A ordem de serviço (OS) faz parte do conjunto de ferramentas gerenciais criadas para proporcionar mais eficiência ao dia a dia das empresas.
Dos blocos de papel aos sistemas interconectados, sua função é orientar o planejamento e a execução em diferentes frentes de trabalho.
Além de padronizar processos, a ordem de serviço serve também para organizar o fluxo interno, contribuir com o alinhamento das equipes e formalizar a relação com o cliente.
Siga a leitura do texto abaixo para saber mais!
O que é ordem de serviço?
Ordem de serviço (OS) é um instrumento gerencial que registra o “marco zero” de todo processo de prestação de serviço de uma empresa.
É emitida tão logo o departamento comercial feche a venda, por solicitação do cliente ou da gerência operacional.
Em um passado não muito distante, as ordens de serviços eram emitidas em blocos impressos preenchidos à mão, mas com a revolução tecnológica, isso mudou.
A partir do surgimento dos sistemas integrados de gestão, os papéis deram lugar aos arquivos digitais que podem ser compartilhados, atualizados em tempo real e acessados por diversos dispositivos.
Empresas de diferentes segmentos usam a ordem de serviço para organizar o fluxo interno de trabalho, seja manutenção de equipamentos, instalações, limpeza e conservação, entre outros.
Ao expedir uma ordem formal de serviço a ser feito por meio da OS, o gestor mantém as equipes alinhadas, evita perda de tempo e monitora eventuais atrasos que possam resultar em prejuízos.
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Para que serve a ordem de serviço
A principal atribuição da ordem de serviço é contribuir com o planejamento e organização das demandas operacionais da empresa, organizando as tarefas conforme a capacidade de atendimento das equipes.
Trata-se de um mecanismo de gestão essencial inclusive para as microempresas e empresas de pequeno porte que trabalham com equipes reduzidas.
Confiar apenas na memória ou na instrução verbal não é uma boa ideia, afinal, falhas de comunicação podem resultar em serviços mal executados e em clientes insatisfeitos.
Portanto, assim que o cliente contrata o serviço, uma OS deve ser preenchida com todas as especificações.
Entre as vantagens da padronização da ordem de serviço, destacam-se:
- Controle da produtividade das equipes
- Distribuição das tarefas conforme a capacidade de produção das equipes
- Controle do estoque de materiais necessários à prestação de serviços
- Orientação quanto às melhores práticas de saúde e segurança a serem adotadas pelos colaboradores durante a execução do serviço
- Mensuração de custos e despesas, elementos essenciais à correta precificação da prestação de serviços
- Acompanhamento e avaliação da prestação de serviços, cujos dados podem servir de base para estratégias de redução de custos e aumento da eficiência operacional
- Instrumento de controle e organização contábil-financeiro
- Comprovação de que o serviço contratado foi prestado ao cliente de acordo com o combinado.
Quem deve usar ordem de serviço
A ordem de serviço é um tipo de documento gerencial comum em empresas prestadoras de serviço a partir do fechamento de um contrato de venda, mas não há uma regra.
Uma empresa do setor comercial ou industrial também pode usar o instrumento para diferentes finalidades, como ordenar inspeções de segurança interna ou estabelecer rotinas de manutenção preventiva.
Há também casos de empresas que comercializam produtos e prestam serviços ao mesmo tempo, como os pet shop ou restaurantes que atendem presencialmente e por delivery.
São empresas com mais de um CNAE e que fazem uso da OS para organizar o serviço agregado ao produto, mesmo que não haja solicitação do cliente.
Independentemente da finalidade, a expedição da ordem de serviço precisa seguir um fluxo dentro da hierarquia para manter o bom funcionamento das rotinas.
É importante que o responsável por emitir a ordem, seja o gerente de departamento ou auxiliar responsável por atribuições técnicas, tenha acesso às informações necessárias, principalmente quanto à natureza do serviço.
Principais campos da ordem de serviço
A ordem de serviço não precisa seguir um modelo padrão, como o Danfe que acompanha a Nota Fiscal eletrônica (NF-e).
Como vimos, trata-se de um documento que serve a propósitos gerenciais, não fiscais ou tributários.
Portanto, as empresas podem criar seus próprios modelos de ordem de serviço, seja em bloco de papel, planilhas ou por meio de sistemas automatizados.
