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Acompanhar Troca de Contador Não é em todo caso que precisa de certificado digital para abrir empresa no Brasil.
Porém, essa é uma ferramenta que pode ser necessária adiante, após a formalização do negócio.
O certificado digital funciona como uma identidade eletrônica que garante a autenticidade de documentos assinados digitalmente.
Ele é utilizado em interações com órgãos governamentais, como a Receita Federal, e já é uma realidade obrigatória para muitas empresas.
Neste texto, explicamos em detalhes quando o certificado digital é exigido e quando ainda é possível abrir uma empresa sem esse recurso.
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Precisa de certificado digital para abrir empresa?
Depende do tipo de empresa, da atividade exercida e do estado onde será feito o registro.
Em alguns casos, não é preciso certificado digital para abrir empresa, especialmente para MEIs e microempresas do Simples Nacional que não emitem nota fiscal eletrônica logo no início.
Vale observar que há municípios com regras específicas, que podem exigir o certificado digital no processo de formalização de empresas do Simples (por exemplo, na assinatura do contrato social).
Além disso, se a empresa for do Lucro Presumido, Lucro Real ou atuar em áreas reguladas, o certificado digital é praticamente obrigatório desde o começo.
Mesmo quando a legislação permite abrir a empresa sem o certificado, ele se torna indispensável logo em seguida para emitir NF-e, assinar documentos, acessar sistemas da Receita Federal e enviar declarações fiscais.
Portanto, com exceção do MEI, a maioria das empresas precisa do certificado digital após as etapas iniciais da formalização.
Para evitar erros e atrasos, o ideal é contar com uma contabilidade online especializada, como a Contabilix, que orienta exatamente quando e qual certificado adquirir.
Quando é obrigatório ter certificado digital para abrir empresa?
A obrigatoriedade do certificado digital no processo de abertura da empresa varia de acordo com três fatores principais: o tipo de empresa, o regime tributário escolhido e as exigências da Junta Comercial.
Além disso, o uso do certificado digital é obrigatório para:
- Empresas que já nascem com a obrigação de emitir nota fiscal eletrônica (como comércio e serviços)
- Negócios que optam pelos regimes de Lucro Presumido ou Lucro Real
- Atividades reguladas por conselhos de classe (como contabilidade, medicina e advocacia).
Nesses cenários, o certificado digital funciona como uma exigência para que os órgãos aceitem o registro e reconheçam a validade dos documentos eletrônicos da empresa.
Quando não é obrigatório ter certificado digital para abrir empresa?
Existem situações em que a abertura de empresa ainda pode ser feita sem a necessidade imediata de um certificado digital.
Isso ocorre principalmente em dois casos:
1. Abertura de MEI (Microempreendedor Individual)
O MEI é o modelo mais simplificado de empresa no Brasil, e sua formalização pode ser feita inteiramente online, com uso apenas do CPF e da conta gov.br.
Não há necessidade de certificado digital para abrir, emitir notas ou enviar declarações anuais.
2. Empresas do Simples Nacional que não emitem nota fiscal eletrônica
Para microempresas (ME) ou empresas de pequeno porte (EPP) optantes pelo Simples Nacional, no geral a formalização da empresa pode ser feita via gov.br, dispensando o certificado.
Mas vale reforçar: se a empresa quiser emitir nota fiscal eletrônica, vai precisar do certificado digital.
O mesmo vale para o cumprimento de obrigações como o e-Social ou a DCTFWeb.
Por que o certificado digital é essencial mesmo quando não exigido na abertura?
Mesmo nos casos em que o certificado digital não é exigido para abrir empresa, ele rapidamente se torna necessário para o funcionamento regular da atividade empresarial.
A assinatura digital é exigida para:
- Emissão de notas fiscais eletrônicas
- Acesso ao portal e-CAC da Receita Federal
- Entrega de obrigações acessórias mensais
- Assinatura de contratos com clientes ou fornecedores
- Consulta e regularização de débitos fiscais.
Sem certificado, essas atividades ficam comprometidas.
Ou seja, mesmo que seja possível abrir o CNPJ sem o documento, ele se torna indispensável para operar de forma segura e legal.
Tipos de certificado digital mais utilizados pelas empresas
Existem duas modalidades principais para empresas:
- e-CNPJ: representa a pessoa jurídica e é utilizado para acesso a serviços da Receita, assinatura de documentos da empresa e emissão de NF-e
- e-CPF: representa o sócio ou administrador. Pode ser usado para assinar o contrato social eletronicamente com a máxima segurança.
Os certificados podem ser do tipo A1 (arquivo digital instalado no computador) ou A3 (token ou cartão físico). O A1 costuma ser mais prático para empresas que operam em ambiente digital.
Como obter o certificado digital correto para sua empresa
Para adquirir um certificado digital, é necessário:
- Escolher uma Autoridade Certificadora credenciada pela ICP-Brasil
- Definir o tipo de certificado (e-CNPJ ou e-CPF, A1 ou A3)
- Agendar a validação de identidade (pode ser presencial ou por videoconferência)
- Receber o certificado por e-mail (no caso do A1) ou retirar o dispositivo (A3).
Os preços variam entre R$ 100 e R$ 400 por ano, dependendo do modelo e da certificadora.
Evite erros e atrasos com apoio contábil especializado
Saber se precisa de certificado digital para abrir empresa é apenas uma das várias dúvidas que surgem nesse momento de formalização.
E a falta desse documento, quando obrigatório, pode travar o processo de emissão do CNPJ por tempo indeterminado.
Na Contabilix, essa jornada é guiada do início ao fim: você recebe orientação personalizada sobre qual certificado é necessário, como adquiri-lo e como utilizá-lo para garantir conformidade legal.
Nosso serviço de abertura de empresa é 100% gratuito, e todo o acompanhamento é feito por especialistas em contabilidade online.
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