encargos trabalhistas e sociais calculados sobre o salário dos funcionários são os seguintes:

• Férias: 11,11%
• 13º salário: 8,33%
• FGTS: 8%
• FGTS/Provisão de multa para rescisão: 4%
• Previdenciário sobre 13º/Férias/DSR: 7,93%.

Nos regimes tributários Lucro Presumido e Lucro Real incidem, além destas alíquotas mencionadas, os seguintes encargos:

• INSS: 20%
• Seguro acidente de trabalho (SAT): 3%
• Salário educação: 2,5%
• Incra/SENAI/SESI/SEBRAE: 3,3%.

Em muitos casos, a contribuição previdenciária patronal já está incluída na alíquota do Simples Nacional, o que reduz a complexidade da folha em comparação com outros regimes tributários.

No entanto, essa regra não vale para todas as atividades. 

Empresas enquadradas no Anexo IV, por exemplo, recolhem a contribuição previdenciária patronal separadamente, fora do DAS.

Menos obrigações trabalhistas

De acordo com a Lei Complementar nº 123, de 2006, as microempresas e as empresas de pequeno porte são dispensadas de algumas tarefas trabalhistas.

Dentre elas, estão o emprego e a matrícula de seus aprendizes nos cursos dos Serviços Nacionais de Aprendizagem, a posse do livro intitulado “Inspeção do Trabalho” e a comunicação ao Ministério do Trabalho e Emprego da concessão de férias coletivas.

Assim, as empresas do Simples Nacional têm menos burocracia trabalhista ao optar pelo regime tributário.

Privilégios em licitações

Ser optante do Simples também gera vantagens em licitações.

Nesse tipo de concorrência pública, ME e EPP têm direito de preferência em situações de empate ficto. 

Quando a proposta for igual ou até 10% superior à mais bem classificada, ou até 5% no caso de pregão, a empresa poderá apresentar proposta inferior à vencedora. 

Há desvantagens em aderir ao Simples?

Apesar de apresentar diversos benefícios aos optantes, o Simples Nacional pode não ser tão vantajoso para algumas organizações.

Em condições específicas de faturamento, por exemplo, certas empresas listadas no Anexo V podem pagar menos impostos ao optar pelo Lucro Presumido em vez do regime simplificado.

Por isso, é importante verificar com o contador se o Simples Nacional é a melhor alternativa tributária para seu negócio.

Como saber se a adesão ao Simples Nacional realmente vale a pena?

A adesão ao Simples Nacional costuma ser vantajosa para muitos pequenos negócios, mas essa análise não deve ser automática.

O regime simplifica o recolhimento de tributos, reduz parte da burocracia fiscal e reúne vários impostos em uma única guia, mas o valor pago depende da atividade, do faturamento acumulado e do anexo em que a empresa se enquadra.

Duas empresas com a mesma receita bruta podem ter cargas tributárias bem diferentes dentro do Simples Nacional.

Isso acontece porque o regime tem anexos específicos para comércio, indústria e serviços, com alíquotas progressivas e regras próprias de cálculo.

Em algumas atividades de serviços, o fator R também precisa ser considerado, pois ele relaciona a folha de pagamento com a receita bruta da empresa.

Quando a folha representa uma parcela maior da receita, a empresa tende a ser tributada em um anexo mais favorável.

Quando esse percentual é menor, a carga tributária pode aumentar e tornar o Lucro Presumido uma alternativa mais interessante em alguns casos.

Além dos impostos, a empresa deve avaliar outros impactos da escolha. 

O Simples Nacional costuma facilitar a rotina de pequenos negócios, mas pode limitar o aproveitamento de créditos tributários por clientes que compram da empresa, especialmente em operações B2B.

Por isso, a melhor forma de saber se o Simples realmente vale a pena é fazer uma simulação tributária antes da opção.

Essa análise deve considerar faturamento previsto, margem de lucro, folha de pagamento, atividade exercida, tipo de cliente, município de atuação e possibilidade de crescimento ao longo do ano.

Com esses dados, o contador consegue comparar o Simples Nacional com o Lucro Presumido e, quando necessário, com o Lucro Real.

Essa comparação evita que a empresa escolha o regime apenas pela fama de ser mais simples, sem confirmar se ele também é o mais econômico para o negócio.

Quando fazer a adesão ao Simples?

Se a sua empresa está habilitada para ser optante do regime tributário simplificado, existem dois momentos em que ela pode aderir a ele: na abertura ou anualmente, depois da constituição do CNPJ.

Veja detalhes: 

Ao abrir empresa

Ainda na formalização do negócio, é possível optar pelo Simples Nacional. 

Se a empresa estiver em conformidade com as regras para a adesão ao regime, basta que o seu representante legal informe ao contador o desejo pela opção ao Simples.

Então, o profissional de contabilidade deve solicitar o enquadramento ainda durante a abertura da empresa.

Com a implantação do Módulo Administração Tributária, em operação nacional desde 1º de dezembro de 2025, o enquadramento tributário passou a integrar o fluxo de abertura da empresa na Redesim.

Ou seja, a opção pelo Simples é feita já no momento de emissão do CNPJ, para que a opção tributária seja indicada corretamente desde a abertura.

