Quanto custa um funcionário para a empresa: entenda as despesas

Afinal, quanto custa um funcionário para a empresa?

Contratar um colaborador é uma decisão que influencia diretamente o crescimento do negócio, mas a folha de pagamento tem seu peso e precisa ser dimensionada corretamente.

Por isso, entender os gastos com a contratação dentro da estrutura de custo é fundamental para fazer um planejamento financeiro eficiente.

Muitos empreendedores consideram apenas o salário acordado, mas diversos outros fatores impactam o custo final — que pode ser bem maior do que o estimado inicialmente.

Neste artigo, vamos detalhar os encargos obrigatórios, explicar o impacto dos benefícios adicionais e apresentar alternativas para uma boa gestão de folha de pagamento.

Acompanhe para saber exatamente como calcular quanto custa um funcionário para a empresa!

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Quanto custa um funcionário para a empresa em 2025?

Definir o quanto custa um funcionário para a empresa depende de alguns fatores, como salário, regime de contratação e benefícios oferecidos.

Para exemplificar, vamos partir do salário mínimo nacional, que, em 2025, está fixado em R$ 1.518,00.

Considerando apenas os encargos obrigatórios, o custo de um funcionário CLT para a empresa gira em torno de 70% a 100% do valor do salário.

Ou seja, um trabalhador com salário mínimo pode gerar um custo mensal entre R$ 2.580,60 e R$ 3.036,00 para a empresa.

A variação acontece conforme a inclusão de benefícios opcionais, podendo variar também conforme o regime de tributação do negócio.

Esses valores consideram encargos obrigatórios como INSS patronal, FGTS, férias, 13º salário, entre outros.

A seguir, detalharemos cada um desses componentes.

Quais os custos de um funcionário para a empresa?

Ao calcular quanto custa um funcionário para a empresa, é importante dividir os gastos entre encargos obrigatórios e benefícios opcionais.

Vamos a cada um deles.

Encargos obrigatórios

Os encargos obrigatórios são aqueles previstos pela legislação, aos quais todas as empresas com funcionário em regime CLT estão submetidas.

Entre eles estão o INSS patronal, o FGTS, o 13º salário, as férias com adicional de 1/3 e tributos como o Sistema S.

Esses valores são calculados sobre o salário do colaborador e representam um impacto significativo no custo total da folha de pagamento.

INSS Patronal

O INSS patronal é uma contribuição feita pela empresa para a Previdência Social.

A alíquota normal é de 20% sobre a folha de pagamento.

Algumas empresas podem se beneficiar da desoneração da folha, medida que substitui a alíquota do INSS patronal de 20% para percentuais que variam entre 1% e 4,5% sobre a receita bruta, dependendo da atividade econômica.

Essa possibilidade está disponível para setores específicos, como tecnologia da informação, transporte e construção civil.

Cálculo, levando em conta a alíquota de 20%:

• 20% de R$ 1.518,00 = R$ 303,60.

No caso das empresas que optam pela desoneração da folha, o cálculo considera o faturamento total e não o salário de cada colaborador.

Em geral, faz mais sentido para empresas que têm muitos colaboradores.

FGTS

O Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS) corresponde a 8% do salário bruto.

Cálculo:

• 8% de R$ 1.518,00 = R$ 121,44.

13º Salário

O 13º é um salário extra pago no final do ano. 

Para calcular o impacto mensal, você pode dividir o valor do salário por 12.

Cálculo:

• R$ 1.518,00 / 12 = R$ 126,50.

Férias + 1/3 Constitucional

O colaborador tem direito a 30 dias de férias remuneradas por ano, com acréscimo de 1/3 do salário.

Cálculo:

• (R$ 1.518,00 + 1/3) / 12 = R$ 168,67.

Outros encargos

Existem outras contribuições que podem incidir, como Salário-Educação e Sistema S (SESI, SENAI, SESC, entre outros), variando entre 3,3% e 5,8% da folha.

Exemplo considerando 5% para Sistema S:

• 5% de R$ 1.518,00 = R$ 75,90.

Benefícios opcionais

Oferecer benefícios opcionais não precisa, necessariamente, entrar no cálculo de quanto custa um funcionário para a empresa. 

Apesar de aumentar o custo da folha, pode contribuir para a atração e retenção de talentos.

Diante da escassez de mão de obra, pode fazer sentido oferecer benefícios como esses, especialmente quando o objetivo é contratar profissionais qualificados.

Veja alguns exemplos de benefícios facultativos a seguir:

Vale-transporte

O vale-transporte é obrigatório para quem usa transporte público, com desconto de até 6% do salário. 

A empresa paga a diferença.

Vale-refeição ou alimentação

Opcional, mas cada vez mais comum. 

Os valores variam conforme a região e o tipo de benefício.

Plano de saúde

O plano de saúde é um dos benefícios mais valorizados pelos colaboradores.

Pode custar entre R$ 200,00 e R$ 800,00 por funcionário, dependendo do plano escolhido.

Então, quanto custa um funcionário para a empresa?

Como podemos ver, somando os encargos obrigatórios descritos, sem considerar benefícios opcionais, o custo mensal de um funcionário com salário mínimo em 2025 fica entre R$ 2.580,00 e R$ 2.700,00.

Com benefícios adicionais, esse valor pode ultrapassar os R$ 3.100,00.

O que acontece se não pagar os encargos trabalhistas?

Descuidar dos encargos trabalhistas pode trazer graves problemas para a empresa.

Entre as principais consequências estão:

• Multas administrativas
• Ações trabalhistas: o funcionário pode entrar com um processo, resultando em condenações que incluem multas, indenizações e pagamento retroativo dos encargos
• Impedimentos fiscais: empresas inadimplentes com obrigações trabalhistas podem ser impedidas de participar de licitações públicas e de obter certidões negativas de débito
• Danos à imagem: processos trabalhistas afetam a reputação da empresa no mercado, especialmente em relação aos direitos constitucionais básicos.

Nos casos de inadimplência, a boa notícia é que é possível regularizar a situação mediante parcelamento de débitos junto à Receita Federal e à Procuradoria-Geral da Fazenda Nacional.

O empresário pode aderir, por exemplo, a programas de renegociação, como o Refis, e evitar a continuidade de penalidades mais severas.

Como pagar os custos trabalhistas na empresa?

Fazer a gestão correta da folha de pagamento exige conhecimento e atenção à legislação.

Para quem quer foco total na expansão do negócio, contar com um serviço de contabilidade online, como a Contabilix, é uma solução inteligente.

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