Automação contábil: o que é, quais as vantagens e passos para implementar

A automação contábil tem se tornado uma estratégia cada vez mais adotada por empresas que buscam otimizar processos e garantir uma gestão financeira eficiente.

Com o avanço da tecnologia, diversas tarefas repetitivas no âmbito da contabilidade podem ser executadas por softwares especializados, permitindo que você foque em questões que são, de fato, relevantes.

A automação, vale ressaltar, é uma tendência não apenas no contexto contábil, mas em todas as áreas operacionais nas quais há alguma atividade repetitiva. 

A boa notícia é que não se trata de um privilégio das grandes empresas apenas. 

Graças à contabilidade digital, os micro e pequenos negócios (a grande maioria no Brasil) também podem acessar soluções de alta performance, como você confere a seguir.

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O que é automação contábil?

Automação contábil é o uso de tecnologia para automatizar tarefas contábeis rotineiras, como lançamentos contábeis, emissão de relatórios, conciliação bancária e obrigações fiscais.

Trata-se de uma abordagem que elimina a necessidade de processos manuais, reduzindo erros e aumentando a produtividade.

O conceito de automação contábil engloba a utilização de sistemas digitais para integrar informações de diferentes áreas da empresa, proporcionando uma visão ampla e precisa da situação do negócio.

Para tanto, utiliza soluções tecnológicas diversas, como análise de dados, plataformas de gerenciamento remoto, inteligência artificial e cloud computing.

Como funciona a automação contábil?

A automação contábil funciona por meio da implantação de softwares que coletam, organizam e analisam dados contábeis e financeiros automaticamente.

Assim, você pode acompanhar em tempo real todas as movimentações da empresa, garantindo maior controle sobre receitas, despesas e tributação.

Por meio dos sistemas de automação, qualquer empresa é capaz de fazer a integração da contabilidade com ERPs, bancos de dados e plataformas de e-commerce, sincronizando informações e gerando relatórios detalhados.

Dessa forma, você tem acesso a análises precisas que auxiliam na tomada de decisões e elimina o trabalho burocrático e repetitivo.

Quais as vantagens da automação contábil?

A adoção da automação contábil oferece uma série de benefícios para empresas de todos os portes, especialmente as que não possuem estrutura de pessoal para cuidar da contabilidade.

Dentre as principais vantagens, destacam-se:

• Redução de erros: tarefas manuais estão sujeitas a falhas humanas, o que pode gerar inconsistências e problemas fiscais-tributários. A automação minimiza esses riscos
• Economia de tempo: atividades que antes demandavam horas de trabalho podem ser executadas em minutos, liberando sua equipe para tarefas mais estratégicas
• Maior segurança de dados: sistemas automatizados utilizam criptografia e backups em nuvem, protegendo informações sensíveis, segundo a LGPD
• Acompanhamento em tempo real: você pode acessar os dados contábeis e financeiros atualizados a qualquer momento, facilitando a gestão
• Redução de custos operacionais: ao otimizar processos, há uma economia significativa em mão de obra e retrabalho, mesmo se tratando de contabilidade terceirizada.

Em geral, o serviço de automação contábil é oferecido por uma contabilidade digital especializada que presta serviço a outras empresas.

Essa é a realidade da grande maioria das micro e pequenas empresas, especialmente as optantes pelo Simples Nacional. 

No caso das grandes corporações que mantêm estrutura própria de contabilidade, a automação também pode ser desenvolvida e implementada internamente. 

Em ambos os casos, o objetivo é um só: otimizar o serviço e ganhar tempo.

Exemplos de automação contábil

Existem diversas soluções de automação contábil que podem ser implementadas no seu negócio, como nos exemplos listados a seguir.

• Conciliação bancária automática: integração entre contas bancárias e o sistema contábil, permitindo o registro automático de entradas e saídas. Com o open finance, soluções como essas ficaram ainda mais acessíveis e práticas
• Emissão automática de notas fiscais: geração de documentos fiscais conforme as vendas realizadas, garantindo o cumprimento das obrigações legais
• Gestão de folha de pagamento: cálculo automático de salários, impostos e benefícios, assegurando conformidade com as normas trabalhistas
• Controle de estoque automatizado: registro automático de compras e vendas, evitando perdas e facilitando a previsão de demandas.

