A automação fiscal deixou de ser um luxo para se tornar uma necessidade em todas as empresas.

Com o avanço da tecnologia, automatizar processos nas empresa se tornou muito mais fácil e acessível, o que fez ampliar o seu alcance no país.

Uma amostra disso vem do mais recente Índice de Automação do Mercado Brasileiro.

O Índice, calculado pela Associação Brasileira de Automação-GS1 Brasil e publicado na revista Exame, dá conta de que a automação, em 2019, cresceu 4% em nosso país.

Pode não parecer muita coisa, mas é mais uma evidência de que a marcha da automatização não para e, quem não acompanhar, corre o risco de perder receita e mercado para seus concorrentes

Claro que não é isso que você quer para o seu negócio, ou nem estaria lendo este conteúdo, certo?

É por isso que vamos detalhar nos próximos tópicos os pontos mais relevantes desse tema da maior importância. 

Acompanhe!

O que é automação fiscal?

Automatizar é um termo que, de forma quase inevitável, nos remete às linhas de montagem industriais.

Naturalmente, é na indústria de transformação que esse conceito surgiu e se consolidou a partir de meados dos anos 1950.

Com o tempo, ele foi se expandindo, ganhando aplicação em diferentes segmentos.

Na contabilidade, a automação fiscal diz respeito aos processos pelos quais tarefas repetitivas ficam a cargo de softwares ou robôs.

Um exemplo disso é o preenchimento de Notas Fiscais Eletrônicas por programas desenvolvidos especificamente para essa finalidade.

Mas a automação aplicada aos serviços contábeis vai muito além, como veremos na sequência.

Para que serve a automação fiscal?

O fato é que a escalada da automação é irreversível. 

É o que se pode concluir pela leitura de uma pesquisa do Laboratório de Aprendizagem de Máquina em Finanças e Organizações (LAMFO) da Universidade de Brasília (UnB).

De acordo com esse estudo, 54,37% das profissões, no Brasil, devem deixar de existir por causa do avanço da automação.

Na contabilidade esse cenário não é muito diferente, já que estima-se em 48,74% as chances de automação dessa profissão.

Isso porque a automação fiscal serve justamente para tirar do contador o peso pela execução de tarefas que se repetem ou de baixo valor agregado.

Esse é mais um motivo que justifica tamanha adesão de diversas atividades produtivas aos processos automatizados.

Como a automação fiscal funciona?

Pode até parecer o caso, mas a automação não veio para tirar o emprego das pessoas.

Ao tirar um ser humano de uma tarefa que pode ser realizada por um software, na verdade, estamos dando a ele a chance de evoluir e, assim, aprender novos ofícios para os quais é insubstituível.

Pessoas mais qualificadas ganham melhor, trabalham mais satisfeitas e, assim, temos um efeito cascata que gera reflexos positivos em toda a cadeia produtiva.

É o que acontece, por exemplo, quando o atendimento passa a ser realizado por robôs que, por sua vez, estão disponíveis 24 horas por dia.

Outro bom exemplo disso é quando o escritório contábil usa softwares para calcular impostos a pagar e, em seguida, para efetuar esse pagamento junto ao Fisco.

Portanto, esse é o princípio da automação aplicada à contabilidade: ser um facilitador e, dessa forma, deixar para os profissionais apenas as funções mais importantes.

5 benefícios da automação fiscal para sua empresa

Por outro lado, não é só para liberar as pessoas de tarefas repetitivas que serve a automação fiscal.

Em longo prazo e no dia a dia, ela traz uma série de vantagens que justificam a adesão da empresa a essa forma de executar atividades na contabilidade.

Veja, então, quais vantagens são essas e de que maneira elas impactam positivamente em um negócio:

  1. Menor recorrência de problemas fiscais
  2. A empresa ganha em economia de escala, portanto, passa a fazer muito mais com uma demanda por investimentos menor
  3. Atendimento mais direto, transparente e full time
  4. Maior rapidez ao prestar contas, enviar documentos e fazer ajustes
  5. Redução de custos que, antes, seriam usados para bancar infraestrutura na forma de salas comerciais, equipamentos e materiais de escritório.

Como a contabilidade online complementa a automação fiscal?

Outra ideia equivocada em relação à automação diz respeito aos papéis desempenhados por pessoas e máquinas.

Confunde-se, nesse sentido, as atribuições conferidas aos softwares, ao acreditar que eles são os agentes ativos nos processos, quando na verdade isso não acontece.

Isso porque, sem contadores, não faz sentido investir em automação fiscal, justamente porque são eles os responsáveis por operacionalizar as máquinas.

