Contas a pagar: como fazer o controle na rotina da empresa

A gestão das contas a pagar é uma tarefa rotineira e burocrática, mas essencial à saúde financeira de todo negócio.

Sem um planejamento financeiro adequado e um alinhamento entre os prazos de recebimento e de pagamento, uma empresa pode entrar no vermelho e até quebrar, mesmo vendendo muito. 

Quer algumas dicas de como evitar que isso aconteça? 

Então, siga a leitura e descubra como organizar seu financeiro e manter as contas sempre no azul.

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O que é o contas a pagar de uma empresa?

Contas a pagar é o nome contábil que se dá a todas as obrigações financeiras de uma empresa com prazo determinado para pagamento. 

No cotidiano pessoal, a palavra conta nos remete ao pagamento de uma fatura de cartão de crédito, de um comanda do restaurante ou da compra no supermercado.

No âmbito da contabilidade, o termo tem um significado diferente. 

Trata-se de um nome técnico dado aos elementos patrimoniais (bens, direitos, obrigações, patrimônio líquido) e de resultados (despesas e receitas). 

Do ponto de vista prático, você precisa entender que as contas a pagar fazem parte do plano de contas de toda empresa e têm relação com as contas a receber. 

Para que o fluxo de caixa seja positivo, portanto, os recebimentos precisam ser superiores aos pagamentos. 

Do contrário, o caixa entra no vermelho e o gestor se vê obrigado a recorrer a alternativas caras, como empréstimo para capital de giro ou antecipação de recebíveis. 

Exemplos de contas a pagar

As principais contas a pagar de uma empresa referem-se aos compromissos relacionados às despesas operacionais e financeiras. 

Alguns exemplos são:

Fornecedores e compras

• Pagamentos a fornecedores de matéria-prima, insumos ou mercadorias
• Faturas de compras de produtos ou serviços necessários para a operação da empresa.

Despesas operacionais

• Aluguel das instalações operacionais ou do escritório
• Contas de serviços públicos (água, luz, gás)
• Fatura de telefone e internet
• Manutenção e reparos de equipamentos e instalações.

Salários, pró-labore e benefícios

• Pagamentos de salários dos funcionários
• Pagamento do plano de saúde, vale-refeição, vale-transporte, etc.
• Pagamento do pró-labore dos sócios que trabalham na empresa.

Impostos e taxas

• Pagamentos de impostos federais, estaduais e municipais
• Taxas regulatórias ou licenças esporádicas ou recorrentes.

Empréstimos, despesas financeiras

• Amortização de empréstimos ou financiamentos
• Pagamento de juros sobre dívidas
• Taxas bancárias.

Outros exemplos de contas a pagar

• Pagamentos de prêmios de seguros para cobertura de riscos
• Despesas com viagens e hospedagem
• Reembolsos ou pagamentos de despesas de viagens de funcionários.

Processo de contas a pagar na contabilidade

As contas a pagar podem ser de curto, médio ou longo prazos, dependendo do tipo de compromisso assumido pela empresa. 

No universo das pequenas e médias empresas, as mais comuns são as contas semanais e mensais, como pagamento de salários, fornecedores e aluguéis. 

Entretanto, pode ocorrer de a empresa ter contas a pagar a longo prazo, como um financiamento de máquinas e equipamentos.

Contas a pagar é ativo ou passivo?

As contas a pagar compõem as contas patrimoniais da empresa e são classificadas como passivo, ou seja, são obrigações que precisam ser honradas. 

As obrigações (dívidas) com prazo de vencimento em até 12 meses são chamadas de passivos circulantes. 

Acima de 12 meses, são chamadas de passivos não circulantes ou passivos exigíveis a longo prazo.

Contas a pagar e a receber

Dentro do plano de contas contábil, pode-se dizer que as contas a pagar são o contraponto das contas a receber. 

Ambas são contas patrimoniais.

Enquanto as contas a pagar são as obrigações que a empresa precisa cumprir, as contas a receber são os direitos (recebíveis) que ela tem perante terceiros.

O exemplo mais factível de contas a receber são as vendas a prazo, mas entram na conta também os rendimentos financeiros, juros por atraso, restituições tributárias, etc.

Qual a função do controle de contas a pagar?

Mesmo uma empresa que só compra e vende à vista tem contas a pagar que precisam ser controladas.

Afinal, os compromissos financeiros não abrangem apenas fornecedores: incluem impostos, encargos, salários, aluguéis, entre outras obrigações. 

Para não correr o risco de ficar sem capital de giro e sufocar o negócio, o gestor precisa saber com certo grau de certeza o comportamento do fluxo de caixa futuro. 