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Ao mudar o regime tributário

Empresas que já estão em operação e querem mudar para o Simples Nacional normalmente devem fazer a solicitação em janeiro, até o último dia útil do mês.

Para o ano-calendário de 2027, o Comitê Gestor do Simples Nacional definiu uma regra excepcional: a opção deverá ser formalizada entre 1º e 30 de setembro de 2026, com efeitos a partir de 1º de janeiro de 2027.

Durante esse período, a empresa deve acessar o site do Simples Nacional e fazer o requerimento da alteração, informando os dados solicitados.

Caso a adesão seja aceita, ela produz efeitos a partir de 1º de janeiro do ano-calendário correspondente.

Adesão ao Simples Nacional: passo a passo

Para aderir ao Simples Nacional, o primeiro passo é verificar se a empresa atende às condições legais do regime.

A solicitação é feita pela internet, no Portal do Simples Nacional, no serviço de opção pelo regime.

Veja o processo básico:

1. Acesse o Portal do Simples Nacional

Entre no Portal do Simples Nacional e acesse a área de serviços destinada à opção pelo regime.

O acesso normalmente exige CNPJ, CPF do responsável e código de acesso, ou certificado digital.

2. Solicite a opção pelo Simples Nacional

No menu de serviços, procure a opção relacionada à solicitação de opção pelo Simples Nacional.

3. Verifique se há pendências

O sistema verifica se existem pendências cadastrais ou fiscais que impedem o ingresso no regime. 

Essa checagem envolve Receita Federal, estados, Distrito Federal e municípios.

4. Regularize eventuais impeditivos

Se houver pendências, a solicitação fica pendente de regularização. 

A empresa deve resolver os problemas indicados dentro do prazo legal para que a opção seja deferida.

5. Acompanhe o resultado

Se não houver impedimentos, ou se as pendências forem regularizadas no prazo, a opção é deferida e passa a produzir efeitos conforme as regras do Simples Nacional.

Como consultar pendências antes de aderir ao Simples Nacional?

Antes de solicitar a opção pelo Simples Nacional, a empresa deve verificar se possui pendências que impedem o enquadramento no regime.

Essas pendências podem envolver débitos tributários, problemas cadastrais ou inconsistências perante Receita Federal, estado, Distrito Federal ou município.

A verificação é feita no próprio processo de solicitação da opção. 

Quando o sistema identifica alguma irregularidade, a empresa precisa regularizá-la dentro do prazo legal para que o pedido seja deferido.

Por isso, vale consultar a situação fiscal e cadastral da empresa com antecedência, principalmente quando a intenção é mudar de regime tributário no ano seguinte.

O que acontece se a adesão ao Simples Nacional for indeferida?

Quando a adesão ao Simples Nacional é indeferida, significa que a empresa não foi aceita no regime naquele momento.

Isso geralmente acontece porque o sistema identificou alguma pendência ou impedimento que bloqueia a opção.

Entre os motivos mais comuns estão débitos tributários, irregularidades cadastrais, inscrição municipal ou estadual com problemas, atividade econômica impeditiva ou participação societária incompatível com as regras do regime.

A empresa também pode ter o pedido negado se ultrapassar o limite de receita bruta ou se exercer alguma atividade vedada, ainda que essa atividade esteja registrada como secundária no CNPJ.

Nesses casos, o primeiro passo é consultar o motivo do indeferimento no Portal do Simples Nacional.

O sistema costuma indicar qual órgão apontou a pendência, como Receita Federal, estado, Distrito Federal ou município.

Depois disso, a empresa precisa regularizar o problema dentro do prazo aplicável. 

Se a pendência for resolvida a tempo, a opção ainda pode ser deferida, desde que os demais requisitos estejam cumpridos.

Se a regularização não ocorrer dentro do prazo, a empresa permanece fora do Simples Nacional naquele ano-calendário.

Nesse cenário, ela será tributada por outro regime, geralmente Lucro Presumido ou Lucro Real, conforme sua situação fiscal e contábil.

O indeferimento também exige atenção porque a empresa precisará cumprir obrigações acessórias e regras de apuração diferentes das previstas no Simples.

Isso pode aumentar a complexidade da rotina contábil e alterar o valor dos tributos devidos.

Por esse motivo, o ideal é verificar pendências antes de solicitar a adesão ao Simples Nacional, principalmente quando a empresa pretende mudar de regime no início do ano ou aproveitar uma regra excepcional de prazo.

Faça a sua adesão com apoio da contabilidade online

Por falar em contador, em empresas optantes pelo Simples Nacional, ele continua sendo uma figura extremamente importante para lidar com a apuração e o pagamento de impostos.

A razão para tal é que esse regime tem uma peculiaridade: ele tributa as organizações conforme o seu faturamento.

Isso exige atenção a regras como anexos de tributação, faixas de receita bruta, alíquota efetiva e, em algumas atividades de serviços, o fator R. 

Esse conjunto de critérios influencia diretamente o valor mensal pago no DAS.

Para fazer a adesão sem sustos, o mais recomendado é ter a orientação de um contador ou, melhor ainda, de uma empresa parceira de contabilidade online.

Dessa forma, a sua empresa garante a adesão ao Simples Nacional com mais segurança, ao mesmo tempo em que se coloca em condições de aproveitar as diversas vantagens desse regime.

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