Nesse contexto, a contabilidade online é a vertente na qual a automação ganha destaque.

Nela, o papel do contador é lidar com as informações para, a partir disso, fazer a correta gestão fiscal.

Então, a automação fiscal está para a contabilidade online como a gestão de estoque está para a indústria, por exemplo.

Assim sendo, sem contadores, não há motivo para investir em automação e, consequentemente, em aderir aos serviços de contabilidade online. 

Adote a automação fiscal na sua empresa em 4 passos

Não é do dia para a noite que sua empresa vai automatizar processos contábeis.

Trata-se de uma mudança que gera impactos em longo prazo, por isso, deve ser conduzida de forma metódica e planejada.

Entenda como isso pode ser feito.

1. Faça um diagnóstico da sua gestão

Quanto tempo você perde com registros e cálculos de contabilidade? 

Quantas vezes teve que parar o que estava fazendo para enviar documentos ao contador

Quantas multas e juros já pagou por atrasos em pagamentos de impostos e obrigações?

Essas e outras questões precisam ser respondidas para obter um diagnóstico da sua gestão contábil atual, principais problemas e possíveis soluções

Basicamente, você deve saber quanto tempo está gastando com as rotinas contábeis e o quanto está aproveitando as informações da contabilidade – e buscar formas de otimizar essa relação.

2. Digitalize seus dados

O próximo passo é eliminar a papelada e digitalizar os dados da sua empresa para viabilizar a automação da contabilidade.

Uma solução interessante é armazenar seus documentos digitais na nuvem, contando com a segurança e estabilidade dos servidores externos em vez de investir em uma infraestrutura de TI própria.

3. Escolha um software

O software de gestão contábil será sua central de automação da contabilidade, responsável por reunir, organizar e processar todos os dados da empresa.

Existem diversas ferramentas voltadas a pequenas empresas, que facilitam a conexão com os contadores e automatizam as tarefas essenciais do negócio.

Na hora de escolher, é importante optar por uma empresa que ofereça segurança, proteção de dados e apoio ao processo de migração. 

4. Contrate um escritório de contabilidade online

Para que a automação da contabilidade em pequenas empresas funcione, é fundamental contar com os serviços de um contador online – o melhor profissional para lidar com as rotinas digitais.

Uma empresa contábil, nesse aspecto, é sempre mais bem equipada para prestar auxílio quando o cliente precisa.

E já que estamos tratando de automação, na parte do atendimento, ela se faz muito presente por meio de robôs, chats virtuais e até pelo popular WhatsApp.

São motivos que podem justificar a contratação de um escritório de contabilidade online, mas não são os únicos diferenciais.

Para unir um sistema eficiente a profissionais competentes, escolha um parceiro que tenha sua própria plataforma de contabilidade online, como é o caso da Contabilix.

Nesse cenário, você terá acesso à área de cliente em um sistema 100% online, gerenciado por contadores experientes, que cuidam de todas as obrigações da sua empresa, como: 

  • Importação de notas fiscais
  • Cálculo e emissão de guias de impostos (com notificações e lembretes de pagamento)
  • Elaboração da folha de pagamento
  • Escrituração dos livros contábeis
  • Entrega das obrigações principais e acessórias ao governo
  • Envio de relatórios contábeis, como DRE e balanço patrimonial. 

Assim, você não perde tempo com burocracias e acessa seus dados a qualquer hora e lugar, com total transparência e agilidade.

Para completar, a competência humana estará sempre à disposição em serviços extras, como consultoria tributária e assessoria personalizada para a gestão da empresa.

Pense nisso e decida sempre pela opção que se mostrar mais adequada às suas necessidades.

Conclusão – Automatize seus processos contábeis e fiscais

Fora da automação fiscal, não há solução contábil, pelo menos não sustentável ao longo do tempo.

Pelas pesquisas expostas e pelos argumentos apresentados neste texto, não restam dúvidas de que só a passagem para um modelo digital permite que a empresa se mantenha competitiva.

Se no seu negócio a automação ainda não evoluiu, pense em tudo que você acaba de ler e tome uma decisão a favor do seu crescimento.

Além disso, não deixe de se manter por dentro dos assuntos que fazem a diferença em sua performance comercial. A Contabilix é sua parceria para transformar a realidade da empresa, ingressando de vez no mundo das soluções digitais.


Jean Bitar

Jean Bitar é fundador e CEO da Contabilix, empresário no mercado de Tecnologia desde muito cedo, formado em Ciência da Computação e Ciências Contábeis, com MBA em Auditoria e Perícia Contábil.

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