Estimando quanto a empresa tem a receber, é possível assumir compromissos com segurança e tranquilidade.

O planejamento financeiro deve ser feito considerando as condições em que cada tipo de negócio está inserido.

Empresas que compram a prazo e vendem à vista, em tese, têm uma vantagem em relação às empresas que compram à vista e vendem a prazo.

Na primeira hipótese, é possível compor um estoque sem a necessidade de desembolsar capital de imediato.

Ao vender à vista, o gestor recebe a tempo de pagar o fornecedor e ficar com o lucro, ou seja, movimentou seu negócio com recursos de terceiros (fornecedor).

Quando a situação é inversa (compra à vista e venda a prazo), há uma necessidade maior de capital de giro e o gestor precisa atentar-se ao prazo de recebimento.

Qual a relação entre fluxo de caixa e contas a pagar?

As contas a pagar, como vimos, fazem parte do fluxo de caixa, ferramenta de gestão que gerencia a entrada e saída de recursos da empresa.

Além de gerenciar as saídas de dinheiro para pagamento dos compromissos diversos, o fluxo de caixa administra também as entradas de dinheiro (contas a receber).

A gestão eficiente do contas a pagar, uma das funções do fluxo de caixa, permite ao empresário:

• Planejar os gastos e organizar os recursos de forma adequada
• Garantir que a empresa tenha os recursos necessários para cumprir seus compromissos financeiros dentro do prazo
• Negociar prazos com fornecedores e credores, buscando condições mais favoráveis para a empresa
• Comparar o fluxo de caixa real com o projetado, fazendo uma análise do desempenho financeiro da empresa.

Como podemos ver, as contas a pagar são elementos-chave na elaboração do fluxo de caixa e influenciam diretamente nas movimentações de dinheiro. 

Um gerenciamento eficiente dessas contas contribui para a manutenção de um fluxo saudável, fundamental para a estabilidade e crescimento sustentável.

Como organizar o sistema de contas a pagar?

Há diferentes ferramentas para organizar as contas a pagar na sua empresa, desde uma simples planilha a sistemas avançados de gestão.

As ferramentas são essenciais, mas não trabalham sozinhas: é preciso usá-las do jeito certo para gerir com eficiência o departamento financeiro, conforme as dicas a seguir.

1. Planeje os prazos de pagamento e recebimento

Antes de assumir novas obrigações e aumentar o montante de contas a pagar, faça um planejamento e compare o prazo médio de recebimento (PMR) com o prazo médio de pagamento (PMP). 

Você até pode ter muito a receber, mas se o prazo for longo demais, seus compromissos de curto prazo podem ser afetados.

2. Evite atrasos

Atrasos penalizam o caixa com multas e juros – e isso não é bom para os negócios.

Dependendo da gravidade da situação, sua empresa pode sofrer prejuízos que vão além de financeiro, como redução do score de crédito por inadimplência.

Em outros casos, empresas podem até ser excluídas do Simples Nacional por não cumprirem com o pagamento do DAS (Documento de Arrecadação do Simples Nacional), por exemplo.

3. Se precisar, negocie

A boa gestão financeira busca sempre equilibrar as contas a pagar com as contas a receber, mas, se por alguma razão, faltar liquidez, não hesite em negociar. 

Procurar o credor e rediscutir os termos de uma dívida, seja parcelando o saldo ou diferindo o prazo, são opções melhores do que deixar a duplicada vencer.

4. Não misture as contas da empresa com as pessoais

Parece óbvio, mas muitos micro e pequenos empresários ignoram essa regra básica. 

Não confunda, em hipótese nenhuma, seus compromissos com os do seu negócio: as contas a pagar da empresa são da empresa – as suas, são suas.

5. Faça um fluxograma de contas a pagar

Ainda no contexto da organização das contas a pagar, outra dica é criar um fluxograma que proporcione uma representação visual do ciclo de pagamento.

Para isso, você deve:

1. Listar os processos e atividades envolvidos no ciclo de contas a pagar, desde a recepção das faturas até a emissão dos pagamentos
2. Adotar símbolos para representar diferentes elementos do fluxograma, como retângulos para processos, losangos para decisões, setas para indicar fluxo, etc
3. Adicionar notas ou comentários relevantes para explicar determinadas etapas ou fornecer informações adicionais.

Como fazer uma planilha de contas a pagar?

Você pode adotar diferentes ferramentas para gerenciar as contas a pagar de sua empresa, desde uma planilha simples a sistemas mais completos. 

Se você é habilidoso com o Excel, sabe que pode desenvolver sua própria planilha, inclusive com cara de sistema, devido à grande quantidade de recursos.

