Formalização de uma empresa: conheça todas as etapas do processo

Quer entender como funciona a formalização de uma empresa?

Apesar das exigências burocráticas, o processo não é tão complicado quanto pode parecer, principalmente com a transformação digital e a integração dos serviços.

Se você tiver a parceria de uma boa contabilidade online, tudo fica ainda mais fácil.

O ambiente de negócios, como sabemos, é desafiador, mas há muitas oportunidades para empreendedores resilientes, dedicados e que sabem o que querem. 

Nesse universo, a formalização de uma empresa não dá apenas legitimidade ao empreendimento, como também uma série de benefícios.

Continue a leitura e descubra todas as etapas do processo.

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O que é formalização de uma empresa?

A formalização de uma empresa é o processo de registro e licenciamento de um negócio junto aos órgãos governamentais e instituições regulatórias. 

Inclui a obtenção do CNPJ e das demais inscrições tributárias, cadastro na junta comercial, habilitação para emitir nota fiscal, etc.

Ao formalizar um negócio e transformá-lo em uma empresa com CNPJ, o que antes era apenas uma ideia ou uma atividade informal ganha personalidade jurídica e alcança outro patamar. 

Com uma empresa formalizada, você pode contratar funcionários, vender na maquininha, emitir notas fiscais, participar de licitações, se beneficiar de vantagens tributárias e acessar diversos outros serviços específicos para pessoas jurídicas.

É o primeiro passo para crescer sem medo.

Mas há ainda outros benefícios, como veremos a seguir. 

Quais as vantagens de formalizar uma empresa?

As vantagens da formalização de uma empresa são diversas, tanto do ponto de vista gerencial quanto fiscal e tributário. 

As principais são:

Credibilidade junto ao mercado

Empresas formalizadas passam a sensação de segurança para os clientes, fornecedores e parceiros comerciais.

Em determinadas situações, simplesmente não é possível fazer negócio sem um CNPJ cadastrado.

Acesso facilitado a linhas de crédito

Você até pode conseguir financiamento em alguma instituição financeira para uma atividade informal, mas certamente encontrará muitos obstáculos, como o alto custo do capital.

Com uma empresa devidamente formalizada, fica muito mais fácil.

Ganhos tributários

Com o negócio registrado, é possível reduzir substancialmente o impacto dos impostos por meio de um planejamento tributário, inclusive no caso de profissionais liberais.

Há opções adequadas para empresas com diversas faixas de faturamento e setores de atuação.

Proteção patrimonial

A formalização de uma empresa também mantém a separação entre o patrimônio pessoal do empreendedor e o patrimônio da empresa.

Essa é uma vantagem que vale muito a pena considerar, sobretudo em casos de insolvência do negócio — desde que a sociedade seja do tipo limitada.

Emissão de notas fiscais

Do ponto de vista operacional e burocrático, ter um negócio formalizado facilita muito a emissão de notas fiscais, algo essencial às transações comerciais.

As empresas que vendem para outras empresas (B2B), por exemplo, não conseguem operar sem emissão de documentos fiscais.

Participação em licitações

Os certames públicos também exigem que os participantes estejam cadastrados no CNPJ e em dia com a documentação — mais um motivo para considerar a formalização de sua empresa.

Cabe mencionar que micro e pequenas empresas optantes pelo Simples Nacional têm preferência em licitações públicas em casos de empate.

Contratação de funcionários e venda na maquininha

Para crescer em vendas e em resultados, seu negócio certamente precisará de colaboradores e diferentes meios de pagamento.

Sem CNPJ, simplesmente não é possível.

Tipos de empresa para formalizar

O processo de formalização de uma empresa precisa levar em conta as implicações tributárias, jurídicas, societárias e gerenciais. 

Antes de decidir, o empreendedor precisa conhecer os tipos de empresas e avaliar qual faz mais sentido para o seu modelo de negócio. 

Tipos societários

Quanto à natureza jurídica, os principais tipos de formalização de empresas no Brasil são:

• Microempreendedor Individual (MEI): modelo simplificado para quem fatura até R$ 81 mil por ano, com direito a um funcionário e tributação fixa pelo Simples Nacional
• Empresário Individual (EI): indicado para quem empreende sem sócios, mas sem separação patrimonial entre empresa e empreendedor
• Sociedade Limitada (LTDA): opção para quem tem sócios e deseja limitação da responsabilidade ao capital investido
• Sociedade Limitada Unipessoal (SLU): para quem quer empreender sozinho sem comprometer seu patrimônio pessoal.