Pense em uma empresa de varejo com grande volume de transações.

A automação contábil permite que todas essas operações sejam registradas automaticamente em um sistema integrado, evitando erros e atrasos nos lançamentos contábeis.

Por meio de ferramentas modernas e inteligentes, é possível comparar os extratos bancários com as vendas registradas no sistema ou emitir notas fiscais automaticamente. 

Além de proporcionar uma visão clara e em tempo real, a automação permite ao gestor tomar decisões com assertividade e manter a empresa em conformidade com a legislação.

Como implementar a automação contábil?

A implementação da automação contábil requer um planejamento cuidadoso para garantir a adesão da equipe e a integração dos sistemas.

A seguir, confira o passo a passo de como proceder:

1. Avalie as necessidades do seu negócio

O primeiro passo para implementar a automação contábil é identificar quais processos contábeis precisam ser automatizados e quais são as principais dores da sua empresa.

Nessa fase de diagnóstico, priorize as rotinas contábeis, aquelas que tomam tempo e são mais suscetíveis a erros humanos.

1. Escolha o software adequado

Existem diversas opções no mercado, portanto, analise as funcionalidades e compatibilidades antes de decidir qual se adequa melhor às necessidades do seu negócio.

A contabilidade digital, por exemplo, utiliza plataformas de automação contábil que oferecem uma experiência completa e integrada, permitindo que você tenha acesso a todos os serviços de maneira prática e eficiente.

1. Treine sua equipe

Mesmo que sua empresa contrate uma contabilidade online com automação contábil, é importante treinar a equipe para lidar com as funcionalidades do sistema/plataforma.

Afinal, por mais eficiente que seja a ferramenta, ela não trabalha sozinha. 

O profissional responsável pela interface empresa-contabilidade precisa dominar a ferramenta. 

Afinal, é possível que alguns dados necessitem de ajuste manual e a familiaridade com a ferramenta faz toda a diferença. 

1. Implemente de forma gradual

Inicie a automação por etapas, testando as funcionalidades e ajustando conforme necessário. 

Você pode começar com a automação dos extratos bancários, por exemplo, e evoluir conforme se sentir à vontade.

Com o apoio da contabilidade digital, que utiliza plataformas de automação contábil, esse processo se torna ainda mais simples e eficiente.

Essas plataformas permitem não apenas a integração de contas bancárias, mas também a emissão automatizada de documentos fiscais, o controle preciso do fluxo de caixa e o cumprimento das obrigações tributárias de forma ágil e segura.

Assim, sua empresa pode ganhar tempo, reduzir erros e otimizar processos, tudo com uma visão clara e em tempo real.

1. Monitore os resultados

Por fim, acompanhe os indicadores contábeis para avaliar os benefícios e promover melhorias.

A contabilidade digital oferece dashboards personalizados que permitem visualizar métricas essenciais, como fluxo de caixa, faturamento e obrigações fiscais. 

Esses insights ajudam a identificar padrões, corrigir eventuais falhas e ajustar processos, tornando a gestão do seu negócio mais eficiente e prática.

Automatize rotinas com uma contabilidade online completa

Como vimos, a automação contábil é uma solução eficiente para otimizar rotinas e ajudar o gestor no processo de tomada de decisões.

E o melhor: sem gastar valores significativos com equipes de TI ou estruturas robustas.

A Contabilix, empresa de contabilidade online especializada em micro e pequenas empresas, alia tecnologia e expertise contábil para oferecer um serviço completo e acessível.

Aqui, você conta com a praticidade da automação contábil, sem abrir mão do suporte humano sempre que precisar.

Nossa equipe de contadores está sempre disponível para atender suas dúvidas por telefone, e-mail, WhatsApp e chat online.

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