Caso não tenha intimidade com programas do tipo, confira um passo a passo de como fazer uma planilha simples de gerenciamento de contas a pagar no Google Planilhas.

• O primeiro passo é acessar o Google Drive, clicar em “Novo” no canto superior esquerdo da página e abrir uma Planilha Google em branco
• Feito isso, coloque o título “Contas a pagar”, mescle e centralize a célula, e crie oito colunas com títulos para cada elemento que vamos discriminar, conforme a “Figura 1”.

• Preencha os campos da coluna conforme indicado na “Figura 2”: atividade de cada fornecedor, número do documento, tipo, valor a ser pago e data de vencimento. 

• Para não precisar atualizar o campo “data atual” manualmente, você pode usar a seguinte função: aperte =, escreva “TODAY” e aperte “Tab”. Assim, a data será atualizada automaticamente.

• Para descobrir quantos dias faltam para o vencimento, clique na célula “situação”, aperte =, clique na célula correspondente à data de vencimento e subtraia a data atual
• O número que aparecer representará a quantidade de dias: se der negativo, significa que a conta a pagar já venceu. Se der positivo, ainda está dentro do prazo.

Esse é um modelo simples de planilha de controle de contas a pagar, mas é possível desenvolver opções mais completas usando fórmulas avançadas.

Se você não é adepto de planilhas, pode pesquisar versões gratuitas de ERP (Enterprise Resource Planning) para pequenos negócios na internet. 

Algumas opções funcionam sem precisar de instalação.

Aplicativos de contas a pagar

Você pode usar também aplicativos de contas a pagar para facilitar a gestão financeira da sua empresa.

Essas ferramentas geralmente oferecem recursos variados, como lembretes de vencimento, categorização de despesas, geração de relatórios, entre outros.

Vale destacar que os aplicativos de contas a pagar, diferentemente das planilhas ou dos sistemas, não permitem alterar as configurações. 

Antes de escolher um, é importante considerar suas necessidades, principalmente se sua empresa tem um fluxo considerável de transações, além de avaliar opiniões de usuários.

Sistema de contas a pagar

Um sistema integrado de gestão geralmente oferece soluções que vão além da gestão de contas a pagar.

Costuma incluir também contas a receber e diversos outros processos relacionados às operações de uma empresa.

Um ERP (Enterprise Resource Planning), por exemplo, interliga áreas como finanças, contabilidade, recursos humanos, marketing, vendas, compras, etc.

Pode ser integrado, inclusive, ao sistema da contabilidade, o que permite automatizar a escrituração e gerar relatórios sempre atualizados.

Em geral, são soluções mais adequadas a negócios com uma quantidade maior de operações ou em franco crescimento.

O que é dashboard de contas a pagar?

Um dashboard de contas a pagar é uma interface visual que fornece uma visão resumida e atualizada das informações relacionadas aos compromissos financeiros da empresa.

Os principais elementos e funcionalidades de dashboard são:

• Visão geral, incluindo o saldo atual, montante total de contas a pagar e outras métricas financeiras
• Principais fornecedores e valores pendentes de pagamento a cada um deles.
• Gráficos para visualizar padrões, distribuição de despesas e tendências ao longo do tempo
• Alertas e lembretes para vencimentos, pagamentos atrasados ou outros eventos críticos relacionados às contas a pagar
• Filtros que permitem personalizar o dashboard de acordo com as necessidades do usuário.

Um dashboard dificilmente aborda apenas as contas a pagar.

Por usar ferramentas de análise de dados, em geral oferece outros recursos relevantes ao gestor, como contas a receber, métricas e KPIs.

Contabilidade online e a rotina de contas a pagar

Contas a pagar e a receber, conciliação bancária, emissão de guias e obrigações acessórias são exemplos de serviços que podem ser oferecidos pela contabilidade online.

Graças à tecnologia e à automatização de diversas funções antes desempenhadas manualmente, o custo de um pacote de serviços contábeis reduziu significativamente. 

Por meio da contabilidade online, sua empresa tem acesso a informações confiáveis e atualizadas sobre o fluxo de caixa, prazo de recebimentos e pagamentos, indicadores de desempenho e muito mais.

As ferramentas da contabilidade digital permitem alerta sobre datas de vencimento, régua de cobrança, compartilhamento de documentos em ambiente virtual, armazenamento em nuvem, dentre outras funcionalidades.

Troque de contador e organize as contas da sua empresa

Se você está precisando de ajuda profissional para gerenciar com mais eficiência as contas da sua empresa, a Contabilix pode ajudar. 

Somos uma plataforma de contabilidade online especializada em micro e pequenas empresas, sobretudo as optantes pelo Simples Nacional.

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