De maneira geral, é importante que uma ordem de serviço contenha as seguintes informações:
- Nome da empresa prestadora de serviços
- Número da ordem de serviço (se possível, em posição de destaque)
- Tipo de serviço prestado (revisão automotiva, instalação de internet, lavagem de estofado, entre outros)
- Dados do cliente: nome completo, endereço, telefone
- Dados da empresa e do funcionário ou equipe responsável pela prestação de serviços
- Descrição detalhada do tipo de serviço a ser prestado, inclusive o preço
- Informações sobre os riscos inerentes ao tipo de serviço prestado, bem como orientações quanto aos EPIs obrigatórios, quando aplicável
- Data de emissão da ordem de serviço
- Data de encerramento do serviço
- Local para assinatura do cliente e do responsável pela prestação do serviço.
Em relação à saúde e segurança do trabalho, a CLT (Consolidação das Leis Trabalhistas) prevê, no artigo 157, ordens de serviços para orientar os colaboradores quanto à execução do trabalho.
Cabe às empresas:
- Cumprir e fazer cumprir as normas de segurança e medicina do trabalho
- Instruir os empregados, através de ordens de serviço, quanto às precauções a tomar no sentido de evitar acidentes do trabalho ou doenças ocupacionais
- Adotar as medidas determinadas pelo órgão regional competente
- Facilitar o exercício da fiscalização pela autoridade competente.
Como fazer uma ordem de serviço
Agora que você já sabe o que é e para que serve uma ordem de serviço, confira algumas dicas de como fazer.
Defina o tipo de ferramenta a ser usada
O primeiro passo é definir qual tipo de ordem de serviço usar.
Você pode adotar um bloco impresso com preenchimento manual, uma planilha ou um sistema de gerenciamento.
Com tantas soluções tecnológicas à disposição, é recomendável que você avalie as opções digitais disponíveis no mercado.
Em geral, um sistema de gestão usado para emitir e gerenciar ordens de serviços tem outras funcionalidades, como integração com diferentes áreas da empresa e até com a contabilidade.
É possível encontrar versões gratuitas de ERPs ou a preços que valem a pena para o seu negócio, mesmo que ele seja de pequeno porte.
Afinal, dependendo do tipo de ferramenta, você consegue concentrar em um único sistema tanto tarefas gerenciais quanto fiscais, evitando perda de tempo e inconformidades.
Instrua a equipe sobre como usar
Depois de escolher qual tipo de ordem de serviço usar, é importante treinar a equipe para que a ferramenta funcione corretamente.
É importante expressar em documento formalizado o passo a passo de como usar a ordem de serviço, além de definir quais colaboradores terão acesso ao documento.
A vantagem do uso de uma ordem de serviço emitida por sistema é que o compartilhamento e as atualizações podem ocorrer em tempo real.
Faça o monitoramento
Ao adotar um sistema de gerenciamento online, o gestor tem uma outra vantagem importante: o monitoramento.
Qualquer eventualidade que comprometa a qualidade e o cronograma do trabalho pode ser tratada em tempo hábil, evitando problemas como reclamações e cancelamento do serviço.
Planeje o fluxo de trabalho
A ordem de serviço também pode fornecer dados relevantes para a elaboração de relatórios essenciais à tomada de decisão, inclusive criados por meio de ferramentas de Business Intelligence.
Por meio das informações das ordens de serviço, o gestor atento pode descobrir em qual época do ano a demanda aumenta ou diminui, quais serviços são mais ou menos rentáveis, se a demanda está crescendo ou diminuindo, entre outras informações.
São dados que, se usados com inteligência, contribuem com o planejamento do negócio e aprimoramento dos resultados.
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Importância da ordem de serviço na contabilidade
Embora não seja um documento contábil obrigatório, a OS é o ponto de partida de toda prestação de serviço.
Uma empresa funciona como uma engrenagem, em que as peças são interdependentes e interconectadas.
Para ser bem gerida, é importante que tenha indicadores de desempenho, ferramentas eficientes de gerenciamento de recursos e processos, além de controle financeiro e orçamentário.
A gestão dos processos deve ser feita de maneira integrada, afinal, não é possível abrir uma ordem de serviço se a contabilidade indicar, por exemplo, que não há recursos suficientes.
A mesma linha de raciocínio se aplica aos fechamentos periódicos.
Se todas as operações estiverem registradas e devidamente organizadas, desde a ordem de serviço ao faturamento e recebimento do cliente, fica muito mais fácil fechar as contas e enviar as obrigações acessórias ao governo.
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