Para quem pensa em abrir empresa ou torná-la mais profissional, nada melhor do que entender como fazer sua contabilidade, começando do zero.

Apesar de todos os termos técnicos e as diferentes exigências do universo contábil, a tarefa pode ser mais simples do que imagina.

Com atenção e cuidado aos detalhes, contando com o apoio de um bom contador, é possível organizar toda a gestão financeira, fiscal e tributária da empresa.

Além de estar em dia com as obrigações legais, deixar a contabilidade entrar no negócio favorece o seu crescimento de forma sustentável.

Quer descobrir como? Siga a leitura!

Contabilidade começando do zero: passo a passo

O início de uma empresa é sempre uma grande novidade, não é mesmo? 

Até os mais experientes, que já têm algum outro negócio, podem sentir frio na barriga só de ter que passar pelo começo sempre burocrático.

Além de todas as etapas para a abertura da empresa, o empreendedor precisa saber como conduzir a contabilidade da organização.

Os processos legais devem ser respeitados, é claro. 

Mas, além deles, diferentes métodos e ferramentas contábeis podem ser utilizados para organizar e otimizar as contas empresariais.

Aliás, ao contrário do que muita gente pensa, a contabilidade não se resume apenas a registrar dados e enviar para o governo. 

Ela pode – e deve – ser usada como uma ferramenta estratégica, de forma a entender como os números funcionam para a empresa e como ela pode tirar seu máximo proveito.

Quer saber como fazer uma boa contabilidade, começando do zero?

Então, confira este passo a passo:

1 – Entenda a natureza jurídica e regime tributário da empresa

Antes de tudo, você precisa ter clareza sobre a natureza jurídica do seu negócio e o regime tributário do qual ela faz parte. 

Isto é, como a empresa está ou será registrada e como ela deve pagar impostos.

Essa etapa é primordial para os próximos procedimentos.

Afinal, é de acordo com essas características que as obrigações legais vão ser definidas.

Natureza jurídica é o formato legal da empresa. 

Existem diversas modalidades permitidas no Brasil e seus enquadramentos, como sociedades, cooperativas, microempresas, empresários individuais e microempreendedores individuais.

Cada um dos tipos define questões importantes das operações do negócio, como faturamento anual máximo, número de sócios e funcionários permitidos, entre outros.

Caso a sua empresa ainda esteja sendo aberta, você deve estudar com atenção cada uma das opções e escolher aquela que melhor se adapta ao negócio.

Mas, se ela já foi consolidada, você pode conferir a natureza jurídica consultando sua documentação junto ao contador ou acessando o site da Receita Federal.

Em seguida, avalie o regime tributário do qual o empreendimento é optante. 

Ou seja, verifique de que maneira a sua empresa está obrigada a apurar e pagar os impostos.

O Simples Nacional é um formato de regime tributário que reúne até oito tributos em uma única guia de pagamento mensal. 

Além dele, o Lucro Real e Lucro Presumido são opções comuns aos empreendimentos brasileiros.

O MEI, por exemplo, só pode ser optante do Simples Nacional. 

Já as microempresas ou EPPs (Empresas de Pequeno Porte), por outro lado, podem aderir ao Simples, Lucro Real ou Lucro Presumido.

Portanto, a natureza jurídica está intimamente ligada ao regime tributário. 

São essas definições que determinarão as obrigações contábeis da sua empresa.

Por isso, tenha essas duas informações em mãos para começar a organizar a contabilidade do seu negócio.

2 – Observe as obrigações legais

Com base nas características da organização, dá para saber o que deve ser registrado, apurado e apresentado ao governo.

O microempreendedor individual deve, mensalmente, pagar o DAS-MEI em valor fixo e, uma vez ao ano, declarar o faturamento bruto do último período.

Já as demais empresas optantes pelo Simples Nacional devem cumprir outras obrigações acessórias.

Entre elas, vale citar o Documento de Arrecadação do Simples Nacional, que reúne os impostos a pagar.

Também a Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais (Defis), a Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte (Dirf) e a Declaração de Substituição Tributária, Diferencial de Alíquota e Antecipação (Destda).

Para empresas que aderiram ao Lucro Real, as exigências contábeis aumentam.

