Nota Fiscal de Serviço Eletrônica padrão nacional: passo a passo para emitir

Se você tem um CNPJ que presta serviços, precisa conhecer a Nota Fiscal de Serviço Eletrônica padrão nacional.

A mudança, liderada pela Receita Federal em parceria com os municípios, estabelece um padrão único para todo o país, encerrando a era dos sistemas distintos em cada cidade.

A proposta é reduzir a burocracia, padronizar processos e facilitar a vida de quem empreende.

Neste texto, você vai entender o que muda na prática para as empresas prestadoras de serviços. 

Afinal, quem está obrigado a emitir nesse novo formato e como funciona a emissão?

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O que é a Nota Fiscal de Serviço Eletrônica padrão nacional?

A Nota Fiscal de Serviço Eletrônica padrão nacional, conhecida como NFS‑e Nacional, é um documento fiscal digital único para registrar a prestação de serviços em todo o Brasil.

Diferente do que acontecia até aqui, com cada município tendo seu próprio sistema e layout, agora existe um modelo único, criado e mantido pelo Governo Federal por meio do Portal da Nota Fiscal de Serviço Eletrônica.

Até 2025, os prestadores de serviço em cada cidade tinham de acessar portais distintos, com layouts diferentes e regras próprias de cada prefeitura.

Isso gerava complexidade, custo e necessidade de adaptação dos sistemas de cobrança e contabilidade. 

A padronização resolve exatamente isso: um único formato, um único portal e regras fiscais unificadas.

Quem precisa emitir a Nota Fiscal de Serviço Eletrônica padrão nacional?

A partir de 1º de janeiro de 2026, todas as empresas que prestam serviços tributados pelo ISS (Imposto sobre Serviços) deverão emitir NFS‑e no padrão nacional.

Isso inclui:

• Empresas de qualquer porte, desde micro até grandes empresas
• MEIs (Microempreendedores Individuais) que prestam serviços e que já estão obrigados desde etapas de implantação anteriores a usar o sistema nacional
• Profissionais autônomos legalmente constituídos que emitem notas para outros negócios.

Em outras palavras, todos devem usar o Portal Nacional de NFS‑e.

Mesmo que sua prefeitura mantenha um sistema próprio, ele deverá funcionar integrado ao padrão nacional.

O que mudou com o padrão nacional de NFS-e?

Antes da padronização, cada município tinha seu layout, sequências de campos, códigos de serviço e formas diferentes de preenchimento. Isso fazia com que:

• Empresas que atuavam em várias cidades precisassem de sistemas distintos para cada prefeitura
• O contador precisasse conhecer dezenas de regras distintas para prestar apoio
• Integrações com sistemas de gestão (ERP) fossem complexas e caras.

Com o novo padrão:

• Há um formato único de NFS‑e para todo o Brasil, publicado no Portal Nacional da NFS‑e
• Menos retrabalho e menos necessidade de adaptações por município
• Melhor interoperabilidade entre sistemas de gestão, contabilidade e órgãos públicos.

Os principais benefícios do novo formato são:

• Emissão padronizada e simples
• Menor custo com adequação tecnológica
• Menos erros fiscais e rejeições de nota
• Facilitação da conferência pela contabilidade.

O novo padrão também acompanha mudanças decorrentes da Reforma Tributária e da introdução de novas formas de apuração do ISS, como a unificação de tributos no IBS/CBS, que afetam como os valores aparecem na NFS‑e.

Como emitir Nota Fiscal de Serviço Eletrônica padrão nacional (passo a passo)

Agora que você já entendeu as razões da mudança e quem precisa se adaptar, chegou a hora de entender como emitir a NFS-e Nacional na prática. 

Veja o passo a passo a seguir.

1. Acesse o portal

A emissão da NFS‑e padrão nacional é feita no Portal de Gestão NFS‑e – Contribuinte.

Você utilizará seu CNPJ e senha para fazer o acesso.

2. Login com certificação ou GOV.BR

Você pode fazer o login:

• Com certificado digital e-CNPJ
• Usando o seu login Gov.br.

3. Informar dados da empresa

Após o login, o próximo passo é informar os dados da empresa cliente, ou seja, a tomadora do serviço.

Basta digitar o CNPJ da empresa contratante que o sistema, integrado à base da Receita Federal, preencherá automaticamente os dados cadastrais: razão social, nome fantasia, endereço e situação cadastral.

Caso o CNPJ informado não esteja regular ou haja divergências cadastrais, o sistema alertará para que as informações sejam corrigidas.

Vale lembrar que, mesmo com o preenchimento automático, é importante verificar todos os dados antes de prosseguir, garantindo que o destinatário da nota esteja correto.

4. Preencher dados do serviço

Inclua os dados essenciais da operação:

• Data da prestação de serviço
• Descrição do serviço prestado
• Valor cobrado (valor do serviço)
• Código de Tributação Nacional: esse código substitui o antigo código de tributação municipal e serve para classificar corretamente a natureza do serviço, conforme o padrão unificado
• Código de serviço conforme NBS: a Nomenclatura Brasileira de Serviços é obrigatória no novo padrão
• Alíquota do ISS: o sistema exige o preenchimento da alíquota aplicável, que varia conforme o tipo de serviço prestado.

O preenchimento dos códigos CTN, NBS e da alíquota pode gerar dúvidas.

O ideal é consultar o seu contador para entender quais são as informações corretas e adequadas segundo a atividade da empresa.

5. Assinar digitalmente

A NFS‑e padrão nacional precisa ser assinada digitalmente, garantindo autenticidade e validade jurídica.

6. Emitir e salvar

Após confirmar todas as informações, finalize a emissão. 

O sistema gera a NFS‑e em XML e o DANFE, que podem ser enviados ao cliente.

Dicas para a emissão da NFS-e Nacional

A chegada da NFS‑e no padrão nacional marca um momento de simplificação e modernização fiscal no Brasil.

Para que essa transição não seja uma dor de cabeça, siga essas dicas:

• Integre seu sistema de gestão: muitos ERPs já estão adaptados à emissão de NFS‑e nacional, o que agiliza a rotina
• Converse com seu contador: a contabilidade deve ajustar seus processos para lidar com a nova NFS‑e de forma integrada
• Cuide da NBS (códigos de serviço): a padronização exige atenção aos códigos corretos de serviço na emissão
• Armazene arquivos XML: apesar de eletrônica, a legislação fiscal exige guarda dos XML por período determinado para fins de fiscalização.

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