Regimes tributários

Além da escolha da natureza jurídica, você também precisa definir o regime de tributação da empresa. 

As opções disponíveis são:

• Simples Nacional: regime simplificado para negócios com faturamento anual de até R$ 4,8 milhões (Microempresas e Empresas de Pequeno Porte)
• Lucro Presumido: indicado para empresas com faturamento até R$ 78 milhões, com tributação baseada em uma margem de lucro pré-definida
• Lucro Real: obrigatório para algumas empresas e vantajoso para negócios com margens de lucro reduzidas, pois a tributação incide sobre o lucro efetivo.

Passo a passo para a formalização de uma empresa

Formalizar uma empresa envolve uma série de etapas que podem variar de acordo com o tipo de empresa e as exigências regionais. 

Um MEI, por exemplo, pode ser aberto pelo próprio empreendedor por meio de uma conta Gov.br, embora tenha restrições quanto a atividades permitidas, teto de faturamento e número de colaboradores. 

Um empreendedor de startup pode abrir seu CNPJ por meio do Inova Simples em poucos cliques pela internet, mas esbarra em obstáculos parecidos: o teto de faturamento é um deles.

Para abrir uma empresa “convencional” no Brasil, as etapas básicas incluem:

1. Escolha o tipo de empresa e o regime tributário

Avalie a natureza jurídica mais adequada ao seu modelo de negócio e escolha entre Simples Nacional, Lucro Presumido ou Lucro Real.

2. Faça a consulta prévia de viabilidade

Verifique na plataforma Redesim se o nome empresarial desejado está disponível e se o endereço pode ser utilizado para o tipo de atividade pretendido.

Você precisa verificar também se o endereço está desimpedido para sediar seu negócio.

3. Elabore o contrato social e registre na Junta Comercial

O contrato social define as regras de funcionamento da empresa e deve ser registrado na Junta Comercial do estado.

4. Obtenha o CNPJ e demais inscrições tributárias

Após o registro, solicite o CNPJ na Receita Federal e providencie as inscrições estaduais e municipais conforme a atividade da empresa.

5. Regularize licenças e alvarás

Dependendo do setor de atuação, pode ser necessário obter alvarás municipais, registros em órgãos de classe e autorizações específicas.

Com o CNPJ ativo e todas as licenças em dia, sua empresa estará pronta para operar legalmente.

Quanto custa formalizar uma empresa?

Os custos para abrir um CNPJ variam conforme o tipo de empresa e o estado, mas de maneira, geral, são os seguintes:

• Taxas da Junta Comercial: entre R$ 100 e R$ 500, dependendo da unidade federativa e do tipo de empresa
• Honorários contábeis: variam entre R$ 300 e R$ 1.500, mas algumas contabilidades, como a Contabilix, oferecem abertura gratuita
• Emolumentos e licenças municipais: podem variar de R$ 200 a R$ 1.000, conforme a cidade e a atividade exercida
• Capital social: pode ser simbólico para MEI e SLU, mas para outros tipos jurídicos, como uma LTDA, precisa refletir a necessidade de investimento inicial do negócio.

No total, o custo inicial para formalizar uma empresa pode variar de aproximadamente R$ 600 a R$ 3.000 — considerando apenas as etapas burocráticas. 

Ao optar pela Contabilix, no entanto, você elimina parte dos custos burocráticos e formaliza sua empresa sem pagar nada pela abertura do CNPJ.

Formalize a sua empresa grátis e online

A formalização de uma empresa, como vimos, é etapa fundamental no processo de transformação de uma ideia em um empreendimento sólido e legalmente reconhecido. 

Além de conferir credibilidade e acesso a benefícios, proporciona segurança jurídica e um ambiente propício ao desenvolvimento de negócios. 

Portanto, ao iniciar sua jornada empreendedora, busque parcerias estratégicas que o ajude a vencer as barreiras burocráticas sem preocupação e dor de cabeça. 

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