Elas inclui apurar e entregar aos órgãos competentes, dentro do prazo, instrumentos como Livro Diário, Livro Razão, Livro Caixa, Livro de Registro de Duplicatas, entre outros.

A lista é grande e pode até assustar em um primeiro momento.

Por isso, é tão importante organizar a contabilidade, começando do zero, além de ter com o apoio de um contador especializado e experiente em suporte.

3 – Registre os dados e os mantenha organizados

Agora, você já sabe quais são as obrigações legais de registro e apresentação ao governo. 

Assim, organize e estruture suas atividades para coletar, armazenar e enviar as informações contábeis da empresa dentro do prazo.

Transforme a contabilidade em uma prática habitual na rotina do negócio.

Afinal, o empreendimento precisa fazer os informes de forma periódica ao Fisco.

Não deixa os dados e números acumulando em papeladas pela mesa e, em cima da hora, tenta correr para enviar tudo de uma vez.

Uma contabilidade eficiente mantém a constância dos registros e envios e, dessa forma, consegue cumprir com todas as obrigações legais sem correria e com máxima efetividade.

Sem esquecer que seus processos revertem em benefícios ao negócio, como vamos destacar no próximo passo.

4 – Tire o máximo proveito da Contabilidade

Há quem veja a contabilidade como uma mera burocracia dentro das empresas. 

Não poderia essa ser uma ideia mais equivocada.

Acontece que ela cumpre papel estratégico na gestão ao permitir o maior controle e organização da empresa quanto aos seus números, documentos e obrigações.

Para tanto, vale observar ferramentas contábeis de grande apoio para a tomada de decisões.

É o caso do fluxo de caixa, balanços e balancetes, e da DRE, a Demonstração do Resultados do Exercício.

Todos são instrumentos importantes para definir os rumos do negócio.

Você, enquanto empreendedor, talvez nunca tenha sequer ouvido falar deles ou não entenda bem como funcionam.

É por isso que para deixar a contabilidade entrar na sua empresa e contribuir com os resultados, é fundamental ter o suporte de um contador, como vamos mostrar no próximo tópico.

Por que preciso de contador para minha empresa?

Como a gente viu até aqui, sua empresa tem muito a ganhar com o apoio da contabilidade.

E é verdade que o empresário, sozinho, consegue cumprir com muitas das tarefas e obrigações, incluindo o cálculo de impostos e a emissão de guias.

Mas fazer isso por conta própria, sem um contador, representa um desperdício.

Em primeiro lugar, porque o empreendedor terá que dedicar um tempo precioso a atividades que fogem da sua expertise.

Em segundo, porque nem sempre tem o conhecimento e a habilidade para transformar as informações contábeis em oportunidades para o seu negócio.

Por tudo isso, o contador é um profissional indispensável para orientar não somente com os primeiros passos com a contabilidade da empresa mas, também, em toda a sua vida operacional.

Como a contabilidade online facilita o processo

A tecnologia tornou a contabilidade mais próxima das empresas, mesmo dos pequenos negócios.

A partir de modernas ferramentas, é possível realizar de forma online uma série de processos que antes eram caros e tomavam muito tempo.

Estamos falando desde a abertura da empresa, passando pelo controle do fluxo de caixa, até a emissão de notas e de relatórios de análise.

Com processos eletrônicos, a contabilidade online agregou facilidade e restringiu bastante a burocracia.

Você ainda está na era do papel? Talvez esteja na hora de trocar de contador.

Conclusão – Escolha a contabilidade para começar do zero

Da mesma forma que diversos serviços estão se modernizando e migrando para o universo digital, os escritórios de contabilidade também se adaptaram a essa demanda.

Assim, contratar um contador de maneira remota é uma facilidade incrível para quem quer ter todos os serviços contábeis completos a um clique de distância.

Para iniciar seu negócio da maneira certa, evitando erros e aumentando as possibilidades de sucesso, tenha o trabalho qualificado de um contador experiente.

A Contabilix te auxilia nessa empreitada, prestando todos os serviços de contabilidade para o seu negócio. Conheça nosso escritório online, com planos especiais para pequenas empresas.


Jean Bitar

Jean Bitar é fundador e CEO da Contabilix, empresário no mercado de Tecnologia desde muito cedo, formado em Ciência da Computação e Ciências Contábeis, com MBA em Auditoria e Perícia Contábil.

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